本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，將多個原本以1.pdf、2.pdf等無意義名稱儲存的PDF檔案，批次重新命名為檔案內容中的合約編號。透過「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，配合類似萬用字元的正則表達式\d{8}，可以自動從PDF正文中識別8位數字編號，並覆蓋原檔名，適合合約、訂單、檔案、掃描件等需要按編號歸檔的辦公場景。
在日常辦公中，很多 PDF 檔案最初只是按照下載順序、掃描順序或臨時編號儲存，例如 1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。這樣的檔案名稱雖然便於臨時儲存，卻不利於後續檢索、歸檔和共享。尤其是合約、協議、報價單、訂單、發票、專案資料等 PDF 文件，真正有價值的資訊往往在檔案內容裡，像是合約編號、訂單號、客戶編號或專案編號。如果逐個開啟 PDF 查看編號，再手動修改檔案名稱，不僅耗時，還很容易複製錯、漏改或改重名。
本文要解決的就是這類問題：如何使用辦公軟體中的批次處理能力，透過萬用字元/正則表達式規則，從很多 PDF 檔案內容中擷取固定格式的編號，並批次把 PDF 重新命名為對應編號。下面以核爍文檔批量處理工具為例，示範將多個 PDF 檔案從「1.pdf、2.pdf……」批次改成「10026877.pdf、20036655.pdf……」的完整流程。
適用場景
這個方法特別適合檔案數量多、命名規則統一、正文中存在可識別編號的 PDF 批次重新命名任務。與普通的「尋找取代檔案名稱」不同，這裡不是修改原檔案名稱中的文字，而是從 PDF 內容裡讀取指定文字，再把讀取到的文字作為新檔案名稱。
常見場景包括：
- 合約 PDF 批次重新命名：從合約首頁擷取 Contract No.、合約編號、協議編號等資訊。
- 訂單 PDF 批次命名：從訂單正文中擷取訂單號、採購單號或客戶單號。
- 掃描件歸檔：掃描出來的檔案名稱可能是 1.pdf、2.pdf、scan001.pdf，需要按正文編號歸檔。
- 財務文件整理：從發票、付款申請、報銷單等 PDF 中擷取編號作為檔案名稱。
- 專案資料管理：把專案編號、任務編號、工單編號擷取出來，統一命名 PDF 檔案。
如果這些編號有相對固定的格式，例如都是 8 位數字，那麼就可以使用類似萬用字元的表達方式進行比對。截圖中的操作使用的是正則表達式「\d{8}」，意思是比對連續 8 位數字。對於辦公使用者來說，可以把它理解為一種更精確的萬用字元表達式：不是手動指定每個編號，而是讓軟體自動尋找符合規則的文字。
效果預覽：處理前和處理後
處理前：檔案名稱只有序號，無法看出內容
處理前的 PDF 檔案名稱非常簡單，分別是 1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。從檔案名稱上完全無法判斷每個 PDF 對應哪份合約，也無法直接透過檔案名稱搜尋合約編號。
開啟其中一個 PDF 後，可以看到文件內容中有明確的合約編號。例如截圖中合約首頁顯示「Contract No.」後面有一串 8 位數字「10026877」。這正是我們希望擷取並作為檔案名稱的內容。
處理後：PDF 檔案名稱變成正文中的編號
批次處理完成後，原來的序號檔案名稱被替換為從 PDF 內容中識別到的 8 位編號。範例中，檔案名稱變成了 10026877.pdf、20036655.pdf、20100511.pdf、33952100.pdf。如此一來，不需要開啟檔案，就能透過檔案名稱判斷和檢索對應合約。
對於需要長期歸檔的辦公檔案來說，這種命名方式比簡單序號更可靠。後續無論是在本機資料夾、共享碟、企業雲端硬碟還是文件管理系統中搜尋，都可以直接用編號定位檔案。
操作步驟
步驟一：進入「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側可以看到多個辦公檔案處理分類，包括檔案名稱、資料夾名稱、檔案整理、Word 工具、Excel 工具、PDF 工具等。這裡我們要處理的是 PDF 檔案名稱，因此選擇左側的「檔案名稱」分類。
在功能卡片中找到「7、使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」。該功能的說明是批次將 PDF 檔案內容中的某些文字作為該檔案的檔案名稱，正好適用於從合約 PDF 中擷取合約編號並重新命名。
這一步的目的，是進入正確的批次處理入口。與普通檔案名稱取代不同，本功能會讀取 PDF 內容，因此適合處理檔案名稱無意義但正文包含有效編號的文件。
步驟二：新增需要批次重新命名的 PDF 檔案
進入功能頁面後，介面頂部顯示目前功能為「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」。頁面第一步是「選擇需要處理的記錄」。可以透過「新增檔案」逐個選擇 PDF，也可以透過「從資料夾中匯入檔案」把某個資料夾下的 PDF 一次性匯入。
截圖中已經匯入了 4 個 PDF 檔案，列表中顯示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。檔案名稱分別為 1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf，副檔名均為 pdf，路徑位於 D 碟測試目錄下。
這一步的目的，是確認需要批次處理的檔案範圍。匯入後建議先檢查列表：一是確認檔案數量是否正確，二是確認副檔名是否為 pdf，三是確認沒有誤加入不需要處理的檔案。如果發現某個檔案不應處理，可以使用列表中的刪除操作移除對應記錄。
