當一個檔案夾裡同時包含 Word、PDF、Excel、PPT、TXT、Markdown 等多種檔案時，如果需要把每個檔案名稱末尾統ㄧ加上年份、版本號、專案編號或歸檔標識，手動逐個修改既慢又容易出錯。本文以核爍文檔批量處理工具為例，示範如何使用「在檔案名稱中插入文字」功能，在檔案名稱主體末尾批量插入「-2026」，讓多個檔案一次完成規範命名。
在日常辦公、教學資料整理、專案交付和檔案歸檔中，經常會遇到這樣的需求：一個資料夾裡有很多檔案，格式還不完全一樣，例如 docx、doc、pdf、xlsx、pptx、ppt、txt、md 等，但它們都需要在檔名末尾統一加上一段文字。常見的文字包括年份、版本號、專案名稱、客戶簡稱、批次編號等，例如把 ExamChecklist.docx 改成 ExamChecklist-2026.docx，把 LectureSummary.pdf 改成 LectureSummary-2026.pdf。
如果只有兩三個檔案，手動改名還能接受；但當檔案數量增加到幾十個、幾百個時，逐個重新命名不僅耗時，還容易漏改、錯改，甚至把副檔名一起改壞，導致檔案無法正常開啟。本文要解決的問題就是：如何批量在很多檔案名稱的末尾插入文字，並且保留原來的副檔名不變。
下面將結合截圖，使用辦公軟體 核爍文檔批量處理工具 的「在檔案名稱中插入文字」功能，示範把一批不同格式的檔名統一追加 -2026 的完整流程。這個工具的定位是面向辦公檔案的批量處理，適合減少重複勞動、提高檔案整理效率。
適用場景：哪些情況適合批量在檔名末尾插入文字
批量在檔名末尾添加文字，本質上是一種常見的檔案批量重新命名操作。它適用於很多辦公場景，尤其是檔案數量多、命名規則統一、需要保證副檔名不被破壞的情況。
- 年度資料歸檔：把學習資料、會議記錄、合約掃描檔、專案文件統一加上年份，例如 -2026、-2025。
- 版本管理：在檔名末尾添加 -v1、-終稿、-修訂版，方便區分不同版本。
- 專案檔案整理：給 Word 文件、PDF 報告、Excel 表格、PPT 簡報統一加上專案代號，例如 -A專案。
- 教學資料分類：給試題、講義、閱讀記錄、學習計畫等檔案追加班級、學期或年份資訊。
- 跨格式檔案統一名稱：同一個資料夾裡既有 docx、doc，也有 pdf、xlsx、pptx、ppt、txt、md，需要一次性統一處理。
這類任務的關鍵點是：插入的文字應該出現在檔名主體的末尾，而不是副檔名之後。也就是說，正確結果應該是 StudyPlan-2026.docx，而不是 StudyPlan.docx-2026。從截圖中的處理結果可以看到，軟體會把 -2026 插入到副檔名前面，保留 docx、pdf、xlsx 等副檔名。
效果預覽：處理前檔名是什麼樣子
處理前，資料夾中包含 10 個不同類型的檔案。檔名本身沒有統一的年份後綴，例如 ExamChecklist.docx、LearningGoals.md、LectureSummary.pdf、MathWorksheet.xlsx、PresentationDraft.pptx、ProjectNotes.ppt、ResearchOutline.doc 等。
這些檔名雖然可以正常識別，但如果要按年份歸檔，或者把它們作為 2026 年資料包的一部分，就需要統一在檔名末尾添加 -2026。處理前的狀態如下：
從截圖可以看出，檔案格式比較多，既有 Word 文件的 docx、doc，也有 PDF、Excel 的 xlsx、PowerPoint 的 pptx、ppt，還有 txt 與 md 文字類型檔案。手動逐個改名時，需要不斷定位副檔名前的位置，很容易誤刪或誤改副檔名。
效果預覽：處理後檔名末尾統一增加 -2026
批量處理完成後，每個檔案的檔名主體末尾都插入了 -2026，副檔名保持不變。例如：
- ExamChecklist.docx 變為 ExamChecklist-2026.docx
- LearningGoals.md 變為 LearningGoals-2026.md
- LectureSummary.pdf 變為 LectureSummary-2026.pdf
- MathWorksheet.xlsx 變為 MathWorksheet-2026.xlsx
- PresentationDraft.pptx 變為 PresentationDraft-2026.pptx
- ProjectNotes.ppt 變為 ProjectNotes-2026.ppt
處理後的效果如下，紅色標註處可以看到所有檔案都已經統一追加了 -2026：
這個結果說明，軟體並不是簡單地把文字拼到整個檔名最後，而是把文字插入到副檔名前面。這樣既實現了「檔名末尾插入文字」的命名需求，又避免影響檔案類型識別。
操作步驟：使用辦公軟體批量在檔名末尾插入文字
步驟一：進入「檔案名稱」工具，並選擇「在檔案名稱中插入文字」
開啟 核爍文檔批量處理工具 後，可以在左側導覽列看到多個辦公處理分類，例如「檔案名稱」「資料夾名稱」「檔案整理」「Word 工具」「Excel 工具」「PowerPoint 工具」「PDF 工具」「文字工具」等。本文要處理的是檔名，因此先進入左側的 檔案名稱 分類。
在功能卡片中，選擇 「在檔案名稱中插入文字」。截圖中該功能的說明為「批量在檔案名稱中的某個位置插入文字」，與本文要實現的「在很多檔案名稱末尾插入 -2026」完全對應。
