Excel萬用字元批次取代教學：用正規表示式同時修改多個xlsx檔案

當多個Excel工作簿中存在相同規律的編號、代碼或關鍵字時，逐個開啟檔案尋找取代不僅耗時，還容易遺漏。本文以批量修改醫院CCN編號和CBSA代碼為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具匯入多個xlsx檔案，透過「使用公式模糊尋找文字」設定萬用字元正則表達式，並為不同比對規則分別指定取代內容。按照文中的操作流程，可以一次處理多個工作簿中的儲存格文字，減少重複操作，同時透過處理前後效果對比、規則對應關係和備份建議，提高批量取代的準確性與可控性。

當幾十個甚至幾百個Excel活頁簿中都包含需要修改的編號、產品代碼、地區代碼或固定格式關鍵字時，使用Excel內建的尋找取代功能逐個處理，會產生大量重複勞動。尤其是目標內容並非完全相同，而是具有共同格式，例如所有以030開頭的六位編號、所有以46開頭的五位代碼，普通的精確尋找很難一次涵蓋，手工篩選又容易漏改。

本文要解決的問題是：如何利用萬用字元規則運算式，同時尋找並取代多個xlsx檔案中符合特定規律的儲存格內容。範例使用的辦公軟體是核爍文檔批量處理工具，其定位是面向Word、Excel、PowerPoint、PDF等辦公文件的批次處理工具。本次使用其中的「尋找並取代 Excel 中的關鍵字」功能，將多個Excel檔案加入同一個任務，再透過公式模糊尋找方式完成批次取代。

一、適用場景：哪些Excel內容適合用萬用字元批次取代

精確尋找適合處理完全相同的文字，例如將所有「舊公司名稱」取代成「新公司名稱」。但在真實業務資料中，很多待處理內容只有結構相同，具體字元並不完全一致，這時更適合使用萬用字元或規則運算式形式的模糊規則。

常見應用包括：

批次取代具有相同前置字元的員工編號、客戶編號、醫院編號或專案編號；
對多個Excel報表中的區域代碼、部門代碼和分類編碼進行統一移轉；
製作外發資料時，將符合某種格式的編號統一取代為測試值或去識別化值；
多個xlsx活頁簿採用了舊編碼規則，需要按規律改成新的佔位代碼；
範本、月報、台帳和歸檔表數量較多，需要一次完成跨檔案尋找取代。

與逐個開啟Excel檔案相比，批次處理的價值不只是節省點擊次數，還能讓所有檔案使用同一套尋找條件。對於規則明確、檔案數量較多的任務，這種方式更有利於保持結果一致。

二、效果預覽：處理前與處理後發生了什麼變化

1. 處理前的Excel資料

處理前的工作表包含Hospital CCN、Hospital Name、CBSA和CBSA Name等欄位。截圖中，Hospital CCN欄裡有030006、030010、030011、030064等以030開頭的六位編號；CBSA欄中則連續出現46060等以46開頭的五位代碼。紅色箭頭標出了本次需要批次處理的兩個資料區域。

這些編號的具體末尾數字不同，無法只輸入一個完整關鍵字進行精確取代，但它們具有穩定格式：一類是「030加三位數字」，另一類是「46加三位數字」。因此可以分別編寫模糊尋找規則。

2. 處理後的Excel資料

處理完成後，原來符合030開頭規則的Hospital CCN編號被統一取代為111111；符合46開頭規則的CBSA代碼被統一取代為22222。截圖中黃色區域清楚展示了取代結果，而不符合規則的010039、010052、29300等內容保持不變。

這說明規則並不是對整欄進行無差別覆蓋，而是尋找符合運算式的儲存格文字後執行取代。實際使用時仍應先用副本測試，確認運算式覆蓋範圍與預期一致，再處理正式檔案。

三、操作步驟：批次尋找並取代多個Excel檔案

步驟一：進入Excel關鍵字尋找取代功能

開啟核爍文檔批量處理工具，在左側功能分類中選擇「Excel 工具」。主介面會顯示多項Excel批次處理功能，找到並點擊「尋找並取代 Excel 中的關鍵字」。該功能的說明是批次尋找並取代Excel檔案內容中的關鍵字，與本次跨檔案取代任務相對應。

這一步的目的是進入專門的Excel內容取代任務，而不是使用檔案名稱取代或其他文件工具。進入後，介面將依照選擇記錄、設定處理選項、設定儲存位置和開始處理的順序引導操作。

步驟二：加入需要處理的多個xlsx活頁簿

在「選擇需要處理的記錄」頁面，可以點擊「加入檔案」逐個選擇活頁簿，也可以點擊「從資料夾中匯入檔案」集中加入同一目錄中的檔案。截圖範例一次加入了product_list.xlsx、team-participant-list.xlsx和test.xlsx三個檔案，列表同時顯示檔案名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間。

加入後先檢查檔案數量和路徑，避免把無需修改的活頁簿加入任務。若發現檔案選錯，可使用列表右側的刪除操作移除；如需重新選擇，也可以使用頁面上的「清空」。確認檔案清單無誤後點擊「下一步」。

