本文講解如何使用辦公軟體中的 Word 批量查找取代功能，透過正則表達式萬用字元公式一次性處理多個 docx 文件中的關鍵字。範例中將多個 Word 檔案裡的三位大寫英文縮寫統一取代為 A，將連續數字統一取代為 B，適合批量修改合約、論文、培訓資料、範本文件中的編號、縮寫、代碼和佔位符。文章包含處理前後效果預覽、詳細操作步驟和注意事項，幫助使用者減少逐一開啟 Word 手動查找取代的重複勞動。
在日常辦公中，很多人都會遇到類似問題：一個資料夾裡有幾十個甚至上百個 Word 文件，裡面分散著相同類型的關鍵字、編號、英文縮寫或佔位符，需要統一替換。如果逐個開啟 docx 或 doc 檔案，再使用 Word 內建的尋找取代，不僅耗時，而且容易漏改。尤其當要替換的不是固定文字，而是一類有規律的內容，例如「三個連續大寫字母」「連續數字」「某種編號格式」時，一般尋找取代往往不夠靈活。
本文以截圖中的範例為基礎，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具這類辦公軟體，透過「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，結合正則表達式萬用字元公式，批次替換多個 Word 檔案內容中的關鍵字。範例中共有 6 個 docx 檔，需要把文件裡的三位大寫英文縮寫替換成 A，把連續數字替換成 B。透過一次設定，軟體即可批次處理所有檔案，從而減少重複勞動，提升文件整理和資料標準化的效率。
適用場景：哪些 Word 文件適合用正則表達式批次替換
使用正則表達式萬用字元公式批次替換 Word 內容，適合處理「有規律但不完全相同」的文字。與一般的固定關鍵字替換相比，它更適合批次識別一類文字。例如截圖中使用的 [A-Z]{3} 可以配對三個連續的大寫英文字母，\d+ 可以配對連續數字。也就是說，BOT、ELA、BUD 這類三位大寫縮寫都可以被同一個公式識別，60、3、5 這類數字也可以被同一個公式識別。
常見應用場景包括：
- 批次替換英文縮寫：例如將多個 docx 文件中的部門代碼、課程代碼、專案代碼統一替換為新的簡稱。
- 批次處理數字編號：例如把 Word 文件中的頁碼引用、條款編號、金額數字、課程學時等統一替換為佔位符，便於去識別化或範本化。
- 批次清理範本佔位符：例如文件中有 ABC、DEF、XYZ 等佔位符，需要按規則替換。
- 批次去識別化資料：例如把多個 Word 檔案中的編號、證件片段、統計數字替換為統一字元，便於對外分享。
- 批次標準化舊版文件：例如將多個 doc、docx 檔案中的舊代碼、舊欄位、舊編號規則轉換為新規則。
如果你的任務是「很多 Word 檔案都要改，而且修改對象具有一定規律」，那麼使用辦公軟體的批次處理功能會比手動操作更可靠。手動操作需要反覆開啟、尋找、取代、儲存，而批次工具可以把這些重複動作集中為一次任務。
效果預覽：處理前後 Word 關鍵字替換結果
處理前：多個 docx 檔案需要統一修改
從處理前截圖可以看到，當前資料夾中有 1.docx 到 6.docx 共 6 個 Word 文件。這類場景非常典型：檔案數量不一定很多，但每個檔案都需要執行相同的替換規則。如果檔案更多，手動處理的成本會迅速增加。
開啟其中一個文件後，可以看到正文中存在多個需要處理的內容。例如標題中的 BOT，正文中的 ELA，以及 60 hours 中的數字 60。截圖中用紅色箭頭標出了部分待替換內容，說明這些內容分散在標題、正文段落、列表項目等不同位置。
如果只使用一般的固定關鍵字替換，你可能需要分別尋找 BOT、ELA、BUD 等多個縮寫，再分別尋找 60、3、5 等數字。這樣不僅步驟多，而且容易遺漏。正則表達式的優勢就在於：它不是只尋找某一個固定詞，而是尋找符合規則的一類文字。
