多人资料按姓氏一键归档

员工、客户或学生资料按姓名命名后，可以依据文件名中的第一个中文汉字批量归档。软件会将相同姓氏的 PDF、Word、csv、zip、md 等文件放入对应目录，省去逐个建文件夹和移动文件的重复操作。

收集多人资料时，最麻烦的不是文件格式多，而是所有人的附件都堆在一个文件夹里。这套操作能按照文件名中的第一个中文汉字自动分组，特别适合处理以姓名开头的资料。

像截图里的“陈静.pdf”“李洋洋.docx”“王昊.pdf”“赵敏.csv”，既有 PDF，也有 Word 的 docx、表格 csv、压缩包 zip 和文本 md。虽然格式不同，但都可以用姓名中的首个汉字作为统一归档依据。

第一步，进入工具左侧的“文件整理”，点击“将文件按文件名分类”。注意不要选旁边的“将文件按扩展名分类”，后者会按 pdf、docx、csv 等格式分组，不适合这次的按姓氏整理。

第二步，在记录选择页面点击“添加文件”；如果资料已经集中在一个目录，也可以点“从文件夹中导入文件”。文件载入后，页面会显示名称、路径、扩展名等信息，先确认范围无误，再点击底部“下一步”。

第三步，来到“设置处理选项”，在分类方式中选择“按第一个中文汉字分类”。它会寻找文件名中最先出现的中文汉字，因此即使资料格式不同，也能按“陈、李、王、杨”等首字归到一起。字母大小写转换保持默认，然后继续点“下一步”。

接着按后续界面设置保存位置并开始处理。完成后可以看到多个以首字命名的文件夹，同一姓氏的附件会集中在对应目录中，后续查找、转交或继续审核都会更清楚。

如果文件名前面带编号或符号也不用急，关键是名称中要有可识别的中文汉字；正式处理前，最好顺手统一一下命名规则。

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