日常工作中,你可能會遇到這樣的崩潰時刻:老闆發來50份合同文檔,要求刪除所有"草案""待確認"等標註字樣,一個一個核查去刪除,下班了都乾不完…… 相信每個職場人都經歷過這樣的至暗時刻吧? 可能你凌晨兩點盯著電腦屏幕,手指機械地敲擊著Ctrl F,在堆積如山的Word文檔里逐個刪除"待確認""修改建議"等標註字符。 這些重複性勞動不僅耗時耗力,還容易因為疲勞出錯,無不吞噬我們寶貴的休息時間,消耗工作熱情…… 其實只要掌握批量處理技巧,這些麻煩都能輕鬆化解。
我們在什麼情況下會需要大量的刪除word文檔內容中一些關鍵字詞?
- 畢業論文修改,導師要求刪除所有修改標記。 像是【待補充】【待核實】,這些標記,沒想到簡直是給自己挖了個大坑啊! 真的太麻煩了! 批量刪除功能可以讓格式統一,方便把不同標記統一成標準格式。
公司年度報告整理。 像是各部門各部門的模板,裡面可能會有大量的臨時標註,需要建立統一刪除規則,如刪除所有含"批註"、"確認"的標記,提升專業性跟格式統一性還能縮小文件體積,便於存儲。
- 還有法律合同定稿。 在定稿前可能會包含大量可選條款,好比一些【雙方協商確定】、【本條款適用於長期合作】。 定稿時候,必須刪除這些提示,否則可能引發糾紛。
刪除docx、docm等文檔內容裡多個關鍵字詞的效果預覽
處理前:
處理後:
方法一:使用【我的ABC軟體工具箱】來批量刪除docx、docm等文檔的關鍵字詞
推薦指數:★★★★★
優點:
- 規模化處理:可同時處理上百個不同關鍵詞,效率比手動刪除超高倍的提升。
- 可以精準控制,避免刪除造成的誤刪重要內容等情況。
- 系統清理,可以跨文檔應用,即同一刪除規則可應用於多個相似文檔。
- 降低錯誤:機器操作不會像人工手動操作那樣,不會因疲勞出錯,省時省力,便於查看。
- 效果出的快速,簡單操作好上手!
缺點:需要安裝一個軟件,會占用一些內存。
操作步驟:
1、打開【我的ABC軟體工具箱】之後,找到【文件內容】,選擇【按照規則查找並替換文件內容】,點擊按鈕。
2、在這裡需要添加你需要修改的docx、docm等任何Word文檔,任何格式都可以添加,或者也可以拖拽直接添加文件。
3、下一步後,就進入到設置頁面選型卡環節,選擇規則來源、查找類型、讀取方式,以及填寫查找內容跟替換後的內容。 請注意,替換後的內容如果是刪除,即可以不用填寫內容,空著就行啦!
4、一直點下一步之後,顯示處理完成頁面,即可看到非常快速地,你的Word文檔裡面指定的一些相同、或者不同的關鍵字詞、數字等內容符號都一起不見啦! 非常簡單也很方便快速哦~
方法二:使用Word文檔自帶的【查找替換】功能來進行指定關鍵字詞的刪除
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 這個辦法其實最簡單,非常適合刪除固定關鍵詞或簡單格式標註。
- 無需下載安裝任何額外軟件,也不需要負任何費用。
缺點:
- 非常不適合大量的文件類型,只適合單一或者簡單幾個內容。
- 不適合多個不同關鍵字詞的刪除替換查找。
- 人工操作也會比較費時、費力。
操作步驟:
- 首先打開一篇Word文檔,按Ctrl H,或者菜單欄【開始】--找到【查找替換】功能,打開窗口。
- 然後在"查找內容"框中,輸入要刪除的詞,而"替換為"框留空,表示刪除,點擊"全部替換"按鈕即可完成操作!
或者,如果你遇到需要處理一些複雜標註的場景的話,刪除格式不統一但有共同特徵的標註,你可以:
- 按照上述第一步找到查找替換窗口,之後點擊"更多"。
- 勾選"使用通配符" 在查找內容輸入框使用特殊符號:【*】 表示查找所有方括號內容; (*)表示查找所有圓括號內容; [0-9] 表示查找所有數字; 替換為框留空。
- 點擊"全部替換"即可完成!
方法三:使用VBA宏腳本,進行文檔內容的刪除工作
推薦指數:★★☆☆☆
優點:
- 非常適合重複性作業,比如定期需要刪除的一些工作。
- 不用安裝軟件,也不用費用。
- 將重複性勞動轉化為可復用的數字資產,實現"一次編寫,終身受益"的效率革命。
缺點:
- 也是不適合大量的文件內容修改。
- 不夠傻瓜式,對計算機不是那么熟悉的話,改寫腳本需要一些比對時間。
操作步驟:
1、按住快捷鍵Alt F11,打開VBA編輯器
2、插入新模塊,填寫下圖所示代碼:
3、修改keywords數組中的關鍵詞就行。
4、關閉編輯器,按Alt F8運行宏。
方法四:直接打開word文檔,進行閱讀挨個刪除指定內容
推薦指數:★☆☆☆☆
優點:直接word操作即可。
缺點:這個辦法最笨,最慢,最不適合長篇或者大量內容的查看修改。 非常低效率且費時費力!
操作步驟:
只需要打開word文檔,重新閱讀文檔,看到需要刪除的部分,就直接隨手【del】鍵刪除即可。 非常容易吃錯哦!
總結
在數字化辦公深度滲透的今天,批量刪除Word文檔中的冗餘信息已不再是技術人員的專屬技能,而是每個職場人都應掌握的基礎生存能力。 無論是學術領域、商業環境還是公共服務場景,文檔清理需求正呈現出爆發式增長。 值得關注的是,批量刪除技術的價值遠不止於節省時間,這個刪除的過程,本質上是對內容價值的重新提煉。, 掌握批量刪除技術不僅意味著工作效率的提升,更代表著一種理性的數字生活態度:懂得保留什麼,往往比知道添加什麼更重要。 幾種辦法都可操作,但是按需所取,如果想要快、準、還簡單,那麼第一種辦法是一種不錯的選擇,希望本文有幫助到你哦~