面對大量報表、合約、統計表和 PDF 資料，如果需要在每個檔案名稱最前面加上同一段文字，手動重新命名往往效率低且容易出錯。本文介紹使用核爍文檔批量處理工具的「在檔案名稱中插入文字」功能，透過匯入檔案、設定插入位置為 0、填寫需要插入的文字，實現多個檔案名稱開頭統一新增內容，適合 Word、PDF、Excel 等辦公檔案的批次整理與歸檔。
檔案名稱看似只是一個小細節，但在團隊協作、資料歸檔、客戶交付和財務管理中，檔案名稱是否規範會直接影響查詢效率。很多使用者會遇到這樣的情況：一個資料夾裡有年度報告、季度報表、報銷單、預算表、稅務文件等資料，檔案格式包括 Word、PDF、Excel。現在需要在每個檔案名稱最前面統一加上公司名稱或專案名稱，如果一個一個手動改，操作重複、耗時，而且很容易把某個檔案漏掉。
本文要講的，就是如何使用核爍文檔批量處理工具，把同一段文字批次插入到多個檔案名稱的開始位置。範例中要插入的文字是 Oakwood Enterprises Company_，處理後每個檔案名稱都會以這段文字開頭。這個方法適合批次給檔案名稱加前綴、批次重新命名辦公檔案、統一整理 docx、doc、pdf、xlsx、xls 等檔案。
適用場景：批次在檔案名稱最前面插入文字能解決哪些問題
客戶資料交付：當給客戶交付一整套資料時，可以在所有檔案名稱開頭加上客戶公司名稱，避免客戶在下載或轉存後無法判斷檔案來源。
專案檔案歸檔：專案檔案往往包含方案、預算、報告、資料表和附件。給檔案名稱統一加上專案簡稱或專案編號，可以讓檔案在不同資料夾中仍然保持清晰歸屬。
財務檔案整理：財務部門經常處理報銷表、費用明細、預算表、年度報告和稅務申報檔案。給檔案名稱開頭新增公司、部門或年度資訊，可以減少後續查詢成本。
跨格式檔案統一命名：很多批次重新命名需求並不侷限於某一種檔案格式。截圖中的範例同時包含 .docx、.pdf、.xlsx 檔案。對於常見 Word 文件、PDF 報告、Excel 表格等，只要需求是修改檔案名稱，就可以用統一規則批次完成。
效果預覽：處理前檔案名稱分散，缺少統一識別資訊
處理前的檔案名稱以具體內容為主，例如 Tax_Declaration_2024.docx、Reimbursement_Form_March_2024.pdf、Quarterly_Report_Q1_2024.docx、Income_Statistics_Q1_2024.pdf、Annual_Expense_Comparison.xlsx 等。這樣的檔案名稱可以看出檔案主題，但看不出這些檔案屬於哪個客戶或公司。
如果這些檔案只存在於一個固定資料夾中，問題可能不明顯；但一旦需要傳送給同事、上傳到共享磁碟、歸檔到多個專案目錄，缺少統一前綴就會帶來管理風險。尤其當不同公司或專案的檔案名稱相似時，單靠原始檔案名稱很容易混淆。
效果預覽：處理後檔案名稱前綴統一，歸屬更清晰
處理後，所有檔案名稱開頭都插入了 Oakwood Enterprises Company_。從截圖可以看到，新檔案名稱保留了原始檔案主題，同時增加了統一識別資訊。例如 Annual_Report_2024.pdf 變成 Oakwood Enterprises Company_Annual_Report_2024.pdf，Tax_Declaration_2024.docx 變成 Oakwood Enterprises Company_Tax_Declaration_2024.docx。
這樣的命名方式非常適合批次歸檔：前綴負責說明歸屬，原檔案名稱負責說明內容，副檔名負責保持檔案類型。對辦公人員來說，這比手動逐個重新命名更穩定，也更容易形成統一命名規範。
操作步驟：用核爍文檔批量處理工具統一插入檔案名稱前綴
第一步：從主介面進入檔案名稱處理功能
開啟核爍文檔批量處理工具，在左側導航欄中找到並點選檔案名稱。這是與檔案名稱批次處理相關的功能分類。右側會出現多個功能卡片，包括尋找取代檔案名稱關鍵詞、在檔案名稱中插入文字、檔案名稱新增前綴和後綴等。
本教學要實現的是「在檔案名稱的開始位置插入一段指定文字」，因此選擇截圖中高亮的「在檔案名稱中插入文字」。它的說明是「批次在檔案名稱中的某個位置插入文字」，與本文需求完全對應。