處理後：符合公式的內容被統一替換
處理後的截圖顯示，原文中符合規則的內容已經被替換。例如三位大寫英文字母被替換成 A，連續數字被替換成 B。標題中的 BOT 被替換為 A，正文中的 ELA 也被替換為 A，數字 60、3、5 等位置則替換為 B。
這種處理方式非常適合批次去識別化、批次範本化和批次標準化。更重要的是，替換規則只需要設定一次，多個 Word 檔案會按同樣規則自動處理，避免逐篇文件重複操作。
操作步驟：用核爍文檔批量處理工具批次替換 Word 關鍵字
步驟一：進入 Word 工具，選擇「尋找並取代 Word 中的關鍵字」
開啟軟體後，在左側工具分類中選擇 Word 工具。主介面會顯示多個與 Word 文件處理相關的功能，例如加入浮水印、刪除空白、轉換格式等。根據截圖，本次需要使用的是第 1 項：尋找並取代 Word 中的關鍵字。
這一步的目的，是進入專門用於批次尋找和取代 Word 內容的流程。對於 docx、doc 等 Word 檔案，只要替換任務是針對正文內容中的關鍵字，就可以優先考慮這個功能。選擇該功能後，軟體會進入精靈式處理頁面，按照「選擇記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理」的順序完成任務。
步驟二：加入需要處理的 Word 檔案
進入功能頁面後，首先處於第 1 步「選擇需要處理的記錄」。頁面右上方可以看到 加入檔案、從資料夾中匯入檔案、清空、更多 等按鈕。截圖中已經匯入了 6 個 docx 檔，列表中顯示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。
如果你只需要處理少量指定檔案，可以點選「加入檔案」逐個選擇。如果一個資料夾中都是要處理的 Word 文件，則可以使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣更適合批次任務。檔案加入列表後，要檢查名稱和路徑是否正確，確認沒有誤加入不需要處理的文件。列表底部會顯示記錄數，截圖中記錄數為 6，表示本次將處理 6 個檔案。
這一步的預期結果是：所有待替換的 Word 文件都出現在列表中，並且副檔名為 docx。確認無誤後，點選頁面下方的「下一步」，進入處理選項設定。
步驟三：選擇公式模糊尋找文字，輸入正則表達式萬用字元
第 2 步是整個任務的核心。在「設定關鍵詞選項」區域，可以看到「尋找方式」中有兩個選項：精確尋找文字和使用公式模糊尋找文字。本例需要用正則表達式萬用字元識別一類文字，因此選擇「使用公式模糊尋找文字」。
截圖中的「需要尋找的關鍵字列表」填寫了兩行：
- [A-Z]{3}：用於配對三個連續的大寫英文字母，例如 BOT、ELA 等。
- \d+：用於配對連續數字，例如 60、3、5 等。
右側「替換後的關鍵字列表」對應填寫了兩行：
- A：與左側第一行對應，將配對到的三位大寫字母替換為 A。
- B：與左側第二行對應，將配對到的連續數字替換為 B。
這裡要特別注意「行對應關係」。左側第 1 行的尋找公式，對應右側第 1 行的替換結果；左側第 2 行的尋找公式，對應右側第 2 行的替換結果。如果順序寫反，替換結果也會跟著變化。比如把 A 和 B 寫反，就會導致大寫縮寫變成 B，而數字變成 A。
此外，介面中還有「忽略字母的大小寫」選項。截圖中該選項沒有被勾選，因此 [A-Z]{3} 主要配對大寫字母。如果你的文件中既有 BOT，也有 bot，並且希望一起處理，可以根據實際需要再考慮是否啟用大小寫忽略。本文範例按照截圖設定，不勾選該項。
