合約、協議、訂單等PDF如果只用序號命名，會給尋找和歸檔帶來很大麻煩。本文透過實際截圖說明，如何使用核爍文檔批量處理工具的「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，匯入多個PDF，設定自訂公式比對到的文字，並用正則表達式\d{8}抓取正文中的8位編號，最終批量覆蓋原檔案名稱。
合約PDF的命名是否規範，直接影響後續管理效率。很多人在掃描或下載合約時，先把文件儲存成1.pdf、2.pdf、3.pdf，等到需要歸檔時再逐個打開查看合約編號。這個流程看似簡單，實際非常浪費時間：打開文件、找到編號、複製編號、關閉文件、重新命名、貼上，再處理下一個文件。文件數量越多，重複操作越明顯，出錯機率也越高。
如果合約編號已經存在於PDF正文中，就沒有必要人工逐個複製。更合理的方式是讓辦公軟體批量讀取PDF內容，自動提取符合規則的編號，再把它作為檔案名稱。本文將結合螢幕截圖，講解如何在核爍文檔批量處理工具中完成合約PDF批量重新命名。範例中使用類似萬用字元的正規表達式\d{8}，從PDF內容中抓取連續8位數字，並覆蓋原檔案名稱。
這種方法不僅適合合約PDF，也適合大量訂單PDF、專案資料PDF、檔案掃描件、業務單據PDF等。只要文件內容裡存在穩定格式的編號，就可以用規則批量提取，減少大量重複勞動。
適用場景
本文方法適合以下辦公場景：
- 合約文件以序號命名，但正文中有合約編號。
- 需要把PDF檔案名稱統一改成合約編號、訂單號或專案編號。
- 文件數量較多，手動打開和重新命名效率太低。
- 希望透過編號搜尋文件，提高歸檔和檢索效率。
- 需要將文件移交給其他同事或部門，希望檔案名稱更清楚。
在實際工作中，很多系統匯出的PDF檔案名稱並不符合公司歸檔規範。例如下載後可能是隨機字元、流水號、臨時序號，或者掃描器自動產生的名稱。雖然這些名稱能讓文件儲存下來，卻不能幫助使用者理解文件內容。對於合約管理來說，按合約編號命名往往更直觀，也更方便後續對帳、審計和查詢。
核爍文檔批量處理工具屬於辦公文件批量處理軟體，介面中提供了檔案名稱、資料夾名稱、文件整理、Word工具、Excel工具、PDF工具等分類。本文使用的是「檔案名稱」分類下的PDF內容重新命名能力，核心價值是把重複的人工操作轉化為一次規則設定和批量執行。
效果預覽：處理前和處理後對比
處理前：合約PDF名稱沒有業務含義
從處理前螢幕截圖可以看到，資料夾裡有多個PDF，名稱為1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。這樣的名稱無法體現合約編號，也無法判斷每個文件對應哪份合約。
打開PDF後可以看到，合約正文中其實包含關鍵編號。螢幕截圖中紅框位置顯示「Contract No.」後面的編號為10026877。也就是說，文件內容中已經有適合作為檔案名稱的資訊，只是還沒有被利用起來。
處理後：檔案名稱直接變成合約編號
完成批量處理後，原來的序號檔案名稱被替換為從PDF內容中提取到的編號。範例結果包括10026877.pdf、20036655.pdf、20100511.pdf、33952100.pdf。
處理後的檔案名稱更適合辦公歸檔。無論是在Windows資料夾中搜尋，還是上傳到共享碟、雲端硬碟、合約管理目錄，都可以直接透過編號定位文件，減少打開文件確認內容的次數。
操作步驟
步驟一：打開軟體並進入檔案名稱工具
啟動核爍文檔批量處理工具後，在左側導覽列選擇「檔案名稱」。主介面會展示多個與檔案名稱處理相關的功能卡片，例如尋找並取代檔案名稱中的關鍵字、在檔案名稱中插入文字、新增前置和後置等。
本次要從PDF正文中提取編號，因此選擇「7、使用文件內容重新命名 PDF 文件」。螢幕截圖中該功能卡片被凸顯，並且提示說明為批量將PDF文件內容中的某些文字作為該文件的檔案名稱。
這一步的操作目的很明確：進入能夠讀取PDF內容的批量重新命名功能。普通的檔案名稱批量替換只能處理檔案名稱本身，而合約編號位於PDF正文中，所以必須使用基於文件內容的重新命名功能。
步驟二：匯入需要處理的合約PDF
進入「使用文件內容重新命名 PDF 文件」頁面後，第一步是選擇需要處理的記錄。介面右上角可以看到「新增文件」「從資料夾中匯入文件」「清空」「更多」等按鈕。
如果合約PDF分散在不同位置，可以使用「新增文件」選擇；如果它們已經放在同一個資料夾中，建議使用「從資料夾中匯入文件」，這樣可以一次性把資料夾中的PDF加入列表。螢幕截圖中已經匯入4個PDF，列表顯示名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間等資訊。
在這一步需要重點檢查三項內容。第一，文件數量是否正確，螢幕截圖中彙總記錄數為4；第二，副檔名是否為pdf；第三，路徑是否是你準備處理的目錄。確認無誤後，點擊底部「下一步」進入規則設定。
