當多個 Excel 表格中存在同一類編號、代碼或關鍵字需要清理時，逐個打開文件查找替換不僅耗時，還容易漏刪。本文以核爍文檔批量處理工具為例，示範如何透過「尋找並取代 Excel 中的關鍵字」功能，使用類似 030\d{3}、46\d{3} 的萬用字元正則表達式，批次刪除多個 xlsx 表格儲存格中的符合內容，並保留其他資料不變。適合處理編號去敏化、區域代碼清理、報表敏感欄位刪除等辦公情境。
在日常辦公中，Excel 表格經常會承載大量結構化資料，例如產品清單、客戶名單、醫院編號、區域代碼、財務流水、統計報表等。很多時候，我們並不是要刪除某一個固定文字，而是要刪除一類具有相同規律的內容：比如所有以 030 開頭的 6 位編號，或者所有以 46 開頭的 5 位區域代碼。如果檔案只有一個，使用 Excel 內建的尋找取代還能勉強完成；但如果有幾十個、上百個 xlsx、xls 檔案需要處理，逐個打開、逐個尋找、逐個取代就會變成非常重複且容易出錯的工作。
本文介紹的做法，是使用辦公軟體 核爍文檔批量處理工具，透過「尋找並取代 Excel 中的關鍵字」功能，配合萬用字元或正規表示式規則，一次性批次刪除多個 Excel 檔案中的符合關鍵字。這裡的「刪除」並不是刪除整列或整欄，而是把符合的儲存格文字取代為空，從而清空指定編號或關鍵字，保留表格結構、其他欄內容與未符合的資料。
從截圖可以看到，範例資料中需要刪除的是兩類內容：一類是 Hospital CCN 欄中類似 030006、030010、030011 這樣的編號；另一類是 CBSA 欄中類似 46060 的代碼。透過設定表達式 030\d{3} 和 46\d{3}，軟體可以自動識別並批次清理這些符合規律的文字。
適用場景：哪些 Excel 批次刪除關鍵字任務適合這樣處理
使用萬用字元正規表示式批次刪除 Excel 表格關鍵字，適合解決「內容有規律但數量很多」的辦公問題。相較於人工篩選和手動取代，這種方法最大的價值在於：不用關心具體出現了幾個值，只要規則正確，軟體就能在多個檔案中自動尋找並處理。
常見適用場景包括：
- 批次刪除編號首碼相同的資料：例如刪除所有以 030 開頭、後面接 3 位數字的編號，可使用類似 030\d{3} 的表達式。
- 批次清理區域代碼、部門代碼、專案代碼：例如刪除所有以 46 開頭的 5 位代碼，可使用類似 46\d{3} 的規則。
- 批次刪除敏感欄位：如手機號碼片段、身分證字號片段、客戶編碼、內部工號等。只要欄位有固定格式，就可以透過表達式定位。
- 批次處理多個 Excel 檔案：包括 xlsx、xls 等常見 Excel 表格檔案。截圖中一次匯入了 product_list.xlsx、team-participant-list.xlsx、test.xlsx 三個檔案。
- 報表發布前的資料去識別化：在對外發送表格前，刪除不應公開的編號或代碼，保留名稱、分類、地區等可展示資訊。
如果你的需求是「把某些符合內容取代成空白」，而不是手動刪除整欄或整列，那麼這類批次尋找取代工具會非常適合。它可以減少重複勞動，降低漏處理的機率，也更適合標準化、批次化的辦公流程。
效果預覽：處理前和處理後的 Excel 表格變化
處理前：表格中存在需要批次刪除的編號和代碼
處理前的 Excel 檔案中，Hospital CCN 欄出現了多條以 030 開頭的編號，例如 030006、030010、030011、030064、030074 等；CBSA 欄中也出現了多條 46060。截圖中用紅色箭頭標出了需要處理的區域，這些內容具有明顯規律，非常適合使用萬用字元或正規表示式批次定位。
如果人工處理，需要先篩選或搜尋 030 開頭的編號，再搜尋 46 開頭的代碼，還要確保多個檔案中全部處理完畢。檔案數量一多，操作不僅慢，而且很難保證每個活頁簿、每個工作表都沒有遺漏。
處理後：符合表達式的內容被清空，其他資料保留