這一步的目的，是進入正確的批量重新命名功能。因為軟體中還提供了尋找取代、添加前綴和後綴、刪除檔案名稱中的文字等多種檔名處理能力，如果目標是在指定位置插入文字，應選擇「在檔案名稱中插入文字」。
步驟二：添加需要處理的檔案，確認列表記錄無誤
進入功能頁面後，介面頂部顯示目前功能為 在檔案名稱中插入文字。頁面右上方可以看到 添加檔案、從資料夾中匯入檔案、清空、更多 等按鈕。根據檔案存放情況，可以選擇逐個添加檔案，也可以從資料夾中匯入檔案。
在截圖範例中，軟體已經匯入了 10 個檔案。表格中列出了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作欄。透過這個列表，可以在處理前檢查檔案是否選全、格式是否正確、路徑是否來自目標資料夾。
這一步非常重要。批量處理的效率高，但也意味著一次會影響多筆記錄。因此在點擊下一步之前，建議重點檢查三點：
- 記錄數是否正確：截圖底部顯示記錄數為 10，說明本次會處理 10 個檔案。
- 檔案名稱是否符合預期：例如 ExamChecklist.docx、LectureSummary.pdf、StudyPlan.docx 等都在列表中。
- 副檔名是否正常：表格單獨顯示了 docx、md、pdf、xlsx、pptx、ppt、doc、txt 等副檔名，便於確認檔案類型。
確認無誤後，點擊底部的 下一步，進入處理選項設定。
步驟三：設定插入位置為 -1，輸入需要插入的文字 -2026
在「設定處理選項」頁面，可以看到兩個必填項：位置 和 需要插入的文字。截圖中，位置填寫為 -1，需要插入的文字填寫為 -2026。
從最終處理結果可以判斷，本例中的設定會把 -2026 插入到檔名主體末尾、副檔名前面。也就是說，對於 MathWorksheet.xlsx，插入後得到的是 MathWorksheet-2026.xlsx；對於 VocabularyList.txt，插入後得到的是 VocabularyList-2026.txt。
這裡建議使用者注意兩個輸入框的含義：
- 位置：用於告訴軟體文字插入到檔名中的哪個位置。本例填寫 -1，對應截圖中的末尾追加效果。
- 需要插入的文字：填寫實際要添加的內容。本例是 -2026，其中連字元「-」也屬於要插入的文字。
如果你想添加其他內容，可以把 -2026 換成自己的命名標識，例如 -歸檔、-v2、-客戶A、-2026春季。為了讓檔名更易讀，建議在文字前加入連字元、底線或空格等分隔符，例如 _2026 或 -2026。
步驟四：繼續下一步，設定儲存位置並開始處理
截圖中的流程欄顯示，本功能包含 4 個步驟：選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。完成位置和插入文字設定後，點擊底部的 下一步，進入儲存位置設定，再按介面提示開始處理。
由於檔名批量修改會直接影響檔案識別和後續檢索，建議在開始處理前再次確認插入文字是否正確，尤其要檢查是否多輸入了空格、符號或年份。確認無誤後再執行處理，等待軟體完成批量重新命名。
處理完成後，回到資料夾即可看到處理後的檔名效果，如前面的處理後截圖所示。所有檔案都在副檔名前統一增加了 -2026，而原有副檔名沒有變化。
常見問題與注意事項
1. 為什麼說是「檔名末尾」，但不是加在副檔名後面？
在辦公檔案管理中，通常所說的「檔名末尾」是指檔名主體的末尾，也就是副檔名前的位置。例如 Report.docx 的主體是 Report，副檔名是 .docx。把年份加到主體末尾後，應為 Report-2026.docx，這樣檔案仍然是 Word 文件。如果變成 Report.docx-2026，系統可能無法按原格式識別。
2. 可以同時處理不同格式的檔案嗎？
從範例截圖可以看到，本次同時處理了 docx、doc、pdf、xlsx、pptx、ppt、txt、md 等多種檔案。軟體的列表中會顯示副檔名，處理後也保留了原副檔名。因此，對於混合格式的辦公檔案，適合使用這種批量處理方式。
3. 插入文字前要不要加分隔符？
建議加。比如直接把 2026 插入到 StudyPlan 後面，會得到 StudyPlan2026.docx；如果插入 -2026，則得到 StudyPlan-2026.docx，可讀性更好，也更符合辦公歸檔習慣。
4. 批量處理前需要備份嗎？
如果檔案非常重要，建議先複製一份到測試資料夾，確認命名規則符合預期後再處理正式檔案。批量工具可以節省大量時間，但前提是規則設定準確。
5. 如何避免選錯檔案？
在「選擇需要處理的記錄」步驟中，務必檢查列表裡的名稱、路徑和記錄數。截圖中路徑為 D:\test\，記錄數為 10。實際使用時，應確認路徑是否為目標資料夾，避免把不相關的檔案一起改名。
總結：用批量處理工具減少重複改名操作
批量在檔名末尾插入文字，是辦公檔案整理中非常頻繁的操作。無論是給 Word 的 docx、doc 檔案加年份，給 PDF 報告加版本號，還是給 Excel、PPT、TXT、Markdown 檔案統一加專案標識，手動處理都會消耗大量時間。
透過 核爍文檔批量處理工具 的「在檔案名稱中插入文字」功能，可以先匯入檔案，再設定插入位置和需要插入的文字，最後一次性完成多個檔案的重新命名。本文範例中，只需把位置設定為 -1，把插入文字設定為 -2026，就能把 10 個不同格式的檔案統一改成帶年份後綴的規範名稱。
如果你正在整理大量辦公檔案，建議優先使用這種批量處理方式：先在少量檔案上驗證規則，再匯入完整資料夾執行處理。這樣既能保證命名統一，又能顯著減少重複勞動，提高檔案歸檔和檢索效率。