步驟四：設定儲存位置並開始處理
完成尋找公式和替換內容設定後，點選「下一步」，進入「設定儲存位置」。雖然截圖沒有展示儲存位置頁面的細節，但從精靈頂部可以看到第 3 步為「設定儲存位置」，第 4 步為「開始處理」。一般來說，批次處理 Word 檔案時建議把處理後的檔案儲存到新的資料夾中，避免直接覆蓋原始文件。這樣即使公式設定不符合預期，也可以回到原檔案重新處理。
儲存位置確認後，進入「開始處理」。軟體會按照檔案列表逐個開啟並處理 Word 內容，將符合規則的文字替換為對應的新內容。處理完成後，再開啟輸出檔案，就可以看到替換後的效果。
正則表達式公式說明：為什麼能一次替換多種關鍵字
本例的關鍵在於兩個公式：
[A-Z]{3} 可以拆開理解：[A-Z] 表示任意一個大寫英文字母，{3} 表示連續出現 3 次。因此它配對的是任意三個連續大寫英文字母。這樣不需要分別輸入 BOT、ELA、ABC、XYZ，只要它們符合「三個大寫字母」的規則，就會被識別。
\d+ 可以理解為：\d 表示數字，+ 表示出現一次或多次。因此 1、60、2026 這類連續數字都可能被配對。截圖中的 60 hours 變成 B hours，page 3 變成 page B，就是因為數字部分符合該公式。
這類寫法特別適合處理結構化文字。你可以把正則表達式理解為「尋找規則」，而不是「固定關鍵詞」。當 Word 文件中存在大量類似但不完全相同的內容時，公式模糊尋找會更有效率。
常見問題與注意事項
1. 替換前是否需要備份 Word 檔案？
建議備份。批次替換一旦規則設定錯誤，影響的可能是多個 docx 或 doc 檔案。為了降低風險，最好先複製一份原檔案，或者在「設定儲存位置」時選擇新的輸出目錄，不要直接覆蓋原始檔案。
2. 為什麼替換結果和預期不一致？
常見原因是正則表達式範圍過寬。例如 \d+ 會配對所有連續數字，如果文件中有日期、頁碼、編號、金額，都可能被替換。如果只想替換某一類數字，需要進一步收窄公式規則。正式批次處理前，可以先用少量檔案測試。
3. 左右兩側關鍵字列表必須一一對應嗎？
是的。左側「需要尋找的關鍵字列表」和右側「替換後的關鍵字列表」按行對應。左側第一行配對到的內容會替換為右側第一行，第二行對應第二行。設定多條規則時，務必檢查行數、順序和內容。
4. doc 和 docx 都能用這種思路處理嗎？
本文截圖中的檔案副檔名為 docx。對於日常辦公中的 Word 檔案，docx 是最常見格式；如果你的文件是舊版 doc，也可以先確認軟體目前功能是否支援該格式，或先轉換為 docx 後再批次處理。
5. 是否適合替換整段文字？
如果要替換的是完整段落，截圖中還有「根據關鍵字尋找並取代 Word 中的完整段落」功能。本篇講的是替換內容中的關鍵字或符合規則的短文字。如果需求是刪除或取代整段，應選擇更匹配的功能。
總結：用批次處理工具減少 Word 重複替換工作
透過本文範例可以看到，使用核爍文檔批量處理工具的「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，可以把多個 Word 文件中的規律性內容一次性替換完成。相較於逐個開啟 1.docx、2.docx、3.docx 手動尋找取代，批次處理更適合資料整理、範本維護、內容去識別化和批次標準化等辦公場景。
如果你的 Word 檔案中有大量類似 BOT、ELA 這樣的縮寫，或 60、3、5 這樣的數字，需要按統一規則替換，建議先準備好檔案備份，再在軟體中匯入檔案、選擇公式模糊尋找文字、填寫正則表達式和替換內容，最後設定儲存位置並開始處理。這樣可以把原本重複、繁瑣、容易出錯的 Word 批次替換任務，壓縮為一次清晰可控的操作流程。