處理完成後，原本符合規則的編號和代碼被刪除，相關儲存格變為空白。截圖中可以看到，Hospital CCN 欄中以 030 開頭的編號已被清理，CBSA 欄中 46060 也被清空；而 Hospital Name、CBSA Name 等其他欄資料仍然保留。這說明本次處理針對的是儲存格文字內容，不會破壞整個表格的列欄結構。
對於需要批次去識別化、批次清理代碼、批次刪除關鍵字的 Excel 檔案來說，這種結果通常就是我們希望得到的：只刪除符合規則的文字，不影響其他欄位，處理後仍可繼續篩選、統計或分發。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具批次刪除 Excel 關鍵字
下面按照截圖順序說明實際操作流程。整體流程可以理解為四步：選擇工具、匯入 Excel 檔案、設定尋找取代規則、選擇儲存位置並開始處理。軟體採用精靈式介面，適合批次處理多個檔案。
步驟一：進入 Excel 工具，選擇「尋找並取代 Excel 中的關鍵字」
開啟 核爍文檔批量處理工具 後，在左側功能分類中選擇 Excel 工具。在功能列表中找到並點選 「尋找並取代 Excel 中的關鍵字」。截圖中該功能位於 Excel 工具列表的第一項，說明它是專門用於批次尋找、取代 Excel 檔案內容的功能。
這一步的目的，是進入適合本任務的處理模組。由於我們的目標是刪除很多 Excel 表格檔案中的關鍵字，本質上就是把符合的關鍵字取代為空，因此應選擇「尋找並取代」類功能，而不是格式轉換、圖片匯出或加密解密功能。
步驟二：新增需要批次處理的 Excel 檔案
進入功能頁面後，首先來到「選擇需要處理的記錄」步驟。介面右上方可以看到 新增檔案、從資料夾中匯入檔案、清空、更多 等按鈕。根據截圖，當前已經匯入了 3 個 xlsx 檔案，分別是 product_list.xlsx、team-participant-list.xlsx、test.xlsx，並且表格中顯示了檔案路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。
如果檔案分散在不同位置，可以使用「新增檔案」逐個選取；如果同一批 Excel 檔案都放在一個資料夾中，更適合使用「從資料夾中匯入檔案」。匯入後，建議先檢查列表中的檔案名稱和副檔名，確認沒有誤選不需要處理的表格。介面底部顯示記錄數為 3，表示本次將對 3 個 Excel 檔案執行同一套尋找取代規則。
這一步的預期結果是：所有需要刪除關鍵字的 Excel 檔案都出現在待處理列表中。只有進入列表的檔案，後續設定的表達式規則才會被批次套用。
步驟三：設定處理範圍，指定只處理儲存格文字
點選「下一步」後進入「設定處理選項」。在截圖中，「處理範圍」區域勾選了 儲存格文字，而「工作表 Sheet 的名稱」「工作表中的形狀上的文字」沒有勾選。對於本例來說，需要刪除的是 Excel 儲存格中的編號和代碼，因此只處理儲存格文字即可。
這樣設定的好處是處理目標更明確：軟體會在表格儲存格內容中尋找符合項目，而不會去修改工作表名稱或形狀文字。對於包含圖形、註解、說明文字的工作簿來說，明確處理範圍可以降低誤處理風險。
在「需要處理的儲存格公式類型」區域，截圖中選擇了「不限制」；「包含公式的儲存格處理方式」選擇了「公式計算後的值」；「需要處理的儲存格資料類型」勾選了「文字」。這些選項說明，本次任務主要面向文字型儲存格內容。需要注意的是，Excel 中很多編號雖然看起來像數字，但為了保留前導零，實際往往以文字形式儲存，例如 030006。如果要刪除這類編號，勾選文字類型是合理的。
步驟四：選擇「使用公式模糊尋找文字」，輸入萬用字元正規表示式
繼續查看「設定關鍵字選項」區域。截圖中「尋找方式」選擇的是 使用公式模糊尋找文字，而不是「精確尋找文字」。這一步非常關鍵：如果只是刪除固定文字，可以使用精確尋找；但本例要刪除的是一類編號，比如 030 後面接 3 位數字，或者 46 後面接 3 位數字，因此需要使用表達式進行模糊比對。
在「需要尋找的關鍵字列表」中，截圖輸入了兩條規則：