這一步的預期結果是進入專門的插入文字處理頁面，為後續匯入檔案和設定插入規則做準備。
第二步：新增檔案，建立待處理檔案列表
進入功能頁面後，頂部流程顯示當前處於「選擇需要處理的記錄」。介面右上方有新增檔案和從資料夾中匯入檔案兩個按鈕。兩者的區別主要在於選擇方式：如果你已經明確知道要處理哪幾個檔案，可以使用「新增檔案」；如果整個資料夾中的檔案都需要處理，則「從資料夾中匯入檔案」更方便。
檔案匯入後會顯示在列表中。列表中可以看到檔案名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間等資訊。截圖中匯入的檔案路徑位於桌面測試資料夾，檔案類型包含 xlsx、pdf、docx 等。透過這個列表，使用者可以在執行批次處理前檢查檔案是否正確。
如果發現匯入了不該處理的檔案，應在正式進入下一步前移除。批次處理的優勢是一次操作多個檔案，但前提是待處理列表準確。確認列表無誤後，點選底部下一步。
第三步：設定插入位置和要插入的文字
進入「設定處理選項」後，需要填寫兩個欄位。第一個欄位是位置，第二個欄位是需要插入的文字。範例中位置填寫為 0，需要插入的文字填寫為 Oakwood Enterprises Company_。
這裡最關鍵的是位置設定。因為目標是在檔案名稱最前面插入文字，所以位置應填寫 0。這樣軟體會把輸入內容放到原檔案名稱的起始處，而不是放到中間或末尾。
另一個關鍵點是插入文字本身。截圖中使用的文字末尾包含底線，這樣可以把公司名稱和原檔案名稱隔開。處理後的命名結構會變成「公司名稱_原檔案名稱.副檔名」，例如 Oakwood Enterprises Company_Expense_Details_February_2024.xlsx。這種格式清晰、可讀性好，也便於後續按公司名稱搜尋。
第四步：繼續設定儲存位置並執行處理
設定完處理選項後，繼續點選頁面底部的下一步。根據頂部流程，後面還會經過「設定儲存位置」和「開始處理」。在實際操作中，應按照介面提示完成儲存位置設定，並在開始處理前再次確認規則是否正確。
建議在處理重要檔案時，先使用少量檔案測試一次。例如先選 2 到 3 個檔案，確認插入位置、前綴文字和處理結果都符合預期，再對完整資料夾執行批次處理。這樣可以兼顧效率和安全性。
常見問題與注意事項
位置應該填 0 還是 1？
如果目標是把文字插入到檔案名稱最前面，範例中使用的是位置 0。位置 0 代表起始位置，處理結果就是在原檔案名稱第一個字元之前新增文字。如果填寫其他數字，文字可能會插入到檔案名稱中間，不適合本文所說的「開頭新增前綴」。
插入文字裡可以包含空格嗎？
範例中的 Oakwood Enterprises Company_ 包含單詞間空格，並在末尾使用底線作為分隔。檔案名稱中使用空格是常見做法，但為了跨系統和批次管理更穩定，也可以根據公司規範使用底線或短橫線。關鍵是同一批檔案保持一致。
批次處理會影響檔案內容嗎？
本文演示的是檔案名稱處理，不是修改 Word、PDF、Excel 檔案內容。從截圖中的功能名稱和處理結果看，變化發生在檔案名稱層面，檔案副檔名仍然保留。因此它更適合檔案管理和歸檔場景。
如果檔案名稱已經有前綴怎麼辦？
在批次插入前，應先檢查檔案列表。如果部分檔案已經有相同前綴，再執行插入可能導致重複前綴。對於這類情況，建議先整理檔案，或分批選擇沒有前綴的檔案進行處理。
能否一次處理不同格式檔案？
截圖中的範例同時處理了 xlsx、pdf、docx 檔案，說明這個流程適合混合格式檔案名稱的批次處理。實際使用時，可以把同一批需要統一命名的辦公檔案放入列表後一起處理。
總結：統一檔案名稱前綴，讓辦公歸檔更高效
批次給多個檔案名稱最前面插入文字，是一個高頻但容易被低估的辦公需求。手動重新命名會佔用大量時間，而核爍文檔批量處理工具把這一過程拆成清晰的步驟：選擇功能、匯入檔案、設定位置為 0、填寫插入文字、繼續儲存並處理。整個過程適合非技術使用者，也適合需要頻繁整理檔案的行政、財務、專案和運營人員。
如果你手頭正有一批 Word、PDF、Excel 檔案需要統一加公司名稱、專案名稱或部門標識，可以按照本文步驟操作。把重複勞動交給批次處理工具完成，既能減少錯誤，也能讓檔案歸檔更加規範。