本文用一個實際示例說明如何於多個Excel表格中批量搜尋並取代符合規律的關鍵字。處理前，表格中存在030開頭的Hospital CCN編號及46開頭的CBSA編碼；處理後，這些內容分別被取代為111111及22222。文章依擷圖流程講解如何於核爍文檔批量處理工具中選取功能、添加xlsx檔案、設定儲存格文字範圍、啟用公式模糊搜尋文字並填寫取代規則。
當一個Excel檔案中有幾十處內容需要修改時，手動尋找取代還可以勉強完成；但如果是多個Excel檔案、多個工作表、多個欄位中都存在類似內容，人工處理就會變得非常低效。尤其是編號類欄位，它們往往具有相同字首但後綴不同，例如030006、030010、030064，單純輸入固定關鍵字很難一次涵蓋。
本文圍繞Excel關鍵字批次尋找取代展開，重點講解如何使用萬用字元正規表示式的思路，快速修改多個表格檔案中的規則化內容。範例中使用核爍文檔批量處理工具，這是一款面向辦公場景的批次檔案處理軟體，適合用來減少重複勞動、提升Excel檔案處理效率。
適用場景
如果你的工作中出現以下情況，就可以考慮使用本文方法：
- 多個Excel檔案中都存在相同規則的關鍵字，需要統一取代。
- 關鍵字不是固定字串，而是一類有規律的編號或編碼。
- 需要處理xlsx表格中的文字型編號，例如醫院編號、商品編碼、專案編號。
- 需要對外發送報表前，將部分敏感編號批次取代為去識別化值。
- 人工逐個開啟檔案、逐個執行尋找取代耗時太長。
與單檔案手動修改相比，批次處理工具的優勢在於可以把多個檔案放入同一個任務中，並讓同一套規則自動套用到所有檔案。對於經常整理週報、月報、客戶清單、業務台帳的人來說，這能節省大量重複操作時間。
效果預覽：從原始編號到統一取代值
處理前：Excel中有多組符合規律的關鍵字
在處理前截圖中，Excel表格展示的是一份參與名單資料。B欄標題為Hospital CCN，裡面有010039、030006、030010等編號；D欄標題為CBSA，裡面有26620、46060等編碼。紅色箭頭重點標出了030開頭的編號和46060編碼所在區域。
這裡的難點在於，B欄需要處理的值並不完全相同，但都符合030加3位數字的規律；D欄需要處理的值也可以用46加3位數字來概括。如果逐個手動取代，不僅慢，而且很容易漏掉某幾行。
處理後：匹配到的內容已按規則取代
處理後的截圖顯示，B欄原來以030開頭的編號已經統一取代為111111，D欄中原來的46060也取代為22222。這樣就達到了用規則批次尋找、再統一取代的效果。
從結果可以看出，萬用字元正規取代適合處理相似但不完全相同的文字。只要規則設定準確，就能讓軟體自動識別目標內容，而不必手動列舉每一個原始值。
操作步驟
步驟一：選擇Excel批次尋找取代功能
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側選擇Excel工具。主介面中會出現多個與Excel有關的批次處理功能。本例需要點擊尋找並取代 Excel 中的關鍵字，這個功能說明為批次尋找並取代Excel檔案內容中的關鍵字。
這一步的預期結果是進入關鍵字取代任務頁面。由於該功能專門面向Excel檔案內容取代，因此後續可以按精靈完成檔案選擇、處理選項、儲存位置和開始處理。
步驟二：把要修改的Excel檔案加入任務列表
進入任務頁面後，第一步為選擇需要處理的記錄。可以透過加入檔案選擇指定Excel，也可以透過從資料夾中匯入檔案批次加入。截圖中任務列表已包含3個xlsx檔案，名稱分別為product_list.xlsx、team-participant-list.xlsx、test.xlsx。
列表展示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。加入完成後，應先確認檔案路徑是否正確，避免把無關表格加入任務。如果某一行不需要處理，可以使用操作列中的刪除圖示移除。確認記錄數和檔案無誤後，點擊下一步。
步驟三：設定處理範圍為儲存格文字
