如何同时对多个 Word、Excel、PPT、PDF 以及 Txt 文本文档内容进行批量查找、替换、修改与删除等操作

更新于:2021-11-20 21:19,编辑:sujing

概要:「我的ABC软件工具箱」实现了强大的批量修改文件内容的功能。在文件格式上支持Word、Excel、PPT、PDF、文本文件等多种常见的格式。在替换类型上支持精确查找替换、模糊查找替换、区域查找替换、批量精确查找替换、批量模糊查找替换等等。不仅功能强大、修改效率高,操作上还非常简单。

文件内容的查找与替换对我们每办公族来说再正常不过了,因为在工作中经常会需要碰到。当你面临一堆的文件需要进行内容的查找替换的时候,你是怎么做的呢?

对于青铜级选手来说,就是一个文件一个文件的用肉眼去查找并且替换掉,这无疑是效率最低,且还容易漏改的一种方法。

对于黄金级选手来说,则是会用【Ctrl + F】或者【Ctrl + R】等快捷键进行查找与替换,这样单个文件的处理还是很方便的,但是面对一堆文件的处理,又显得有点力不从心了!

而真正的王者级选手,则是会拿出珍藏了多年的批量替换的工具,比如今天要介绍的这款办公软件-「我的ABC软件工具箱」,它有个【按规则批量修改文件内容】的功能可以实现 Word 批量修改、Excel 批量修改、PPT 批量修改、PDF 批量修改以及文本文件的批量修改。我们先看下该功能可以实现哪些你想要的需求吧!

1、支持【对内容进行精确查找并替换】或者【对内容进行精确查找并删除】

2、支持【对内容进行模糊查找并替换】或者【对内容进行精确查找并删除】

3、支持【同时选择多条匹配规则查找并替换】或者【同时选择多条匹配规则查找并删除】

4、支持【在文档的开始位置插入指定的内容】或者【在文档的结束位置插入指定的内容】

5、支持【删除指定页码范围的内容】或者【替换指定页码范围的内容】

6、支持【删除指定行号范围的内容】或者【替换指定行号范围的内容】

7、支持【在指定页码末尾插入指定内容】

8、支持【在指定行号末尾插入指定内容】

9、支持【替换文档的前几行或者后几行的内容】或者【删除文档的前几行或者后几行的内容】

10、支持【替换文档的前几行或者后几页】或者【删除文档的前几行或者后几页】

功能真的非常强大!了解了这么多,我们一起来感受一下这个功能的魅力吧!

打开「我的ABC软件工具箱」,左侧面板选择【文件内容】,右侧第一个功能【按规则批量修改文件内容】的按钮!

 

点击菜单按钮,会进入到选择文件的页面,在这个页面可以选择 Word、Excel、PPT、PDF、文本文件等等类型的文档。

在当前页面就可以点击右上角的“添加文件”按钮来添加要进行批量修改内容的文件了,还可以直接将文件拖拽进来!

添加好后,界面就能显示我们已经添加的待处理的文档列表了,这里我添加了多种不同类型的文档。当添加完文件后,就可以点击“下一步”按钮了,进入到设置替换规则的页面。

这个页面可以设置的东西非常多。规则设置部分有【快速新建规则】与【从规则管理器中选择规则】与两种选择。

如果你的替换规则只是单次的使用,那完全可以直接选择【快速新建规则】选项。而如果你的规则是需要经常使用的,那可以选择【从规则管理器中选择规则】这个选项。

在这个页面中,我们能看到软件已经初始化了一些规则,比如添加前缀、添加后缀、删除所有数字、去掉前后空白等等一些基础的规则,供你直接使用。

如果默认的规则不满足你的要求,你可以对已有的规则进行修改(可以修改,但是不建议修改软件初始化的规则),也可以点击【新建规则】按钮或者【更多操作】中的【导入列表】按钮进行规则的新建或导出。同时不需要的规则也可以进行删除。

这里新建好的规则就已经存储在你本地了,下次使用时就不需要再重复创建而直接勾选使用!

我们点击【新建规则】按钮,就可以进入到创建规则的界面!

这个界面跟上面的【快速新建规则】界面填写的东西基本是一样的。

  • 规则名称:在这里我们可以给规则设置一个好记、易识别的名称。
  • 查找类型:有【精确文本】、【模糊文本】、【区域内容】、【批量精确文本】和【批量模糊文本】多个选项,后面会介绍这些选项改怎么选择。
  • 查找内容:文件中需要被替换的文本。
  • 替换为:需要将查找到的文本替换后的文本,这里如果不填写则代表删除朝招到的内容!

那么多的查找类型有什么区别呢?我们又该怎么选择呢?

精确文本

精确文本好理解,就比如我需要把文件中的【ABC】替换为【DEF】,那就可以直接选择精确文本。

这样文件中所有的【ABC】都会被替换为【我的ABC】,在下面还有三个选项!