步驟三：確定處理範圍與儲存格類型

在「設定處理選項」頁面，先設定Excel處理範圍。範例勾選的是「儲存格文字」，因為需要修改的是工作表儲存格中的編號，而不是工作表Sheet名稱或形狀上的文字。

頁面還提供工作表名稱條件、儲存格欄名條件、儲存格公式類型、包含公式的儲存格處理方式以及資料類型等選項。範例保持工作表名稱和欄名條件關閉，表示不額外限定某個Sheet或某一欄；公式類型選擇「不限制」；需要處理的儲存格資料類型勾選「文字」。這些設定應根據實際檔案調整，不要機械照搬。

例如，如果只想處理文字編號，應優先限制為文字；若編號在原活頁簿中被儲存為數字，則需要結合真實資料類型重新判斷。涉及公式儲存格時，還要區分公式計算後的值與公式運算式，避免取代對象選錯。

步驟四：選擇公式模糊尋找並填寫運算式

在「設定關鍵字選項」區域，將尋找方式從「精確尋找文字」切換為「使用公式模糊尋找文字」。截圖中的尋找列表填寫了兩行規則：

030\d{3}：表示尋找030後面緊接三位數字的文字，例如030006、030010和030148；
46\d{3}：表示尋找46後面緊接三位數字的文字，例如46060。

右側「取代後的關鍵字列表」依照相同行號填寫111111和22222。也就是說，第一條尋找規則對應第一條取代內容，第二條尋找規則對應第二條取代內容。

這是整個操作中最關鍵的一步。左右列表的順序必須一致，否則可能把CCN編號取代成CBSA的目標值。截圖中「忽略字母的大小寫」沒有勾選，本例處理的是數字，因此大小寫選項不會影響結果；如果規則包含英文字母，則應根據業務要求決定是否啟用。

步驟五：設定儲存位置並開始處理

規則確認後點擊「下一步」，進入「設定儲存位置」。為了方便覆核並保護原始資料，建議把結果儲存到單獨的新目錄，不要在沒有備份的情況下直接覆蓋唯一原件。完成儲存位置設定後繼續進入「開始處理」，依照介面提示執行任務。

處理結束後，應至少抽查一個輸出活頁簿：搜尋111111和22222是否已經出現，同時檢查原本不符合030或46規則的編號是否保持不變。如果任務檔案數量較多，還可以按檔案清單抽樣核對不同活頁簿。

四、運算式和取代列表應如何對應

批次規則通常採用逐行對應方式。第一行尋找內容對應第一行取代內容，第二行對應第二行，以此類推。因而在輸入多條規則時，建議先在外部文字中整理好「尋找規則—取代結果」的對應，再複製到軟體介面，降低錯位機率。

\d用於表示數字，{3}表示前面的數字模式連續出現三次。因此，030\d{3}符合的是030加三位數字。這裡不能把運算式簡單理解為只尋找「030」三個字元，它描述的是一個完整的格式。

如果實際編號位數不同，應相應調整規則，並先使用少量測試檔案驗證。運算式寫得過寬，可能符合到不應修改的資料；寫得過窄，則可能漏掉目標內容。

五、常見問題與注意事項

1. 為什麼有些看起來相同的編號沒有被取代

先檢查儲存格實際資料類型。Excel中顯示為數字的內容，可能是文字、數值，也可能來自公式計算。截圖中的處理設定僅勾選了文字，因此非文字類型可能不會按同樣方式處理。還要檢查編號前後是否帶空格、前導零是否已被Excel移除，以及位數是否符合運算式。

2. 能否只處理指定工作表或指定欄

介面中可以看到「工作表的名稱需要滿足此條件」和「儲存格的欄名需要滿足此條件」兩個開關。若任務需要縮小範圍，可根據頁面提供的條件設定進行限制；如果不熟悉條件寫法，建議先在複製檔案中測試。

3. 多條規則為什麼會取代錯位

最常見原因是左右列表行號沒有一一對應。加入、刪除或調整規則後，應重新核對每一行。不要只檢查運算式本身，還要檢查對應的取代文字。

4. 為什麼建議儲存到新目錄

批次任務影響多個檔案，一旦規則寫錯，返工範圍也會擴大。保留原檔案並把結果輸出到新目錄，可以方便比較處理前後差異，也便於在發現問題時重新配置規則。

5. 是否可以直接用於正式資料

建議先複製一兩個具有代表性的活頁簿進行小範圍測試。確認符合數量、取代結果、公式和格式均無異常後，再加入全部檔案。對財務、醫療、客戶和專案資料，還應遵守所在組織的資料管理與審批要求。

六、總結

使用核爍文檔批量處理工具的「尋找並取代 Excel 中的關鍵字」功能，可以把多個xlsx活頁簿放入同一個處理任務，並利用公式模糊尋找文字識別具有共同格式的編號。本例透過030\d{3}和46\d{3}兩條規則，將不同編號分別取代為111111和22222，避免了逐個檔案、逐個工作表反覆操作。

如果你正在處理多份Excel台帳、業務報表或外發資料，建議先備份檔案，選擇少量樣本驗證運算式，再批次匯入全部活頁簿。正確設定處理範圍、資料類型和規則對應關係後，就能更穩定地完成Excel萬用字元批次取代，減少重複勞動並提高檔案處理效率。