進入設定處理選項頁面後，首先關注處理範圍。截圖中勾選了儲存格文字，表示軟體會在Excel儲存格內容中尋找和取代關鍵字。本例要處理的Hospital CCN和CBSA都位於儲存格中，因此這個選擇是正確的。
如果你的目標內容在工作表名稱或圖形文字中，則需要根據實際情況選擇對應範圍。但本文範例只處理儲存格，所以不擴展到其他物件。批次取代時，處理範圍越明確，越有助於減少不必要的匹配。
步驟四：根據編號特點選擇文字資料類型
截圖中，需要處理的儲存格資料類型勾選了文字。很多編號雖然由數字組成，但並不是用於計算的數值，而是業務編碼。比如030006如果按普通數字理解，可能被轉成30006，導致前導0丟失。因此處理這類Excel關鍵字時，把它們作為文字更符合實際業務含義。
頁面中還顯示了包含公式的儲存格處理方式，當前選擇為公式計算後的值。也就是說，如果儲存格中存在公式，處理時會以公式計算出來的顯示值作為依據。這有助於處理包含公式結果的表格內容。
步驟五：啟用使用公式模糊尋找文字
在設定關鍵字選項中，尋找方式選擇使用公式模糊尋找文字。這個選項適合用規則匹配一類文字，而不是只尋找一個完全固定的詞。對於本文的030開頭編號、46開頭編碼來說，使用模糊尋找更合適。
在左側需要尋找的關鍵字列表中輸入：
- 030\d{3}
- 46\d{3}
在右側取代後的關鍵字列表中對應輸入：
- 111111
- 22222
可以把030\d{3}理解為030後面跟3位數字，能匹配030006、030010等；46\d{3}表示46後面跟3位數字，能匹配46060等。左右列表逐行對應，因此第1條規則會取代為111111，第2條規則會取代為22222。
步驟六：繼續完成儲存位置和開始處理
設定完尋找規則和取代結果後，點擊下一步進入儲存位置設定。為了方便檢查結果，建議把處理後的檔案儲存到新的資料夾中，不要直接與原檔案混在一起。這樣即使發現規則需要調整，也可以回到原檔案重新處理。
最後進入開始處理步驟並執行任務。軟體會按照檔案列表批次處理多個Excel檔案，把符合規則的關鍵字取代成指定內容。處理完成後，可以開啟輸出檔案，對比處理前後的關鍵欄位，確認是否達到預期。
常見問題和注意事項
1. 什麼時候適合用萬用字元正規，而不是普通尋找取代？
當要取代的內容完全相同時，普通尋找取代就夠用；當內容具有相同結構但具體值不同，例如前三位固定、後三位變化，就更適合用萬用字元正規規則。本文中的030\d{3}就是典型例子。
2. 批次取代會不會影響其他欄位？
如果其他欄位中也存在符合規則的內容，也可能被匹配。因此在正式處理前應檢查規則是否足夠精確。如果只希望處理某些欄位，可以結合介面中的相關條件設定進行限制，但是否啟用要根據實際檔案結構決定。
3. 取代列表可以留空嗎？
截圖中右側區域提示不填則表示刪除。也就是說，如果某條取代結果留空，可能表示把匹配到的內容刪除。若你的目標是取代為指定值，一定要在右側填寫對應內容。
4. 為什麼建議先處理副本？
批次處理效率高，但影響範圍也大。尤其在使用規則匹配時，建議先複製一份檔案或選擇新的儲存位置，對樣本結果進行檢查。確認規則沒有誤匹配後，再套用到更多Excel檔案。
5. 處理xlsx和其他Excel檔案時要注意什麼？
截圖中範例檔案副檔名為xlsx。實際辦公中可能還會遇到xls、xlsm等格式。處理前應確認檔案能正常匯入，並根據表格內容選擇合適的資料類型和處理範圍。
總結
本文示範了如何使用萬用字元正規表示式批次尋找並取代多個Excel表格檔案中的關鍵字。透過核爍文檔批量處理工具，使用者可以先匯入多個xlsx檔案，再選擇儲存格文字處理範圍，啟用使用公式模糊尋找文字，輸入030\d{3}、46\d{3}這樣的規則，並設定對應取代值。
這種方法適合批次修改編號、統一編碼、資料去識別化和報表清洗。相比逐個檔案手動操作，批次處理可以明顯減少重複勞動，提高準確性。建議在實際工作中先用少量樣本驗證規則，再批次處理全部檔案，讓Excel關鍵字取代更高效、更可控。