當 PDF 檔名只是 1.pdf、2.pdf、3.pdf 時，後續查找和歸檔會非常麻煩。本文以核爍文檔批量處理工具為例，講解如何進入「使用文件內容重新命名 PDF 檔案」功能，匯入多個 PDF 檔案，並使用正則表達式 \d{8} 比對正文中的 8 位編號，最終批次生成以編號命名的 PDF 檔案，適合合約、訂單、檔案和掃描件整理。
辦公室裡經常會遇到這樣一批PDF：資料夾裡看起來整整齊齊，名稱卻只有1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。真正需要歸檔時才發現，這些檔案名稱沒有任何業務含義。要知道哪一個是某份合約、哪一個對應某個訂單，只能逐個開啟PDF檢視內容。如果檔案只有幾個還能接受，如果有幾十個、幾百個，手動檢視並重新命名就會變成非常典型的重複勞動。
更麻煩的是，人工改名容易出錯。比如合約編號少複製一位、把A檔案的編號寫到B檔案名稱上、重複貼上同一個編號，都會影響後續檢索和歸檔。對於合約、訂單、客戶資料、專案檔案等辦公文件來說，正確的檔案名稱非常重要。本文將介紹一種更高效的方法：用辦公軟體批量讀取PDF正文內容，透過萬用字元/正規表示式比對編號，再自動把編號設定為PDF檔案名稱。
本文演示使用的軟體是核爍文檔批量處理工具。它的定位是面向辦公文件的批量處理軟體，適合處理大量PDF、Word、Excel、圖片、文字等檔案，幫助使用者減少重複操作。下面我們重點看PDF檔案如何透過內容比對實現批量重新命名。
適用場景
如果你的PDF檔案滿足以下特點，就非常適合使用本文的方法：
- 檔案名稱沒有業務含義，例如1.pdf、2.pdf、掃描1.pdf、download.pdf等。
- PDF正文中存在穩定的編號，例如合約編號、訂單編號、申請編號、客戶編號。
- 編號格式比較統一，例如都是連續8位數字。
- 需要批量處理多個PDF，而不是只修改一兩個檔案。
- 希望最終檔案名稱便於搜尋、排序、共用和歸檔。
範例中的PDF是一組合約檔案。每個PDF裡都有「Contract No.」對應的8位數字編號。我們的目標不是把檔案名稱簡單加前綴或後綴，而是把PDF內容中的編號提取出來，作為新的檔案名稱。
這種方法同樣可以用於其他辦公資料。例如採購訂單中有8位訂單號，專案報告中有專案編號，審批單中有單據編號，只要編號能被規則識別，就可以透過類似方式批量命名。需要處理Word文件時，通常會涉及doc、docx等格式；需要處理Excel表格時，可能是xls、xlsx等格式。本文演示的是PDF檔案，因此功能入口選擇PDF內容重新命名相關功能。
效果預覽：從無意義序號到可檢索編號
處理前：只有數字序號的PDF檔案
處理前的資料夾中有4個PDF，名稱分別是1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。這樣的命名方式只能說明檔案數量和大致順序，無法表示檔案內容。
打開其中一份PDF可以看到，正文首頁包含合約編號資訊。截圖中紅框標出的「10026877」就是希望作為檔案名稱的內容。也就是說，雖然檔案名稱是1.pdf，但文件內部已經有更適合作為檔案名稱的編號。
處理後：每個PDF按正文編號命名
使用批量處理功能後，檔案名稱變成了10026877.pdf、20036655.pdf、20100511.pdf、33952100.pdf。新檔案名稱直接對應PDF正文中的編號，後續尋找某個合約或訂單時，只需要搜尋編號即可。
從辦公管理角度來看，這種命名方式更規範。它不僅減少了人工檢視檔案的次數，也讓資料夾結構更加清晰，適合移交給同事、上傳系統或作為長期檔案保存。
操作步驟
步驟一：在檔案名稱分類中選擇PDF內容重新命名功能
打開核爍文檔批量處理工具後，左側是功能分類導航。截圖中可以看到「檔案名稱」分類被選中，主區域展示了多個與檔案名稱相關的批量處理功能。
在這些功能中，選擇「7、使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」。從功能說明可以看出，它用於批量將PDF檔案內容中的某些文字作為該檔案的檔案名稱。這正是我們要實現的效果：從PDF正文中提取編號，而不是手動逐個改名。
這一步的重點是選對功能入口。如果只是給檔案名稱添加前綴、刪除文字或取代關鍵字，其他檔案名稱功能也許可以完成；但如果要讀取PDF內部文字，就應該選擇「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」。
步驟二：添加PDF檔案，確認待處理列表
進入功能後，頁面上方顯示當前任務名稱，流程條顯示需要經過「選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理」幾個階段。第一階段需要把待處理PDF加入列表。
介面右上方有「加入檔案」和「從資料夾中匯入檔案」按鈕。少量檔案可以使用「加入檔案」；如果整個資料夾都是待處理PDF，使用「從資料夾中匯入檔案」會更高效。截圖中的列表已經加入4個檔案，名稱為1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf，副檔名均為pdf。
