大量 PDF 檔案如果仍使用 1.pdf、2.pdf、3.pdf 這類暫時名稱，後續尋找、歸檔和交付都會非常低效。本文以合約 PDF 為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，透過檔案內容中的編號並配合萬用字元/正則表達式比對規則，將多個 PDF 大量重新命名為合約編號.pdf。操作過程包括選擇功能、匯入 PDF、設定比對表達式、確認儲存和開始處理，適合合約、訂單、票據、報告等需要按正文資訊命名的辦公情境。
在日常辦公中，很多PDF檔案最初都是由掃描器、系統匯出或人工臨時儲存得到的，檔名往往是「1.pdf」「2.pdf」「3.pdf」這樣的序號名稱。單個檔案手動開啟、檢視編號、再重新命名還可以接受，但如果一個資料夾裡有幾十份、幾百份PDF合約、訂單、報告或票據，逐一處理就會非常耗時，而且容易複製錯編號、漏改檔名。
本文要解決的問題很明確：當PDF正文中包含固定格式的編號，例如合約號、訂單號、專案編號等，希望把這些內容提取出來，並批次作為PDF檔名使用。截圖中的示例是從PDF首頁的「Contract No.」後方識別出8位數字編號，然後把原來的1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf批次改成10026877.pdf、20036655.pdf、20100511.pdf、33952100.pdf。
下面將結合核爍文檔批量處理工具的介面截圖，說明如何使用「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，並透過類似萬用字元的匹配表達式，也就是介面中的「正則表達式」，快速完成PDF批次重新命名。
適用場景：哪些PDF適合用內容編號批次重新命名
這種方法適合PDF正文中存在穩定、可識別文字的檔案。例如合約首頁有合約編號，發票或票據中有票號，檢測報告裡有報告編號，訂單PDF裡有訂單號，檔案材料中有人員編號或專案編號。只要這些編號在PDF文字中可以被識別出來，並且具有比較固定的格式，就可以用匹配表達式批次提取。
以截圖為例，PDF內容中有一處醒目的「Contract No.」，後面跟著一串8位數字。對人工來說，開啟PDF後看到紅框處的編號，再把檔名改成該編號即可；對批次處理軟體來說，則需要設定一個規則，讓軟體自動從每份PDF內容中找到符合規則的文字。
如果你的檔案不是PDF，也可以根據實際功能選擇對應模組，例如Word文件可能是docx、doc，文字檔案可能是txt。本文聚焦PDF批次重新命名，但思路同樣適用於很多按檔案內容整理檔名的辦公需求。
效果預覽：處理前與處理後的檔名變化
處理前：PDF檔名只是簡單序號，無法判斷內容
處理前，資料夾中有4個PDF檔案，名稱分別是1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。從檔名無法看出它們分別對應哪一份合約，也無法直接按合約號搜尋或歸檔。
開啟其中一份PDF後，可以看到正文頂部包含合約編號。截圖中紅框標出了「10026877」這個8位數字，說明真正適合作為檔名的資訊其實在PDF內容內部，而不是當前檔名裡。
處理後：檔名直接變成PDF正文中的編號
批次處理完成後，原先的4個PDF已經被重新命名為對應的編號檔名。處理後的檔名包括10026877.pdf、20036655.pdf、20100511.pdf、33952100.pdf。這樣在資料夾裡就能直接根據編號識別檔案內容，也方便複製到合約台帳、專案目錄或歸檔系統中。
這種命名方式比簡單序號更適合長期管理。後續如果需要查找某個合約號，只要在資料夾中搜尋編號即可，不必逐一開啟PDF確認。
操作步驟：使用萬用字元/正則表達式批次重新命名PDF
步驟一：進入「檔案名稱」分類，選擇PDF內容重新命名功能
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側功能分類中選擇「檔案名稱」。這個分類集中放置了與檔名批次修改相關的功能，例如尋找取代檔名關鍵字、插入文字、添加前綴和後綴等。
在當前頁面中，選擇「7、使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」。從介面說明可以看出，該功能用於「批次將PDF檔案內容中的某些文字作為該檔案的檔名」。這正好對應本文場景：把PDF中的合約編號提取出來，用作新的PDF檔名。
選擇這個功能的目的，是讓軟體不再只處理現有檔名，而是進入PDF內容讀取與命名規則設定流程。對於合約PDF、報告PDF、訂單PDF等檔案來說，這一步可以顯著減少人工開啟檔案檢視編號的工作量。
步驟二：添加或從資料夾匯入需要處理的PDF
進入「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能後，介面會進入第1步「選擇需要處理的記錄」。上方可以看到「添加檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。對於少量PDF，可以使用「添加檔案」；如果一個資料夾裡有很多PDF，則更適合使用「從資料夾中匯入檔案」。
