教你如何将 Excel 中的数据按模板批量生成 Word、Excel、PPT、PDF 以及 Txt 类型的文本文件

更新于:2022-01-25 15:11,编辑:myweb

概要:「我的ABC软件工具箱」提供了指定模板批量生成文件的功能,可以根据一个模板批量的生成文件。先指定一个 Excel、Word、PPT、PDF 或文本文件作为一个模板,然后再指定一个 Excel 表格中的所有数据作为数据源,最终会将此 Excel 中的每一行作为每个模板文件的数据填充到模板中,并创建一个新文件,类似 Office 的「邮件合并」的功能。

上周下班时经过 HR 小姐姐的工位,发现小姐姐一副愁眉苦脸的样子。出于关心,于是上前去问候了一下。

我:怎么啦?

HR : 公司校招了一批实习生,需要给他们发送录用函,今天得把这些录用函准备好。

我:这不是简单么?公司应该有相应的模板呀,直接套用模板就好了嘛!

HR:这次有上百个实习生呢,每个人的姓名、岗位、部门、办公地址、入职时间都不一样。领导就给了我一个 Excel 文件,我得按照这个 Excel 一个一个的编辑。都弄了半天了才弄了十几个,今天看来是要通宵咯!

我:你就这一个一个的编辑,这也太慢了吧!也不知道有没有把入职者的信息搞错!我倒是知道有个叫「我的ABC软件工具箱」的软件中有个“指定模板批量生成文件”的功能,可以轻松实现你的需求,效率高还不会出错。

HR:哎,别说了,我也知道有很多工具可以实现,但是就怕不安全,尤其是有些在线的工具,都要把我的文件上传到服务器上,万一发生了文件泄漏,麻烦可就大咯。

我:那「我的ABC软件工具箱」就更适合你啦,这个工具是完全本地化处理的,甚至不需要联网就能处理!

HR:真的吗?那可太好了,我先去下载来试试!对了,等会教教我,处理完了一起下班!

在进行操作之前,我们先要准备好录用函模板文件以及对应实习生的 Excel 数据。

录用函模板文件:

实习生的 Excel 数据:

注意:在模板文件中,我们能看到类似 [姓名]、[职位] 的字样,我们这里把这些特殊的文本称为【变量(占位符)】。所以我们就是需要用 Excel 中的数据来替换这些变量(占位符),且变量(占位符)中的内容与 Excel 中的数据列名是对应的。

我们先来看下这款办公软件「我的ABC软件工具箱」的“指定模板批量生成文件”功能的操作步骤吧!左侧面板选择【文件内容】,然后右侧就能看到【指定模板批量生成文件】的功能啦!

点击菜单的按钮,会进入到添加模板文件的页面。

在当前页面就可以点击右上角的“添加文件”按钮来添加模板文件了,这里的模板文件类型支持 Word、Excel、PPT、PDF 以及普通文本。添加好后,界面就能显示我们已经添加的待处理文件了。

这里我添加好我们 PDF 类型的入职录用函模板。当然,这里也可以添加上面说的其他类型,还可以添加多个模板文件!当添加完文件后,就可以点击“下一步”按钮了,进入到“选择模板与数据对应关系”的页面。

在当前页面,可以点击右上角的“新建对应关系”按钮,会有如下弹窗。

我们在这个页面就可以选择包含实习生的信息 Excel 进行处理了。

这里的设置都很简单,可以根据自己的需求进行设置。需要注意的是,在“自定义文件名”的选择中我们输入的是“{1_CONTENT}-录用函”,这个代表什么呢?其实这里是用到了变量(占位符)!我们鼠标滑过旁边的小问号看看提示,相信你就懂了!

设置好后我们就可以点击下一步来设置具体字段的对应关系。

这里的对应关系是「我的ABC软件工具箱」自动解析 Excel 数据源进行生成的,我们也可以自行修改对应关系。确保所有的都没问题后,我们就可以点击保存按钮进行对应关系的保存了。

这里我们就能看到刚刚创建的对应关系的规则列表了,这里也可以创建多条规则。确认无误后可以勾选一条规则,然后继续点击“下一步”按钮,进入到设置输出目录信息的界面。

在这个页面,我们可以设置文件存储的位置。设置好并确认无误后,继续点击下一步,我们就交给「我的ABC软件工具箱」进行处理了。

一会儿,「我的ABC软件工具箱」根据指定模板批量生成文件的操作就处理完成了!这个界面上能看到处理文件的列表,还能看到成功或者失败的数量。那生成的文件是不是我们预期的呢?我们进入文件夹。

一共生成了 7 个文件,且文件的命名也正是我们指定的。那我们再看看内容是否正常吧!

简直是太完美了!哪怕公司来一百个、一千个甚至几万个实习生,HR 小姐姐也能轻松应对!「我的ABC软件工具箱」根据指定模板批量生成文件的功能真的太强大了,不管是模板生成 Word 文件、模板生成 Excel 文件、模板生成 PPT 文件、模板生成 PDF文件还是模板生成文本文件,都是一样的操作!赶快去自己体验一下吧!

声明:网站中的图文、视频等内容均仅限于制作该内容时所使用的软件版本和操作环境,如后续因产品更新导致您的操作与网站上的内容不一致请以实际为准!

更多文章