  • 忽略大小写这个一般针对英文字母,在上面的示例中,如果勾选了该选项,那【ABC】对应的小写【abc】也会被替换为【我的ABC】。
  • 英文全字匹配这个也是针对英文单词,比如【This tool is WodeABC】这句话中有两个【is】,一个是单词【is】,一个是【this】中的【is】。如果不勾选该选项,两个【is】都会被替换,如果勾选该选项,则只有单词这个【is】会被替换。

      

模糊文本

模糊文本的功能会比精确文本稍微复杂,可以去模糊的查找替换,比如要把【ABC】结尾的都替换、把所有数字都替换、所有的手机号都替换等等!如果你解正则表达式,那这个功能将非常适合你。

比如在上面的设置中,会在文档的开头位置插入【abc_】,正则表达式中的【^】代表的是开头的位置。

下面是几个比较简单且常见的【正则表达式】:

  • 开头位置:^
  • 结束位置:$
  • 中文:[\u4e00-\u9fa5]
  • 一位数字:\d
  • 多个数字:\d+
  • 三位数字:\d{3}
  • 最小三位最大五位数字:\d{3,5}
  • 每行开头或结尾的空白:^\s*|\s*$
  • 26个英文字母组成的文本:^[A-Za-z]+$
  • 26个英文字母的大写组成的文本:^[A-Z]+$
  • 26个英文字母的小写组成的文本:^[a-z]+$
  • 数字、单个字(包括中文中的单个汉字或其它语言中的单个字)、26个英文字母或下划线组成的文本:^\w+$

在下面还有三个选项,除了【多行匹配】,其他的前面都介绍过,这里就不再重复了。

  • 多行匹配:当我们想匹配以换行符为基准的每一行的开头与结束位置时,我们就需要启用多行模式。比如在上面的示例中,会在文档的开头位置插入【abc_】,但是如果勾选该选项,则会在每一行的开头位置都插入【abc_】。

区域内容

区域内容与前面的精确文本和模糊文本不同,它只要是针对文档的某个区域整体做替换或者修改。比如批量的给文档插入封面、删除文档的前几页、删除文档的后几页、在文档末尾插入内容、在文档的指定页插入内容等等。

比如在上面的设置中,可以删除文档的最后3页!那【选中范围】还有哪些设置呢?

这里选择很丰富,可以根据自己的需求进行选择!我们也可以将某个文档的内容插入到指定位置!

比如在上面的设置中,我们就可以将指定的文档插入在待处理文档的第 5 ~ 6 页之间。如果待处理文件为 Word 类型,则会插入选择的 Word 文件内容,如果待处理为 Excel 文件,则会插入选择的 Excel 文件内容。

批量精确文本

在精准文本中,我们一次只能指定一组替换。如果我们需要把【ABC】替换为【我的ABC】,还需要把【DEF】替换为【我的ABC软件工具箱】,我们就需要使用到这个批量精准文本的选项了。

比如在上面的设置中,我们就可以实现把【ABC】替换为【我的ABC】,还需要把【DEF】替换为【我的ABC软件工具箱】!我们注意看下这里的规则说明!

除了在软件界面设置替换与被替换的对应关系,也可以在Excel中设置好后选择。

Excel 的内容怎么设置呢,我们看下规则说明!

Excel 中的第一个工作表的第一列为需要查找的值,第二列为替换后的新值。如下设置:

这样也可以实现把【ABC】替换为【我的ABC】,还需要把【DEF】替换为【我的ABC软件工具箱】!

批量模糊文本

批量模糊文本可以实现多组的模糊查找与替换,如果看过前面的模糊文本、和批量精准文本。相信这里不用过多介绍,你也会设置了!

前面介绍了很多关于规则的设置,设置好规则就可以选择已经设置的规则,点击下一步。

这里可以设置一些额外的选项,这里当待处理文件中有 Excel 或者 PDF文件时,才会有该界面!我们分部看下这三个选项的含义:

  • 保留 Excel 原数据格式

关闭:如果单元格的数据类型为「数字或其它类型」,当替换后,统一设置为「文本类型」。

打开:如果单元格的数据类型为「数字或其它类型」,当替换后,会将结果「自动转换」为原单元格的数据类型,如果转换失败,则忽略此单元格的替换。

  • 保留 Excel 单元格中的公式

关闭:如果被替换的单元格是由公式自动生成的,当替换完成后,会强制以替换后的结果为准。

打开:如果被替换的单元格是由公式自动生成的,当替换完成后,会以该公式的重新计算结果为准

  • PDF 增强

PDF 的内容替换时会涉及到对字体的识别与处理,由于一些 PDF 文件本身并没有嵌入完整的字体,很有可能会导致替换后的文字显示为乱码或不显示。这个选项会在替换前先尝试嵌入字体,以保证最终的替换效果,但同时会导致「处理过程变慢、文件变大」。正常情况下不需要设置此项,如果发现有此类问题,可以尝试打开此选项。

设置好并确认无误后就可以点击下一步,进入到设置输出目录的页面。

在这个页面,我们可以设置文件存储的位置。设置好并确认无误后,继续点击下一步,「我的ABC软件工具箱」就进行文件内容批量修改替换的操作了。

一会儿,按规则修改文件内容操作就处理完成了。

怎么样?「我的ABC软件工具箱」中批量修改文件内容的功能是不是很强大?是不是已经迫不及待想要自己去试试了呢?赶快去「我的ABC」官网下载体验吧!相信你使用过一次就爱上!