如何批量刪除多個 Excel 檔案中的指定關鍵字和編號

當多個 Excel 表格中都包含需要清理的固定文字、編號或標識時，逐個打開文件查找刪除不僅耗時，還容易漏刪。本文以批量刪除 Excel 文件中的 Mandatory 和 40660 為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具完成多文件查找替換，把指定關鍵字替換為空，實現批量刪除儲存格文字內容，適合 xlsx、xls 等表格文件的重複資料清理場景。

在日常辦公中，經常會遇到這樣的情況：一個文件夾裡有很多 Excel 表格，每個表格中都散落著相同的關鍵字、編號、標籤或狀態值。例如表格裡反覆出現「Mandatory」，某些列中還存在固定編號「40660」。如果只是處理一個工作簿，用 Excel 自帶的尋找取代還能接受；但如果要處理幾十個、幾百個 xlsx 或 xls 檔案，逐個打開、尋找、刪除、儲存，就會佔用大量時間，並且很容易出現漏刪、誤刪或儲存錯檔案的問題。

本文要解決的問題就是：如何大量刪除很多 Excel 表格檔案中的指定關鍵字。這裡的「刪除」可以理解為把需要清理的關鍵字取代為空內容。結合截圖可以看到，使用的辦公軟體是「核爍文檔批量處理工具」，它的定位是面向辦公檔案的批次處理工具，適合把重複性的檔案操作集中起來一次完成，從而減少人工操作。

下面將按照實際介面流程，介紹從選擇功能、匯入 Excel 檔案、設定關鍵字，到產出處理結果的完整操作方法。範例中需要刪除的內容包括文字「Mandatory」和數字編號「40660」，處理對象是多個 Excel 檔案，例如 product_list.xlsx、team-participant-list.xlsx 和 test.xlsx。

適用場景

大量刪除 Excel 關鍵字的需求在很多業務場景中都很常見，尤其是資料表格來自外部系統、公開資料、匯出報表或歷史範本時，常常需要統一清理某些固定內容。

比較典型的場景包括：

• 大量刪除 Excel 表格中的狀態詞，例如 Mandatory、Optional、已完成、待處理、無效等。
• 大量刪除 xlsx 檔案中的固定編號、區域代碼、分類代碼，例如 40660、10001、A001 等。
• 清理多份 Excel 報表中不再需要展示的標識欄位。
• 在不改變整張表結構的前提下，只把指定儲存格內容清空。
• 對多個工作簿執行相同的尋找取代規則，避免人工逐個檔案操作。
• 在資料去識別化、報表清洗、資料整理前，先統一移除某些關鍵字。

如果只是單個 Excel 檔案，手動尋找取代還能完成；但當檔案數量較多，或者每個檔案中包含多個工作表時，批次處理軟體的價值就很明顯。它可以把重複操作變成流程化任務，設定一次規則後，對匯入的多個 Excel 檔案統一執行。

效果預覽：處理前和處理後對比

先看處理前的表格狀態。截圖中開啟的是一個 Excel 工作簿，表格內包含醫院名稱、編號、區域資訊等資料。在 A 欄中，多行儲存格都出現了「Mandatory」；在 D 欄中，多行出現了編號「40660」。這些內容就是本次需要大量刪除的關鍵字。

從處理前效果可以看出，關鍵字並不是只出現一次，而是在不同的行、不同的欄中重複出現。如果有多份類似的 Excel 檔案，人工逐個定位這些內容會非常低效。

處理完成後，再開啟產出的 Excel 檔案，可以看到原來包含「Mandatory」的儲存格已經被清空；原來為「40660」的儲存格也變成了空白。也就是說，軟體把指定關鍵字取代為空內容，從而達到了大量刪除 Excel 儲存格關鍵字的目的。

需要注意的是，本次範例的目標不是刪除整行或整欄，而是刪除儲存格中的指定內容。對於需要保留表格結構、公式關係、欄標題和其他資料的場景，這種方式更適合。

操作步驟

步驟一：進入 Excel 工具並選擇尋找取代功能

開啟「核爍文檔批量處理工具」後，可以在左側看到不同類型的辦公檔案處理分類，例如 Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具等。因為本次要處理的是 Excel 表格檔案，所以先進入左側的「Excel 工具」。

在 Excel 工具列表中，選擇「查找並替換 Excel 中的關鍵字」。介面說明中也明確寫著，該功能用於「批量查找並替換 Excel 檔案內容中的關鍵字」。如果要實現大量刪除關鍵字，可以把「替換後的關鍵字」留空，這樣匹配到的內容就會被替換為空。

這一步的操作目的，是進入正確的批次處理模組。預期結果是進入「查找並替換 Excel 中的關鍵字」的流程頁面，後續可以新增需要處理的多個 Excel 檔案。

步驟二：新增需要批次處理的 Excel 檔案

進入功能頁面後，介面頂部顯示完整的流程進度，包括「選擇需要處理的記錄」「設定處理選項」「設定儲存位置」「開始處理」。在第一步中，需要把待處理的 Excel 檔案加入列表。

截圖中可以看到，頁面右上方有「新增檔案」「從文件夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。這裡可以根據實際情況選擇：如果只處理少量檔案，可以點擊「新增檔案」；如果一個文件夾中有很多 xlsx、xls 檔案，可以使用「從文件夾中匯入檔案」，減少逐個選擇的時間。

