當資料夾裡有大量 PDF 合約時，檔名卻只是 1.pdf、2.pdf、3.pdf 這類臨時編號，後續檢索和歸檔會非常沒效率。本文以合約 PDF 為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，透過自訂匹配表達式從 PDF 正文中擷取 8 位合約編號，並將其批次作為新的檔名。文章會結合處理前、處理後效果和軟體操作截圖，說明匯入檔案、設定表達式、選擇覆寫檔名以及完成批次重新命名的完整流程。
在合約、訂單、發票、報告等PDF文件管理場景中，經常會遇到一個很實際的問題：文件內容裡明明有合約編號、訂單號或項目編號，但文件名卻是「1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf」這樣的臨時名稱。少量文件時可以逐個打開查看、複製編號、再手動重新命名；一旦數量達到幾十份、幾百份，重複操作不僅耗時，還很容易複製錯、漏改或覆蓋錯文件。
本文要解決的問題就是：如何使用萬用字元表達式或類似的正則匹配方式，批量從PDF文件內容中提取特定文字，並把提取到的文字作為PDF檔名。範例中，PDF正文裡包含8位合約編號，例如「10026877」，我們將使用核爍文檔批量處理工具的「使用文件內容重新命名 PDF 文件」功能，把原來的數字序號檔名批量改成合約編號檔名。
這類操作非常適合辦公場景中的批量文件整理。它的核心價值不是單個文件改名，而是把大量重複、機械、容易出錯的人工操作交給辦公軟體批量完成，從而提高歸檔、檢索、移交資料時的效率。
適用場景：哪些PDF適合用表達式批量重新命名
使用萬用字元表達式或正則表達式批量重新命名PDF文件，前提是文件內容中存在可識別、可比對的固定格式文字。比如本文截圖中的合約PDF，頁面上有「Contract No.」，後面跟著一串8位數字。只要這類編號在每份文件中格式一致，就可以通過表達式一次性提取。
常見適用場景包括：
- 合約PDF：用合約編號、協議編號、客戶編號作為檔名。
- 訂單PDF：用訂單號、採購單號、運單號批量重新命名。
- 發票或收據PDF：用發票號碼、流水號、日期加編號進行歸檔。
- 項目資料PDF：用項目編號、任務編號、檔案號統一命名。
- 掃描件PDF：如果經過OCR後能識別正文文字，也可以嘗試按正文中的編號改名。
如果文件內容中的目標文字是固定長度數字，例如8位合約編號，就可以像範例一樣使用「\d{8}」進行匹配。這裡的思路類似萬用字元：不需要逐個指定每個編號，而是用一個規則描述「我要找8個連續數字」。軟體會根據規則在每個PDF內容中尋找匹配的文字，再將匹配結果用於文件命名。
效果預覽：處理前檔名與PDF內容中的編號
處理前，資料夾中的PDF檔名只是簡單的序號。這樣的檔名無法直接判斷每個PDF對應哪一份合約，也不方便在資源管理器中搜尋具體合約編號。
從處理前截圖可以看到，檔名為「1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf」。如果要找到某一份合約，只能逐個打開文件查看內容。對於批量合約歸檔來說，這種命名方式明顯不夠規範。
再打開其中一份PDF，可以看到正文中存在明確的合約編號。截圖中紅框標出了「Contract No.」後面的數字「10026877」。這就是我們希望提取出來，並作為檔名的關鍵資訊。
也就是說，雖然目前檔名沒有業務含義，但PDF內容本身包含有價值的編號。核爍文檔批量處理工具要做的，就是把這些內容中的編號自動識別出來，並替換原檔名。
處理後效果：PDF檔名變成8位合約編號
處理完成後，原來的序號檔名已經被替換為PDF正文中提取到的8位數字編號。這樣一來，不打開文件也能知道每份PDF對應的合約編號，後續查詢、排序、歸檔都會更方便。
從處理後截圖可以看到，檔名已經變成「10026877.pdf、20036655.pdf、20100511.pdf、33952100.pdf」。這說明軟體成功地從不同PDF文件內容中提取到了各自對應的8位編號，並批量完成重新命名。
這種結果比手動重新命名更穩定：只要表達式設定準確，批量處理時每個文件都會按照同一規則執行，減少人工反覆打開、複製、貼上、修改檔名造成的失誤。
操作步驟：使用文件內容批量重新命名PDF
步驟一：進入「使用文件內容重新命名 PDF 文件」功能
打開核爍文檔批量處理工具後，在左側功能分類中選擇「文件名稱」。主介面會顯示多個與檔名處理有關的功能卡片，例如尋找替換檔名關鍵字、插入文字、加入前綴和後綴等。本文需要從PDF正文中提取文字作為檔名，因此選擇「使用文件內容重新命名 PDF 文件」。
這一步的目的，是進入專門用於「按PDF內容改名」的處理流程。它與普通的檔名替換不同，不是修改已有檔名中的某個字元，而是讀取PDF內部文字，再將匹配到的內容用於產生新檔名。
步驟二：加入需要批量處理的PDF文件
進入功能頁面後，介面頂部顯示目前功能名稱「使用文件內容重新命名 PDF 文件」。第一步是「選擇需要處理的記錄」。可以通過「加入文件」匯入單個或多個PDF，也可以通過「從資料夾中匯入文件」一次性匯入某個資料夾裡的PDF文件。
