客户资料太多按姓名首字归档

客户或员工资料同时使用中文姓名和英文姓名时，可以按文件名开头的首个英文字母或中文汉字自动归档。导入整个文件夹、选择分类方式并设置保存位置后，即可生成对应首字文件夹，方便集中查找资料。

客户资料、员工档案或报名文件一多，最麻烦的不是文件格式不同，而是中文姓名和英文姓名全挤在一个目录里。这篇就讲清楚怎样按照文件名的第一个英文字母或中文汉字分类，让同一首字的资料集中存放。

从处理前的目录可以看到，里面同时有 SophiaMartin.pdf、EmilyJohnson.xlsx、DavidWilson.pptx，也有陈静.pdf、刘洋.docx、黄杰.zip 等文件。手动建立 D、E、陈、刘这样的文件夹再逐个整理，文件越多，重复步骤也越多。

第一步，在软件左侧找到“文件整理”，点击“将文件按文件名分类”。注意这里选的是按文件名分类，不是旁边的“将文件按扩展名分类”，所以 pdf、xlsx、pptx、csv、txt、zip 等不同格式不会被拆成格式文件夹。

第二步，进入任务页面后，少量文件可以点“添加文件”；如果资料都在同一个目录里，直接点“从文件夹中导入文件”更方便。文件加入后，页面会列出名称、路径、扩展名、创建时间和修改时间，先检查是否导入完整，再点击底部“下一步”。

第三步，在分类方式里勾选“按第一个英文字母或中文汉字分类”。这一步是关键：英文名称会依据开头字母归类，中文名称会依据开头的汉字归类。字母大小写转换可以保持“默认”，也可以根据自己的归档习惯选择“转换为大写字母”或“转换为小写字母”，设置好后继续点“下一步”。

之后根据页面提示设置保存位置，并进入“开始处理”。处理完成后，可以看到文件已经形成多个首字文件夹：DanielAnderson 和 DavidWilson 对应 D，EmilyJohnson 对应 E；中文名称则分别进入陈、李、刘、王、吴等文件夹。

这种整理方式尤其适合按姓名命名的合同、简历、客户附件和项目资料。处理前最好统一文件命名习惯，避免无关文字出现在名称最前面，这样分类结果会更符合预期。
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