合同PDF如果以1.pdf、2.pdf等序號儲存，會給後續檢索和歸檔帶來麻煩。本文圍繞合約編號擷取場景，講解如何在核爍文檔批量處理工具中使用「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，透過自訂公式匹配到的文字和\d{8}正則表達式，批次讀取PDF正文中的Contract No.編號，並將其覆蓋為新的PDF檔案名稱。教學包含效果預覽、詳細步驟和注意事項，適合合約管理、法務歸檔、專案資料整理等辦公場景。
合同資料的電子化管理，最怕檔案名不規範。很多合同PDF在掃描、下載或匯出時，會被命名成1.pdf、2.pdf、3.pdf，或者使用系統預設名稱。短時間內看似沒有問題，但當合同數量增加後，查找某一份合同就必須逐個打開PDF確認編號，既浪費時間，也容易出錯。
如果合同正文中已經包含「Contract No.」或「合同編號」，更合理的做法是直接把這個編號作為檔案名。這樣資料夾中的每個PDF都能與業務編號對應起來，後續無論是歸檔、檢索、上傳系統，還是與Excel台賬核對，都會方便很多。
本文將以截圖中的合同PDF為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，透過萬用字元/正則表達式匹配PDF正文中的8位合同編號，並批量重新命名多個PDF檔案。這個方法尤其適合法務、行政、專案管理、採購、財務等需要整理大量PDF合同或協議的崗位。
適用場景：合同、協議、訂單PDF按正文編號命名
本文方法適用於PDF正文中存在明確編號的資料。例如英文合同中的Contract No.，中文合同中的合同編號，採購訂單中的PO編號，服務協議中的協議號，報告文件中的報告編號等。只要這些編號可以從PDF文本中讀取出來，並且格式相對統一，就可以使用匹配規則批量提取。
截圖示例中的合同編號是連續8位數字，因此可以使用\d{8}這樣的正則表達式進行匹配。很多使用者會把這種規則稱為萬用字元表達式，因為它的作用都是「按模式找文本」。但從軟體介面看，輸入框明確標註為「正則表達式」，所以在實際設定時應按正則表達式語法填寫。
如果你的資料是Word合同，如docx、doc，或者是Excel台賬、txt文字檔，需要選擇相應類型的功能模組。本文示例只針對PDF檔案，功能入口也是「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」。
效果預覽：合同編號成為檔案名
處理前：資料夾裡只有序號PDF
處理前的資料夾中，4份PDF分別命名為1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。僅憑這些檔案名，無法知道哪一份對應哪個合同編號，也無法快速定位指定合同。
打開PDF後，在頁面頂部可以看到合同編號欄位。截圖中紅色箭頭指向「10026877」，該編號位於「Contract No.」後方。對合同管理來說，這個編號比原檔案名更重要，也更適合作為歸檔檔案名。
處理後：每個PDF都以合同編號命名
經過批量處理後，原來的序號檔案名被替換為PDF正文中的編號。資料夾中顯示的結果為10026877.pdf、20036655.pdf、20100511.pdf、33952100.pdf。
這種效果非常直觀：檔案名本身就是合同編號。後續如果有人提供合同編號10026877，只需要在資料夾中搜尋該編號即可快速找到對應PDF。
操作步驟：從PDF內容中提取Contract No.並批量命名
步驟一：開啟檔案名稱分類
啟動核爍文檔批量處理工具後，先觀察左側功能導航。截圖中可以看到「檔案名稱」分類處於選中狀態。由於本次任務是批量修改PDF檔案名，因此應進入該分類，而不是PDF工具或檔案整理等其他分類。
在檔案名稱功能列表中，找到「7、使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」。該功能卡片下方說明為「批量將 PDF 檔案內容中的某些文字作為該檔案的檔案名」。從這句話可以判斷，它正是用於把PDF正文裡的合同編號提取出來並作為新檔案名的功能。
點選該功能後，軟體會進入精靈式處理介面。精靈式流程的好處是每一步目的清晰，適合批量任務前逐項檢查，減少誤操作。
步驟二：匯入合同PDF檔案
進入功能介面後，第一步是「選擇需要處理的記錄」。頁面右上角有「加入檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。對於合同歸檔場景，通常建議把待處理PDF先放到同一個資料夾，再使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣不容易漏選。
截圖中已經匯入4份PDF，列表展示了檔案名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間。檔案名為1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf，副檔名均為pdf。底部顯示記錄數為4。