截圖中已經匯入了4個PDF，列表顯示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。可以看到檔名仍然是1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf，副檔名都是pdf，路徑位於D槽測試目錄下。
這一步的操作目的，是確認哪些PDF將參與批次重新命名。匯入後建議先檢查記錄數是否與資料夾中的目標檔案數量一致，同時確認列表中沒有誤選的PDF。介面底部顯示「記錄數：4」，說明本次將處理4個檔案。
確認檔案無誤後，點擊底部「下一步」，進入處理規則設定。
步驟三：選擇自訂匹配文字，並填寫表達式
進入第2步「設定處理選項」後，介面提供了「查找區域」的選擇項。截圖中可見的選項包括「第一行文字」「第一個條碼圖片」和「自訂公式匹配到的文字」。本例需要從PDF正文中匹配合約號，且合約號是8位數字，因此選擇「自訂公式匹配到的文字」。
在「正則表達式」輸入框中填寫：
\d{8}
這裡的表達式可以理解為一種更強大的萬用字元規則。其中，\d表示數字，{8}表示連續出現8次，所以\d{8}會匹配PDF內容中連續的8位數字。對於截圖中的合約編號10026877，正好符合這個規則。
需要注意的是，介面名稱使用的是「正則表達式」，它比普通萬用字元更精確。普通萬用字元通常用於匹配檔名中的字元，而這裡是從PDF正文文字中提取指定內容。對於「8位合約號」「10位訂單號」「固定前綴加數字」等場景，正則表達式會更加適合。
步驟四：設定命名位置為覆蓋整個檔名
在同一個設定頁面中，還可以看到「位置」選項，截圖中包含「覆蓋整個檔名」「在檔名的左邊」「在檔名的右邊」。本例希望最終檔名只保留合約編號，不再保留原來的1、2、3、4，因此選擇「覆蓋整個檔名」。
選擇「覆蓋整個檔名」的預期結果是：軟體找到PDF內容中的8位數字後，會用這個數字替換原檔名主體，並保留PDF副檔名。例如，1.pdf會變成10026877.pdf。
如果你的需求不是完全替換，而是想把編號加在原檔名前後，也可以根據介面提供的選項選擇「在檔名的左邊」或「在檔名的右邊」。但在合約歸檔場景中，直接用合約編號作為檔名通常更清晰。
設定完成後，點擊「下一步」，繼續進入後續儲存位置與處理確認流程。
步驟五：確認儲存位置並開始處理
從流程條可以看到，該功能後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」兩個步驟。實際操作時，建議在進入儲存位置步驟後，根據自己的歸檔習慣確認輸出位置。如果是重要合約或正式檔案，建議不要直接覆蓋唯一原件，可以先輸出到新資料夾，檢查無誤後再替換或歸檔。
確認儲存位置後，進入「開始處理」步驟，執行批次重新命名。處理完成後，回到資料夾檢查結果。與處理後截圖一致，檔名應變為從PDF內容中提取出的8位編號。
常見問題與注意事項
1. 為什麼說這是萬用字元表達式，又看到介面寫著正則表達式？
很多使用者習慣把「按規則匹配文字」統稱為萬用字元匹配。嚴格來說，截圖中的輸入框是「正則表達式」。正則表達式可以實現類似萬用字元的效果，並且更適合匹配編號、日期、訂單號等結構化文字。本文中的\d{8}就是匹配連續8位數字的正則寫法。
2. 如果PDF中有多個8位數字怎麼辦？
如果一份PDF裡存在多個連續8位數字，單純使用\d{8}可能會匹配到不想要的數字。此時需要根據PDF內容特點調整表達式，儘量讓規則更接近目標編號。例如結合固定文字、編號前綴或所在位置來提高準確度。正式批次處理前，建議先用少量檔案測試。
3. 如果PDF是掃描圖片，能否直接識別編號？
本文截圖中的PDF內容能夠被軟體按文字規則匹配。如果PDF只是圖片掃描件，且沒有可識別文字層，內容提取可能會受到影響。遇到這種情況，應先確認PDF中的文字是否可以選取複製，再決定是否適合直接用內容重新命名。
4. 批次重新命名前是否需要備份？
建議備份，尤其是合約、財務、法務、專案檔案等重要檔案。批次處理的優勢是速度快，但也意味著規則一旦設定錯誤，可能會影響多個檔案。因此建議先複製一份測試目錄，確認表達式和輸出結果正確後，再處理正式檔案。
5. 檔名中可以包含哪些字元？
本例提取的是純數字編號，通常不會觸發檔名非法字元問題。如果提取的是合約名稱、客戶名稱等文字，需要注意Windows檔名不支援某些特殊符號。遇到命名失敗或結果異常時，應檢查提取文字中是否包含不適合作為檔名的字元。
總結：用內容匹配規則減少重複改名工作
透過核爍文檔批量處理工具的「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，可以把原本需要人工開啟PDF、尋找編號、複製編號、修改檔名的重複流程，變成一次規則設定和批次執行。對於合約PDF、訂單PDF、報告PDF、票據PDF等檔案，使用萬用字元/正則表達式提取正文中的編號，能夠大幅提升檔案整理效率。
如果你的資料夾中也有大量1.pdf、2.pdf、掃描件.pdf、匯出檔案.pdf這類不便管理的PDF，建議先挑選幾份樣本，確認正文中的編號格式，再按照本文步驟設定匹配表達式。規則驗證無誤後，再批次匯入整個資料夾處理，就能更安全、更高效地完成PDF批次重新命名。