本文介紹如何在多個Excel表格檔案中使用萬用字元或正則表達式批次尋找並取代關鍵字，適用於批次修改編號、程式碼、區域號、商品編碼、人員編號等場景。透過核爍文檔批量處理工具，可以一次匯入多個xlsx檔案，設定儲存格文字處理範圍，並用類似030\d{3}、46\d{3}這樣的規則比對同類內容，再批次取代為指定值，減少逐個開啟Excel手動尋找取代的重複勞動。
在日常辦公中，很多Excel表格並不是只需要改一個固定詞，而是要按某種規律批量替換一批相似內容。例如醫院編號、區域編碼、商品編碼、訂單號、人員編號等，它們可能前幾位相同、後幾位變化。如果用Excel內建的尋找取代，往往需要逐個檔案打開、逐條規則執行，檔案一多就非常耗時，還容易漏改。
本文要解決的問題是：如何使用萬用字元或類似正規表示式的規則，在很多Excel表格檔案中批量尋找並取代關鍵字。下面以核爍文檔批量處理工具為例，示範如何把多個xlsx檔案中的符合規則的內容統一取代。範例中，表格裡的Hospital CCN欄存在030006、030010、030011等編號，CBSA欄存在46060這類編碼，我們會透過規則匹配，把030開頭的六位編號替換為111111，把46開頭的五位編號替換為22222。
適用場景
這種Excel批量尋找取代方法適合處理具有規律的內容，而不是只替換一個完全固定的關鍵字。常見場景包括：
- 批量去識別化Excel檔案中的編號、帳號、證件號片段。
- 把多個xlsx、xls表格中的舊編碼統一替換為新編碼。
- 批量處理部門報表、醫院名單、客戶清單、商品清單中的規則化欄位。
- 多個工作簿中存在同類前綴編號，例如030開頭、46開頭，需要按規則統一替換。
- 需要同時處理多個Excel檔案，避免人工逐個打開檔案尋找取代。
對於經常處理大量表格的人來說，這類辦公軟體的核心價值在於批量處理檔案，把重複點擊、複製、尋找、取代等操作集中到一次任務中完成，從而降低人工錯誤率。
效果預覽：處理前和處理後
處理前：多個儲存格中存在符合規則的編號
處理前的Excel表格中，B欄Hospital CCN包含多個030開頭的六位編號，例如030006、030010、030011、030064等；D欄CBSA中也有多個以46開頭的五位數字，例如46060。截圖中用紅色箭頭標出了需要批量取代的區域。
如果手動操作，需要在每個工作簿中分別尋找030006、030010、030011等具體值，或者用多次規則尋找，效率很低。更麻煩的是，這些編號分佈在不同檔案、不同工作表甚至不同欄中，人工檢查很容易遺漏。
處理後：符合規則的內容已統一取代
處理完成後，符合030\d{3}規則的編號被替換為111111，符合46\d{3}規則的編號被替換為22222。下圖可以看到，原來B欄中多個030開頭編號已經變成111111，D欄中46060這類編碼也變成22222。
這說明批量尋找取代並不是只針對一個固定值，而是可以按照規則匹配一類文字。對於批量修改Excel關鍵字、批量替換編碼、批量去識別化表格資料等任務，這種方式更加靈活。
操作步驟
步驟一：進入Excel工具，選擇尋找並取代Excel中的關鍵字
打開核爍文檔批量處理工具，在左側功能分類中選擇Excel工具。界面中可以看到多個Excel相關功能，其中第一個功能為尋找並取代 Excel 中的關鍵字。這個功能用於批量尋找並取代Excel檔案內容中的關鍵字，正好對應本文要完成的任務。
選擇該功能的目的，是進入專門面向Excel內容取代的精靈流程。與單個Excel檔案內的尋找取代不同，這裡可以批量匯入多個檔案，統一設定處理規則，再一次性執行。
步驟二：加入需要處理的Excel檔案
進入功能頁面後，界面頂部顯示當前任務名稱為尋找並取代 Excel 中的關鍵字。第一步是選擇需要處理的記錄，可以點擊加入檔案，也可以使用從資料夾中匯入檔案。截圖中已經加入了3個xlsx檔案，分別是product_list.xlsx、team-participant-list.xlsx和test.xlsx，底部彙總顯示記錄數為3。