從截圖可以看到，已經匯入了4個PDF文件，表格中列出了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間等資訊。目前檔名仍然是「1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf」，副檔名為pdf。介面底部顯示記錄數為4，說明這4個文件會作為本次批量處理對象。
這一步建議先檢查文件列表是否正確，確認沒有誤匯入無關文件。如果發現某個文件不需要處理，可以使用列表右側的刪除操作移除；如果文件較多，也可以結合介面上的過濾、排序功能輔助核對。
步驟三：設定尋找區域，選擇自訂匹配文字
文件匯入完成後點選「下一步」，進入「設定處理選項」。在「尋找區域」中，介面提供了多個選項，包括「第一行文字」「第一個條碼圖片」和「自訂公式匹配到的文字」。本文的目標是提取PDF正文中的8位合約編號，因此選擇「自訂公式匹配到的文字」。
這一步非常關鍵。選擇自訂匹配後，軟體會根據下面填寫的表達式去PDF內容中尋找符合規則的文字。對於固定格式的合約編號、訂單號、檔案號，這種方式比固定提取第一行更靈活，也更適合不同版式但編號規則一致的文件。
步驟四：填寫表達式「\d{8}」，匹配8位數字編號
在「正則表達式」輸入框中填寫「\d{8}」。這個表達式表示匹配連續8位數字。範例PDF中的合約編號正好是8位數字，因此該表達式可以匹配到「10026877」「20036655」「20100511」等編號。
如果把它理解成萬用字元重新命名的思路，可以認為「\d」代表一個數字字元，「{8}」代表連續出現8次。這樣就不需要分別輸入每個合約編號，軟體會自動在每個PDF中尋找符合「8位數字」規則的文字。
需要注意的是，表達式應盡量與實際文件內容一致。如果PDF中還有其他8位數字，例如日期、電話片段或金額編號，就可能匹配到不想要的文字。遇到這種情況，可以根據實際文件內容進一步縮小匹配規則，例如結合編號前後的固定文字進行更精確的表達式設定。本文截圖中只展示了「\d{8}」的設定，因此範例以匹配8位數字為主。
步驟五：選擇命名位置為覆蓋整個檔名
在「位置」區域，截圖中選擇的是「覆蓋整個檔名」。這表示匹配到的文字會直接替換原檔名主體。例如原檔名「1.pdf」在處理後會變成「10026877.pdf」，副檔名仍然保留為PDF文件副檔名。
如果只是希望把編號加在原檔名前後，也可以根據介面中的位置選項選擇「在檔名的左邊」或「在檔名的右邊」。但本文的目標是將檔名完全規範為合約編號，因此選擇「覆蓋整個檔名」最直接。
步驟六：繼續下一步，設定儲存位置並開始處理
表達式和位置設定完成後，點選底部「下一步」。後續流程會進入「設定儲存位置」和「開始處理」。按照介面提示選擇儲存方式後，再執行處理即可。處理完成後，回到資料夾中檢查檔名，就可以看到PDF已經被批量重新命名為正文中的合約編號。
在正式處理大量文件前，建議先使用少量樣本測試。例如先匯入3到5個PDF，確認匹配結果和命名結果都符合預期，再批量處理完整資料夾。這樣可以降低表達式設定不準確導致批量命名錯誤的風險。
常見問題與注意事項
1. 為什麼使用「\d{8}」而不是直接輸入合約編號？
直接輸入某一個合約編號只能匹配單個文件，而「\d{8}」描述的是一類文字：連續8位數字。批量重新命名的意義就在於用統一規則處理多個文件，所以更適合使用表達式來匹配不同PDF中的不同編號。
2. 如果PDF中有多個8位數字怎麼辦？
如果一份PDF中出現多個8位數字，軟體可能匹配到其中某一個。為了避免命名結果不準確，需要根據文件內容特點優化表達式，盡量讓規則只匹配目標編號。處理前先抽查幾份PDF，確認編號格式是否唯一，是非常必要的。
3. 掃描版PDF可以這樣重新命名嗎？
如果PDF只是圖片掃描件，正文文字沒有被識別為可複製文字，按內容匹配可能無法獲取編號。此類文件通常需要先進行文字識別，使PDF內容可被讀取，再使用按內容重新命名功能。
4. 批量處理前是否需要備份？
建議保留原始文件備份，尤其是第一次使用表達式批量重新命名時。雖然批量處理能顯著提高效率，但表達式規則一旦設定不準確，也可能導致一批檔名不符合預期。先備份或先小批量測試，是更穩妥的辦公文件處理習慣。
總結：用規則替代手工改名，提高PDF歸檔效率
通過本文範例可以看到，使用核爍文檔批量處理工具，可以把原本需要逐個打開PDF、尋找合約編號、複製貼上並重新命名的工作，變成一次匯入、一次設定表達式、批量完成處理的流程。對於合約PDF、訂單PDF、發票PDF和各類檔案PDF來說，這種按內容批量重新命名的方法非常實用。
如果你的資料夾中也有大量類似「1.pdf、2.pdf、掃描件.pdf」這樣缺少業務含義的檔名，並且PDF正文中包含合約號、訂單號或檔案號，建議先用幾份文件測試表達式匹配效果，再批量處理整批資料。合理使用萬用字元表達式或正則表達式，可以顯著減少重複勞動，讓PDF文件整理更規範、更高效。