步驟三：設定從 PDF 內容中擷取哪一段文字
點選「下一步」後，進入「設定處理選項」。這裡是整個批次重新命名流程的關鍵。介面中有「尋找區域」選項，截圖中選擇的是「自訂公式比對到的文字」。這表示軟體不會簡單取第一行文字，也不會只取某個固定位置，而是根據我們輸入的規則在 PDF 內容中尋找比對文字。
在「正則表達式」輸入框中，範例填寫的是「\d{8}」。這個表達式用於比對連續 8 位數字。由於合約編號正好是 8 位數字，所以軟體會在 PDF 內容中尋找符合該規則的文字，並將比對到的編號用於重新命名。
同一頁面下方還有「位置」設定，截圖中選擇的是「覆蓋整個檔案名稱」。這表示新擷取出來的編號會直接取代原來的檔案名稱主體。例如 1.pdf 會變成 10026877.pdf，而不是在原檔案名稱前後追加編號。
這一步的預期結果是：軟體能夠按照規則從每個 PDF 中識別出一個 8 位數字，並把這個數字作為該 PDF 的新檔案名稱。如果你的編號不是 8 位數字，就需要根據實際格式調整表達式。例如編號如果是 6 位數字，可以使用\d{6}；如果是 10 位數字，可以使用\d{10}。不過具體表達式應以你的文件內容為準，避免比對到無關數字。
步驟四：設定儲存位置並開始處理
從介面頂部流程可以看到，後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」兩個步驟。完成規則設定後，繼續點選「下一步」，按照介面提示選擇儲存位置，再進入開始處理環節。
這一步建議根據檔案重要程度選擇合適的儲存方式。如果是重要合約或正式檔案，建議先輸出到新的資料夾中，確認命名結果無誤後再取代或歸檔。這樣可以降低誤操作風險，也便於回溯處理前後的檔案。
開始處理後，軟體會批次讀取列表中的 PDF 內容，根據「\d{8}」規則找到對應編號，並將檔案名稱改為編號形式。處理完成後，可以回到資料夾查看結果，如前文效果預覽所示，原來的 1.pdf、2.pdf 等檔案會變成對應的合約編號檔案名稱。
萬用字元/正則表達式設定思路
很多使用者會把這類規則稱為萬用字元表達式。嚴格來說，截圖中的輸入項名稱是「正則表達式」，它比普通萬用字元更適合處理固定格式文字。萬用字元通常用於簡單比對，例如星號代表任意字元；而正則表達式可以更精確地描述「連續幾位數字」「某個前綴後面的編號」「包含字母和數字的編碼」等規則。
在本例中，合約編號是連續 8 位數字，因此使用\d{8}。其中，\d 表示數字，{8}表示連續出現 8 次。組合起來就是尋找連續 8 個數字。對批次 PDF 重新命名來說，這種規則的好處是：不需要知道每個檔案裡的具體編號，只要編號格式一致，軟體就能逐個識別。
需要注意的是，如果 PDF 中存在多個連續 8 位數字，軟體可能會比對到其中一個符合條件的文字。因此在正式批次處理前，建議先用少量樣本測試，確認擷取結果確實是合約編號，而不是日期、電話、金額編號或其他數字。如果文件中有多個類似數字，可以考慮讓規則更具體，例如結合編號前後的固定文字進行比對，但具體寫法需要根據實際文件內容設計。
常見問題和注意事項
1. 為什麼處理前要先開啟 PDF 確認編號格式？
因為批次重新命名依賴內容比對規則。先開啟一兩個樣本 PDF，確認合約編號是否都是 8 位數字、是否都出現在文件中、是否有其他相同長度數字，可以幫助你選擇更準確的表達式，避免批次處理後出現錯誤命名。
2. 如果 PDF 是掃描圖片，能否直接識別編號？
本文截圖展示的是 PDF 閱讀器中可見文字內容，並透過內容比對進行重新命名。如果 PDF 只是純圖片掃描件，是否能直接擷取文字取決於檔案中是否已有可識別文字層。處理前可以嘗試複製 PDF 中的編號，如果無法複製，可能需要先進行 OCR 文字識別後再使用內容重新命名。
3. 檔案名稱會不會保留原來的 1、2、3？
截圖中的「位置」選擇為「覆蓋整個檔案名稱」，因此原來的檔案名稱主體會被擷取到的編號取代。副檔名 pdf 會保留，所以處理結果是 10026877.pdf 這類形式，而不是 10026877 或 10026877.pdf.pdf。
4. 批次處理前要不要備份？
建議備份。雖然批次處理可以顯著提高效率，但涉及合約、財務、檔案等正式文件時，最好先複製一份測試目錄，確認規則正確後再處理正式檔案。也可以先選擇少量 PDF 試執行，確認檔案名稱結果符合預期。
5. 這個方法只適用於 PDF 嗎？
本文示範的是「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，適用於 PDF 檔案。軟體介面中也可以看到 Word 工具、Excel 工具等辦公檔案處理分類，處理 doc、docx、xls、xlsx 等檔案時，應選擇對應類型的功能入口，不要把不同格式混在同一個 PDF 處理任務中。
總結
使用核爍文檔批量處理工具，可以把原本需要人工開啟、查看、複製、改名的 PDF 整理工作，變成一套規則化的批次操作。對於合約 PDF 來說，只要正文中存在格式穩定的合約編號，就可以透過「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，配合類似萬用字元的正則表達式\d{8}，快速擷取編號並覆蓋原檔案名稱。
這種方法的核心價值在於減少重複勞動、降低手動命名錯誤，並提升檔案檢索效率。建議你在正式處理大量 PDF 之前，先選取幾份樣本檔案測試表達式和命名結果；確認無誤後，再批次匯入整個資料夾進行處理。對於需要長期歸檔的合約、訂單和掃描件，這會明顯提升日常辦公效率。