步驟三：用表達式比對合約編號
第二步是「設定處理選項」。在「尋找區域」中，選擇「自訂公式比對到的文字」。這表示新檔案名稱不是固定取第一行文字，也不是隨意選取內容，而是由使用者定義比對規則，軟體按照規則從PDF正文中尋找文字。
螢幕截圖中在「正規表達式」輸入框填寫了「\d{8}」。它的意思是比對連續8位數字。範例合約編號10026877正好符合這個規則，所以軟體可以從每份合約PDF中找到對應編號。
很多辦公使用者習慣把這類規則叫作萬用字元表達式。這裡介面實際使用的是「正規表達式」，它可以看作更精確的比對規則。\d代表數字，{8}代表重複8次，因此\d{8}就是「連續8個數字」。當合約編號、訂單編號或單據編號具有固定長度時，這種寫法非常實用。
同一頁面的「位置」選項中，選擇「覆蓋整個檔案名稱」。這樣比對到的合約編號會直接取代原檔案名稱主體。例如原來的1.pdf會被重新命名為10026877.pdf。對於合約歸檔來說，這種結果最簡潔，也最便於檢索。
步驟四：設定儲存位置並開始處理
完成比對規則設定後，繼續點擊「下一步」。根據介面流程，後續會進入「設定儲存位置」，然後是「開始處理」。儲存位置關係到處理結果輸出到哪裡，建議正式批量處理時謹慎選擇。
如果你是第一次使用該規則，建議先選擇一個新的輸出目錄，或者使用測試資料夾中的少量PDF進行驗證。確認所有檔案名稱都正確後，再處理正式目錄中的全部合約PDF。對於重要文件，這種做法可以有效避免誤覆蓋和誤命名。
進入開始處理後，軟體會按列表逐個讀取PDF內容，使用\d{8}比對合約編號，並根據「覆蓋整個檔案名稱」的設定產生新檔案名稱。處理完成後，打開輸出目錄，就能看到按合約編號命名的PDF文件。
為什麼用內容重新命名比手動改名更高效
手動重新命名的流程是線性的：每個文件都要打開一次、查看一次、複製一次、修改一次。假設一個文件耗時30秒，100個文件就需要近1小時，而且這還不包括檢查錯誤的時間。批量處理則不同，前期只需要分析編號規則並設定一次表達式，後續由軟體自動處理整個列表。
更重要的是，批量處理可以降低人為錯誤。合約編號通常是一串數字，人工複製時很容易多選、少選或貼上到錯誤文件。使用規則比對可以讓每個文件按同一邏輯處理，結果更統一。對於需要審計、歸檔或與業務系統編號對應的文件，統一的命名尤其重要。
核爍文檔批量處理工具的價值就在於把這類高頻、重複、規則化的辦公任務集中起來處理。除了PDF內容重新命名，介面中還可以看到與檔案名稱、資料夾、Word、Excel、PDF等相關的多個工具分類。對於經常處理doc、docx、xls、xlsx、pdf等辦公文件的使用者來說，批量處理軟體可以明顯減少機械操作。
常見問題和注意事項
1. 只要輸入\d{8}就一定能比對合約編號嗎？
不一定。\d{8}比對的是所有連續8位數字。如果PDF中除了合約編號外，還有日期、編號、帳號等其他8位數字，就可能比對到非目標內容。因此在正式處理前，應打開樣本PDF確認編號格式，並測試處理結果。
2. 合約編號不是8位數字怎麼辦？
需要根據實際格式修改表達式。如果是6位數字，可以使用\d{6}；如果是10位數字，可以使用\d{10}。如果編號包含字母、橫線或其他符號，就不能簡單套用本例，需要按實際編號結構設計規則。
3. 為什麼要選擇「覆蓋整個檔案名稱」？
因為本例希望檔案名稱完全變成合約編號。如果選擇在左邊或右邊插入，可能會保留原來的1、2、3等序號。對於合約歸檔來說，直接用編號作為檔案名稱通常更清晰。但如果你的公司命名規範要求保留原名稱，也可以根據實際需求選擇其他位置。
4. 能不能把整個資料夾一次性匯入？
可以。螢幕截圖中提供了「從資料夾中匯入文件」按鈕，適合批量匯入同一目錄下的PDF文件。處理大量合約掃描件時，這比逐個新增更省時間。
5. 處理掃描件時要注意什麼？
如果PDF是掃描圖片，文件中可能沒有可讀取的文字層。此時內容重新命名可能無法直接提取編號。建議先檢查能否在PDF中選取或複製合約編號；如果不能，可能需要先進行OCR辨識，再進行內容比對和批量重新命名。
6. 是否需要備份原文件？
建議備份，尤其是正式合約、財務文件、客戶資料等重要文檔。批量處理效率很高，但一旦規則設定不準確，也會快速產生錯誤結果。先備份或輸出到新目錄，是更穩妥的辦公習慣。
總結
合約PDF批量重新命名的關鍵，是把PDF正文中的有效編號自動提取出來，並取代原來無意義的檔案名稱。透過核爍文檔批量處理工具的「使用文件內容重新命名 PDF 文件」功能，可以匯入多個PDF，選擇「自訂公式比對到的文字」，輸入\d{8}比對連續8位數字，再設定為覆蓋整個檔案名稱，最終得到以合約編號命名的PDF。
這種方法能顯著減少打開文件、複製編號、手動改名的重複勞動，也能降低人工輸入錯誤。建議你先用幾份樣本PDF驗證表達式是否準確，再批量處理完整資料夾。對於合約、訂單、專案檔案等需要長期保存和頻繁檢索的PDF文件，這是一種非常實用的辦公效率提升方案。