列表中還顯示路徑、建立時間、修改時間等資訊。這些資訊可以幫助你確認檔案來源是否正確。例如截圖中路徑顯示在D槽test目錄下，說明當前處理的是測試目錄中的PDF。正式處理時，建議先確認路徑，避免誤處理其他目錄中的檔案。
如果列表中有不需要處理的檔案，可以透過操作列中的刪除按鈕移除。確認檔案數量和名稱無誤後，點擊底部「下一步」。
步驟三：選擇自訂公式比對文字，並輸入表達式
進入第二步「設定處理選項」後，需要告訴軟體從PDF內容中提取哪一段文字。截圖中「尋找區域」選擇的是「自訂公式比對到的文字」。這表示軟體會按照使用者輸入的規則在PDF正文中尋找文字。
在「正規表示式」輸入框中，輸入「\d{8}」。這個規則的含義是比對連續8位數字。由於範例PDF中的合約編號正好是8位數字，所以它可以自動識別如10026877、20036655、20100511、33952100這樣的編號。
這裡可以把\d{8}理解為一種用於精確比對的萬用字元表達式。普通萬用字元往往只能表示「任意字元」或「任意長度」，而正規表示式可以明確指定「數字」和「位數」。對批量重新命名來說，這種方式更適合從文件中提取有規律的編號。
同一頁面的「位置」區域選擇了「覆蓋整個檔案名稱」。這意味著比對到的編號會取代原檔案名稱主體。以1.pdf為例，比對到10026877後，檔案名稱會變成10026877.pdf。如果你希望保留原檔案名稱並在左側或右側插入編號，則需要選擇其他位置選項；但本例目標是完全按編號命名，所以選擇覆蓋整個檔案名稱最直接。
步驟四：繼續設定儲存位置並執行批量處理
設定好表達式和檔案名稱位置後，點擊「下一步」。根據頁面流程，接下來需要設定儲存位置，然後進入「開始處理」。雖然截圖沒有展示後續頁面，但流程條已經明確顯示了這兩個步驟。
建議在正式執行前考慮儲存策略。如果原檔案很重要，可以先輸出到新的資料夾中，檢查所有檔案名稱是否正確；確認無誤後，再將結果移動到正式歸檔目錄。這樣可以保留處理前檔案，減少批量操作帶來的風險。
點擊開始處理後，軟體會逐個讀取列表中的PDF內容，尋找符合\d{8}規則的文字，並將比對結果寫入檔案名稱。處理結束後，打開輸出資料夾即可看到批量改名後的PDF。
表達式設定建議
本例使用\d{8}，是因為合約編號為8位數字。如果你的檔案編號格式不同，需要調整規則。常見思路如下：
- 6位數字編號：可以考慮使用\d{6}。
- 10位數字編號：可以考慮使用\d{10}。
- 編號位數不固定：需要根據實際檔案內容設計更合適的規則。
- 編號周圍有固定文字：可以結合固定文字提高比對準確性。
不過需要注意，規則越簡單，越可能比對到無關內容。例如PDF中同時有合約編號、日期、電話、金額代碼，且其中也存在連續8位數字，那麼單純使用\d{8}可能無法區分哪一個才是檔案名稱需要的編號。因此，批量處理前一定要抽查樣本PDF，確認比對結果與業務編號一致。
常見問題或注意事項
1. 為什麼不直接用檔案名稱尋找取代？
因為處理前檔案名稱是1.pdf、2.pdf等序號，原檔案名稱中沒有合約編號。尋找取代只能修改已有檔案名稱中的文字，無法從PDF正文中讀取編號。本例必須使用「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」這類內容讀取功能。
2. 使用\d{8}會不會比對到日期？
有可能。如果PDF中存在20260603這類連續8位日期，且它比合約編號更早被識別到，就可能影響結果。因此建議先測試幾份樣本。如果文件中有多個8位數字，需要設計更精確的規則，或者確認PDF中的編號位置和格式足夠穩定。
3. 是否可以一次匯入整個資料夾？
可以。截圖中功能頁面提供了「從資料夾中匯入檔案」按鈕，適合批量匯入同一目錄下的PDF。對於大量合約、訂單或掃描件，這比逐個添加檔案更省時間。
4. 處理後副檔名會不會改變？
處理的是PDF檔案重新命名，檔案副檔名仍為pdf。範例中處理後的檔案名稱是10026877.pdf、20036655.pdf等，說明只是檔案名稱主體被編號取代，檔案格式沒有改變。
5. 掃描版PDF能否使用該方法？
如果PDF中有可識別的文字層，通常可以按內容比對。如果只是圖片掃描，沒有文字層，軟體可能無法直接讀取其中的編號。處理這類檔案前，可以先測試能否在PDF閱讀器中選中或複製編號；如果不能，可能需要先進行OCR辨識。
總結
將很多PDF按正文編號批量改名，關鍵在於兩點：一是選擇能夠讀取PDF內容的批量重新命名功能，二是設定正確的比對規則。核爍文檔批量處理工具提供的「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，可以讓使用者透過表達式從PDF正文中提取文字，並自動取代檔案名稱。
對於範例中的合約PDF，只需匯入檔案，選擇「自訂公式比對到的文字」，輸入\d{8}，並設定為覆蓋整個檔案名稱，就能把1.pdf、2.pdf這類臨時名稱批量改成合約編號名稱。建議你先用少量檔案測試規則，確認結果後再批量處理整個資料夾。這樣既能提高效率，也能保證辦公檔案歸檔的準確性。