這一步的目的，是把所有需要批量取代關鍵字的Excel檔案集中到同一個任務列表中。匯入後建議檢查名稱、路徑、副檔名等資訊，確認沒有選錯檔案。如果某個檔案不需要處理，可以透過操作欄中的刪除按鈕移除。確認無誤後點擊下一步，進入處理選項設定。
步驟三：設定Excel處理範圍和資料類型
在設定處理選項頁面，需要先確認處理範圍。截圖中勾選的是儲存格文字，表示本次取代針對Excel儲存格中的文字內容。界面同時還顯示工作表Sheet的名稱、工作表中的形狀上的文字等選項，但本例重點是替換表格儲存格裡的編號，因此只勾選儲存格文字即可。
在需要處理的儲存格公式類型中，截圖選擇的是不限制；在包含公式的儲存格處理方式中，選擇的是公式計算後的值；在需要處理的儲存格資料類型中，勾選了文字。對於編號類資料，尤其是像010039、030006這種帶前導0的內容，按文字處理更安全，能夠避免數字格式導致前導0丟失。
界面還提供儲存格資料類型轉換設定，截圖中顯示如果自動轉換為處理前的資料類型失敗，則將此儲存格轉換為文字。這個設定對於批量替換編號類欄位很有用，因為編號看起來像數字，但實際業務含義通常是文字編碼。
步驟四：選擇模糊尋找方式，並輸入萬用字元正則規則
繼續在同一頁面向下設定關鍵字選項。在尋找方式中，截圖選擇的是使用公式模糊尋找文字。然後在需要尋找的關鍵字列表中輸入兩條規則：030\d{3}和46\d{3}。這類寫法可以理解為按萬用字元或正規表示式的思路匹配文字，其中\d表示數字，{3}表示連續3位數字。
本例中，030\d{3}用於匹配030開頭、後面跟3位數字的內容，例如030006、030010、030111等；46\d{3}用於匹配46開頭、後面跟3位數字的五位編碼，例如46060。右側替換後的關鍵字列表中，第1行填寫111111，第2行填寫22222，表示左側第1條規則匹配到的內容替換為右側第1條結果，左側第2條規則匹配到的內容替換為右側第2條結果。
這裡要特別注意左右兩側的行號對應關係。批量替換時，通常是一行尋找規則對應一行替換結果。如果行數錯位，可能會把原本應該替換為111111的內容替換成其他值，因此設定完成後建議逐行核對。
步驟五：設定儲存位置並開始處理
截圖中的流程精靈顯示後續還有設定儲存位置和開始處理兩個步驟。完成關鍵字規則設定後，點擊下一步，根據需要選擇處理後檔案的儲存位置。為了便於核對，建議不要直接覆蓋重要原始檔案，而是先儲存到新的輸出目錄，確認替換結果正確後再歸檔或替換原始檔案。
進入開始處理步驟後，啟動任務即可。軟體會按前面匯入的檔案列表逐個處理Excel檔案，並根據設定的萬用字元正則規則尋找和取代儲存格文字。處理結束後，打開輸出檔案檢查關鍵欄是否符合預期。
常見問題和注意事項
1. 為什麼編號要按文字處理？
很多Excel編號看起來是數字，但業務上不是用來計算的數值。例如010039、030006都包含前導0，如果按普通數字處理，前導0可能會被丟失。截圖中資料類型勾選文字，適合處理這類編碼欄位。
2. 規則030\d{3}會匹配哪些內容？
它會匹配030後面跟3位數字的文字，也就是長度為6位、以030開頭的編號。比如030006、030010、030999都符合。如果你的編號位數不同，需要相應調整後面的數字位數。
3. 多個Excel檔案可以一起替換嗎？
可以。從截圖可以看到，任務列表中一次加入了3個xlsx檔案。對於幾十個或上百個表格，也可以透過從資料夾中匯入檔案來減少手動選擇成本。
4. 替換前是否需要備份？
建議備份。批量替換的效率很高，但一旦規則設定錯誤，影響範圍也會比較大。尤其是使用萬用字元或正規表示式時，應先用少量樣本檔案測試，再處理全部檔案。
總結
使用核爍文檔批量處理工具，可以把多個Excel檔案中的規則化關鍵字一次性尋找並取代。本文範例透過030\d{3}和46\d{3}這樣的萬用字元正則規則，將多處編號批量替換為指定值，避免了逐個工作簿、逐個儲存格手動修改的繁瑣操作。
如果你經常需要處理xlsx、xls表格中的編碼、編號、關鍵字或去識別化資料，建議把這類重複工作交給批量處理工具完成。實際操作時，先匯入檔案，再設定處理範圍、尋找方式和替換列表，最後選擇儲存位置並開始處理，就能顯著提升辦公效率。