- 030\d{3}：表示比對以 030 開頭，後面接 3 個數字的文字，例如 030006、030010、030111。
- 46\d{3}：表示比對以 46 開頭，後面接 3 個數字的文字，例如 46060。
右側「取代後的關鍵字列表」為空，並且介面提示「不填則表示刪除」。因此，本次設定的含義就是：凡是比對左側表達式的內容，都取代為空白，也就是批次刪除這些關鍵字。
如果你要刪除其他格式的內容，可以按相同思路修改表達式。例如，刪除所有以 AB 開頭後接 4 位數字的編碼，可以設定類似 AB\d{4}；刪除固定首碼的專案編號，也可以根據實際格式編寫規則。建議在正式批次處理前，先選取少量檔案測試，確認表達式比對結果符合預期。
步驟五：設定儲存位置並開始處理
完成關鍵字規則設定後，點選介面底部的 下一步，進入「設定儲存位置」。該步驟在頂部流程條中已經顯示，說明軟體會在處理前要求確定輸出位置。建議不要直接覆蓋原始檔案，而是儲存到新的資料夾中，便於處理後對比檢查。如果確認規則無誤，再進入「開始處理」步驟執行批次任務。
處理完成後，開啟輸出的 Excel 檔案進行核對。你應該能看到：符合 030\d{3} 和 46\d{3} 的儲存格內容已被清空，不符合規則的內容仍然保留。前文的處理後截圖就展示了這樣的結果。
萬用字元和正規表示式設定建議
批次刪除 Excel 關鍵字時，表達式是否準確，直接決定處理結果是否可靠。下面是幾個實用建議：
- 先分析資料規律：例如編號長度、開頭字元、是否包含字母、是否有固定分隔符。
- 從小範圍測試開始：先用 1 到 2 個檔案測試表達式，確認處理效果後再批次處理全部檔案。
- 注意前導零：像 030006 這樣的編號如果被 Excel 當作數字，前導零可能會丟失；截圖中的編號顯示保留了前導零，通常更適合作為文字處理。
- 取代列表為空表示刪除：本例右側取代後的關鍵字列表沒有填寫內容，軟體提示「不填則表示刪除」，因此會把符合內容清空。
- 謹慎設定過寬規則：例如只寫 \d+ 可能會比對所有數字，導致誤刪大量內容。應盡量加入首碼、長度等限制。
常見問題與注意事項
1. 這種方法會刪除整列嗎？
不會。從截圖效果看，本次操作是刪除符合的儲存格文字內容，而不是刪除整列或整欄。處理後，Hospital Name、CBSA Name 等欄仍然保留，表格結構也沒有被破壞。
2. 可以同時處理多個 Excel 檔案嗎？
可以。截圖中一次匯入了 3 個 xlsx 檔案，軟體會對列表中的檔案套用相同的尋找取代規則。對於批次處理 xlsx、xls 報表，這比逐個開啟 Excel 檔案更有效率。
3. 取代後的關鍵字列表為什麼留空？
因為本次目標是刪除關鍵字，而不是取代成其他文字。介面中提示「不填則表示刪除」，所以右側不填寫內容，符合的關鍵字就會被清空。
4. 如果只想刪除固定關鍵字，不需要表達式怎麼辦？
如果要刪除的內容是完全固定的詞語或編號，可以選擇精確尋找文字，並在關鍵字列表中輸入固定內容。只有當內容具有規律、但具體值不完全相同時，才更適合使用公式模糊尋找或類似正則的規則。
5. 處理前是否需要備份檔案？
建議備份。雖然軟體提供儲存位置設定，但涉及批次刪除內容時，最好將結果輸出到新資料夾，保留原始檔案，方便回溯和對比。
總結：用批次處理工具減少 Excel 重複清理工作
當很多 Excel 表格中都存在同類編號、代碼或關鍵字需要刪除時，手動尋找取代不僅效率低，還容易遺漏。藉助核爍文檔批量處理工具，可以透過「尋找並取代 Excel 中的關鍵字」功能，把多個 xlsx 檔案一次性加入處理列表，再使用萬用字元正規表示式定位目標內容，並將取代結果留空，實現批次刪除。
本文範例中，透過 030\d{3} 和 46\d{3} 兩條規則，批次清理了 Excel 儲存格中的指定編號和區域代碼。對於資料去識別化、報表發布、編號清理、批次取代等高頻辦公任務，這種方法可以顯著減少重複操作，提高檔案處理效率。建議你在正式處理前先用少量檔案測試規則，確認無誤後再批次執行，這樣既有效率又安全。