這一步的關鍵是確認處理對象。批量重新命名會同時影響多份檔案，所以不要急著下一步。建議核對檔案路徑是否正確，確認列表中沒有無關PDF。如果發現匯入錯誤，可以使用列表中的刪除操作或上方「清空」後重新匯入。
步驟三：選擇自訂公式匹配到的文字
確認檔案列表無誤後，點選「下一步」，進入「設定處理選項」。在「查找區域」中，介面提供多個選項。截圖中選擇的是「自訂公式匹配到的文字」。
為什麼不選「第一行文字」？因為合同編號不一定總在第一行，而且第一行可能是標題、空白或其他內容。為什麼不選「第一個條碼圖片」？因為本例目標是PDF正文中的數字文字，而不是條碼。因此，自訂公式匹配更適合當前需求。
選擇該項後，軟體會根據下方填寫的正則表達式，在PDF內容中查找符合規則的文字，並將匹配結果用於後續命名。
步驟四：輸入匹配8位合同編號的表達式
在「正則表達式」輸入框中填寫：
\d{8}
這條規則的含義是匹配連續8位數字。截圖中的合同編號10026877、處理結果中的20036655、20100511、33952100，都符合這一規則。因此，軟體可以從每份PDF中找到對應編號。
在很多辦公場景中，使用者會說「用萬用字元匹配編號」。這裡需要稍作區分：萬用字元通常指星號、問號一類簡單匹配符，而正則表達式更適合描述數字位數、字母範圍、重複次數等複雜規則。核爍文檔批量處理工具介面中使用的是「正則表達式」，所以填寫時要按正則語法。
如果你的合同編號不是8位數字，就不能照搬本例。例如編號為HT20260001，規則就需要考慮字母和數字組合；如果編號長度不固定，也需要更靈活的寫法。正式處理前，先觀察樣本檔案非常重要。
步驟五：將匹配結果覆蓋整個檔案名
在「位置」區域，選擇「覆蓋整個檔案名」。該選項表示匹配到的合同編號會替代原檔案名主體。原來的1.pdf將變成10026877.pdf，2.pdf將變成對應的合同編號.pdf。
介面還提供「在檔案名的左邊」「在檔案名的右邊」兩個選項。如果你希望保留原檔案名，可以選擇把編號加到左側或右側。但對於合同歸檔而言，直接使用合同編號作為檔案名更簡潔，更利於檢索和排序。
設定完成後，點選頁面底部「下一步」，進入後續流程。
步驟六：設定儲存位置並開始處理
從頁面頂部流程條可以看到，後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」。在批量處理正式執行前，建議選擇一個清晰的輸出位置，例如新建一個「已按合同編號命名」的資料夾，用於儲存處理後的PDF。
這樣做的好處是保留原始檔案，便於對比檢查。處理完成後，再根據結果決定是否替換原資料夾。對於合同、協議、法務資料等重要檔案，保留原件是一種更穩妥的操作習慣。
確認儲存位置後，進入開始處理步驟。處理結束後，打開輸出資料夾檢查檔案名是否與預期一致。根據示例結果，4份PDF會分別變成對應的8位編號檔案名。
常見問題與注意事項
1. 正則表達式匹配到錯誤編號怎麼辦？
如果PDF中除了合同號之外，還有其他8位數字，\d{8}可能匹配到不正確的內容。解決思路是讓規則更具體，例如結合「Contract No.」附近文本進行匹配，或先確認PDF中是否只有一個8位數字。批量處理前先測試幾份檔案，可以有效避免大範圍錯誤。
2. PDF中的編號必須能被選中嗎？
通常來說，如果PDF正文中的編號可以被滑鼠選中、複製，那麼更有可能被內容匹配功能讀取。如果PDF是純圖片掃描件，編號只是圖片的一部分，就可能無法直接按文本規則提取。遇到識別不到的情況，應先檢查PDF文字層。
3. 處理後會不會改變PDF內容？
本文操作的目標是重新命名檔案，即改變檔案名，不是編輯PDF正文內容。根據介面功能名稱「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」可以判斷，它是把內容中的文字作為檔案名使用，而不是修改合同正文。
4. 可以一次處理很多PDF嗎？
該功能定位就是批量處理檔案，適合一次匯入多個PDF。實際處理數量取決於檔案大小、PDF內容複雜度和電腦效能。對於特別重要或數量特別大的資料夾，建議先小批量測試，再處理全部檔案。
5. 重新命名後如何核對結果？
建議處理後按檔案名排序，抽查若干PDF，打開確認檔案名編號與正文編號一致。如果有Excel合同台賬，也可以將檔案名列表與台賬編號進行比對。批量處理提高效率，但最終歸檔前仍建議做必要核查。
總結：用批量處理工具提升合同PDF歸檔效率
合同PDF按編號命名，是檔案管理中非常基礎但重要的一步。手動重新命名雖然簡單，卻會在檔案數量增加時消耗大量時間。藉助核爍文檔批量處理工具，可以透過「使用檔案內容重新命名 PDF 檔案」功能，把PDF正文中的Contract No.編號自動提取出來，並批量生成規範檔案名。
本文示例使用\d{8}匹配連續8位合同編號，並選擇「覆蓋整個檔案名」，最終將1.pdf、2.pdf等無意義檔案名改為10026877.pdf等編號檔案名。對於需要整理大量合同、協議、訂單、報告PDF的辦公人員來說，這種方法能減少重複操作，提高歸檔準確性。建議你先準備少量樣本測試規則，確認無誤後再批量處理完整資料夾。