工作中經常需要把檔案發給同事、客戶或領導審閱，但最怕的就是對方不小心把原檔案內容改了，或者直接在上面編輯，結果收回來一份面目全非的文件。這時候，如果能讓文件只能批註不能修改內容，問題就解決了。今天咱們就來聊聊如何實現這個需求，有哪些工具和方法可以選擇。
為什麼需要給word加密碼不能修改只能批註？
Word只允許批註這個功能，在實際工作中特別實用。比如說，你把合約草案發給法務審核，你希望他們只提出修改意見，而不是直接在合約文本上改來改去；或者把報告初稿發給長官審閱，長官可以在旁邊批註意見，但不會誤操作刪除了重要內容；還有老師給學生批改作業、編輯審閱作者稿件等等，這些場景都需要讓文件只能批註不能修改。
Word只允許批註的效果預覽
處理前：
處理後：
方法一：使用核爍文檔批量處理工具來限制word編輯只能批註
推薦指數：★★★★★
優點：
1、針對性的設計。不像其他工具那樣把這個功能埋在一堆複雜設定裡，介面很直觀，你要做的就是勾選「限制編輯密碼」，然後選擇「只能批註」，就這麼簡單。
2、真正的批次處理能力。你只需要選擇所有這些文件，一次設定，一鍵處理，所有文件都會按照同樣的規則被保護起來。
3、本地處理保障安全。所有操作都在你自己的電腦上完成，文件不需要上傳到任何雲端伺服器。
缺點：
【核爍文檔批量處理工具】需要下載到本地才能使用。
操作步驟：
1、下載並開啟【核爍文檔批量處理工具】，在左側選擇【word工具】，再到右邊選擇【Word 新增密碼保護】。
2、點擊右上方【新增檔案】，或者拖曳待加密的word到指定位置，完成檔案上傳。
3、點擊【下一步】，開啟【限制編輯密碼】按鈕，下面勾選【只能批註】，解除限制時的密碼根據需求填寫。
4、點擊【下一步】，工具會開始批次給word文件加上限制編輯的密碼，完成後會及時給出提示。
方法二：使用Microsoft Word內建功能來限制編輯只能批註
推薦指數：★★★☆☆
優點：完全免費，無需安裝任何第三方軟體。作為Office原生功能，相容性最好，設定後在任何支援Office的裝置上都能正確顯示權限限制。
缺點：無法批次處理，每個文件都需要單獨設定。操作路徑較深，不熟悉的使用者可能需要搜尋教學才能找到正確設定位置。缺乏統一的密碼管理功能，每個文件密碼需要單獨記錄。
操作步驟：
1、開啟需要設定的Word文件，點擊「檔案」選單。
2、選擇「資訊」索引標籤，點擊「保護文件」按鈕。
3、在下拉選單中選擇「限制編輯」。
4、在右側邊欄中勾選「僅允許在文件中進行此類型的編輯」。
5、在下拉方塊中選擇「批註」，設定密碼並點擊「是，啟動強制保護」。
方法三：使用Word巨集錄製（半自動化）鎖定word不被修改只能批註
推薦指數：★★★☆☆
優點：可以在單個Word內實現重複操作，稍微提升效率。錄製好的巨集可以在其他文件中重複使用。
缺點：巨集的安全性設定可能被系統阻止。每次只能處理一個開啟的文件，批次處理能力有限，不同Word版本的巨集相容性可能有問題。
操作步驟：
1、開啟Word，點擊「檢視」->「巨集」->「錄製巨集」。
2、給巨集命名並指定快捷鍵，開始錄製。
3、按上述手動步驟設定「限制編輯」為批註。
4、停止錄製，儲存文件。
5、對其他文件按快捷鍵應用巨集，但需逐個開啟。
方法四：使用Adobe Acrobat Pro（轉換為PDF）讓word不被修改
推薦指數：★★★☆☆
優點：產生PDF格式更安全，跨平台相容性極好。可以設定複雜的權限管理，包括列印、編輯等。
缺點：需要轉換為PDF，失去了Word的編輯靈活性。Acrobat Pr不是專門為Word文件設計，操作起來比較迂迴。
操作步驟：
1、用Word開啟文件，另存為PDF格式。
2、用Acrobat Pro開啟PDF檔案。
3、點擊「工具」->「保護」->「更多保護」。
4、選擇「使用密碼進行安全性設定」。
5、在權限設定中限制編輯，允許註釋。
方法五：使用LibreOffice（開源替代方案）防止word被修改
推薦指數：★★★☆☆
優點：完全免費開源，功能豐富。支援批次處理巨集，理論上可以實現自動化。
缺點：與MS Word的相容性有時存在問題。設定介面和操作邏輯與Word不同，需要重新學習。
操作步驟：
1、啟動LibreOffice軟體，選擇「開啟檔案」功能，找到你需要設定的Word文件（支援.doc和.docx格式），將其匯入軟體的工作區。
2、在LibreOffice頂部選單列中點擊「檔案」，從下拉選單中找到「屬性」選項並點擊，在彈出的對話方塊中選擇「安全性」標籤頁，進入權限設定介面。
3、在安全性設定介面中，你先勾選「使用密碼開啟文件」選項並輸入密碼，然後找到文件保護相關的選項，設定編輯限制為「建議唯讀」或完全限制編輯。
4、在保護選項的下拉選單裡，系統預設提供「唯讀（建議）」選項，可以選擇「自訂」來更精細地設定權限，比如允許批註、允許填寫表單等特定操作。
5、所有設定完成後點擊「確定」儲存設定，然後再次點擊「檔案」->「另存新檔」，注意選擇儲存格式為「Microsoft Word文件(.docx)」以確保與Word的相容性。
方法六：使用OnlyOffice（企業級線上文件）防止word被編輯但能備註
推薦指數：★★☆☆☆
優點：開源免費，支援私有化部署。協作編輯功能強大，權限控制精細。
缺點：需要自建伺服器或使用其雲端服務。對個人使用者來說設定相對複雜。
操作步驟：
1、首先需要在自己的伺服器上安裝部署OnlyOffice服務，或者直接存取官方的線上OnlyOffice平台，註冊並登入你的帳戶。
2、登入成功後進入文件管理介面，點擊上傳按鈕將需要設定的Word文件上傳到系統中，支援批量上傳多個檔案。
3、上傳完成後，在文件列表中找到目標檔案，右鍵點擊選擇「屬性」或「設定」，進入詳細的存取權限設定頁面。
4、在權限設定區域找到編輯權限選項，從下拉選單中選擇「檢視和評論」這一級別，這樣使用者就只能新增批註而無法修改原文。
5、權限設定完畢後，點擊產生分享連結按鈕，複製連結並透過郵件或即時通訊軟體傳送給需要審閱文件的相關使用者。
好的工具應該是讓工作更輕鬆，而不是更複雜。無論是合約審核、報告審閱、作業批改還是稿件評審，設定合適的文件保護權限，既能保證文件安全，又能方便協作交流。選擇適合你的工具，讓文件管理變得更加高效有序吧。