範例中已經匯入了 3 個檔案，分別是 product_list.xlsx、team-participant-list.xlsx 和 test.xlsx。列表中還能看到檔案路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。確認檔案無誤後，點擊底部的「下一步」。這一步的預期結果是：所有需要處理的 Excel 檔案都進入任務列表，並準備統一應用後續的關鍵字刪除規則。

步驟三：設定處理範圍為儲存格文字

進入「設定處理選項」後，首先要確定處理範圍。截圖中在「處理範圍」裡勾選了「儲存格文字」。這表示軟體會處理 Excel 儲存格中的文字內容。旁邊還能看到「工作表 Sheet 的名稱」「工作表中的形狀上的文字」等選項，但本次範例的目標是刪除表格儲存格裡的關鍵字，因此選擇「儲存格文字」即可。

這一步非常關鍵，因為它決定軟體在哪些位置尋找關鍵字。如果關鍵字位於儲存格中，就應選擇「儲存格文字」；如果關鍵字在工作表名稱或形狀文字中，則需要按實際需求選擇對應範圍。本文範例只針對儲存格內容，不額外擴展其他物件。

步驟四：設定儲存格類型和尋找方式

在同一個設定頁面中，還可以看到多個處理條件。範例裡「需要處理的儲存格公式類型」選擇了「不限制」，表示無論儲存格是否涉及公式，都可以參與處理。對於「包含公式的儲存格處理方式」，介面中選擇的是「公式計算後的值」。這類設定可以幫助軟體判斷遇到公式儲存格時按什麼內容進行匹配。

在「需要處理的儲存格資料類型」中，範例勾選了「文字」。這是因為「Mandatory」屬於文字關鍵字。截圖中同時也要刪除「40660」，它在表格裡可能顯示為數字，也可能由於 Excel 儲存格格式被當作文字處理。實際操作時，應根據資料來源判斷是否需要同時勾選數字類型。截圖中展示的設定是文字處理，因此如果編號在你的檔案中屬於數值型資料，需要在操作時特別留意資料類型選項。

在「尋找方式」中，範例選擇了「精確尋找文字」。這意味著只有儲存格內容與輸入的關鍵字精確匹配時才會被處理。對於大量刪除固定詞、固定編號的場景，精確尋找更穩妥，可以減少誤刪。

步驟五：輸入需要刪除的關鍵字，並將替換內容留空

在「需要尋找的關鍵字列表」中，逐行輸入要刪除的關鍵字。截圖中的關鍵字列表包含兩項：

• Mandatory
• 40660

右側是「替換後的關鍵字列表」，介面提示「不填則表示刪除」。因此，如果目標是大量刪除 Excel 中的這些關鍵字，不需要在右側填寫替換內容，保持為空即可。這樣軟體在處理時會把匹配到的 Mandatory 和 40660 替換為空白。

這一步的操作目的，是把「尋找什麼」和「替換成什麼」設定清楚。預期結果是：所有匯入檔案中符合條件的關鍵字都會被清空，而其他內容不受影響。

步驟六：設定儲存位置並開始處理

完成關鍵字和處理範圍設定後，點擊底部「下一步」。根據流程條，後續會進入「設定儲存位置」，然後執行「開始處理」。為了避免覆蓋原檔案，建議把處理後的檔案儲存到新的輸出目錄，便於和原始檔案進行對比檢查。

設定完成後啟動處理。軟體會按照剛才的規則，對匯入列表中的多個 Excel 檔案批次執行尋找取代。處理結束後，開啟輸出檔案檢查結果，如果指定關鍵字已經變為空白，就說明大量刪除完成。

常見問題或注意事項

1. 大量刪除關鍵字和刪除整行有什麼區別？

本文範例是刪除儲存格中的關鍵字，也就是把匹配內容替換為空白，並不刪除整行、整欄或工作表。這樣可以保留原來的表格結構，適合只清理內容、不改變資料排版的情況。

2. 為什麼建議使用精確尋找文字？

如果關鍵字比較短，使用模糊匹配可能誤處理包含該字元的其他內容。精確尋找適合刪除固定詞和固定編號，例如 Mandatory、40660。只有完全匹配時才處理，結果更可控。

3. 數字編號刪除不成功怎麼辦？

Excel 中看起來像數字的內容，實際可能是文字，也可能是真正的數值。如果某個編號沒有被刪除，可以回到資料類型設定處檢查是否只勾選了文字。對於編號類內容，建議先確認儲存格格式，再選擇合適的資料類型。

4. 是否支援多個 Excel 檔案一起處理？

從截圖可以看到，任務列表中已經新增了多個 xlsx 檔案，並且支援「新增檔案」和「從文件夾中匯入檔案」。這正是辦公軟體批次處理檔案的優勢，適合一次性清理大量 Excel 表格。

5. 操作前是否需要備份？

建議保留原始檔案，或者在儲存位置中選擇新的輸出文件夾。批次處理效率很高，但也意味著同一規則會作用於多個檔案，保留原始檔案便於回溯和核對。

總結

大量刪除很多 Excel 表格檔案中的關鍵字，本質上是把重複的尋找、替換、儲存操作交給辦公軟體自動完成。透過「核爍文檔批量處理工具」的「查找並替換 Excel 中的關鍵字」功能，可以先匯入多個 xlsx 檔案，再設定處理範圍、尋找方式和關鍵字列表，將替換內容留空後即可實現大量刪除。

對於需要清理固定文字、編號、狀態值或匯出報表標識的辦公場景，這種方法比手動逐個檔案尋找刪除更穩定，也更節省時間。建議在正式處理前先用少量檔案測試規則，確認效果後再批次處理整個文件夾中的 Excel 表格。