利用批量將 PDF 轉 PDF/A 格式實現長期文檔管理
翻譯：简体中文繁體中文，更新於：2023-04-07 15:25
在文檔管理的過程中,PDF 格式已經成為了一個常見的選擇。 然而,普通的 PDF 格式並不一定能夠保證長期的可讀性和可靠性,因為它可能會因為字體、圖像等方面的變化而出現問題。 但PDF/A 格式是專門為長期保存和管理而設計的一種 PDF 格式,它保證文檔的內容和格式的穩定性,確保文檔在未來長期保存和共享的時候能夠始終保持完整和可讀。 本文將介紹如何利用批量將 PDF 轉換為 PDF/A 格式,以實現長期文檔管理的目標。
隨著電子文檔的使用越來越普及,長期文檔管理成為了一個重要的問題。 雖然 PDF 是一個通用的文檔格式,但它並不適合長期文檔管理,主要是因為 PDF 文件可能會隨著時間的推移而發生變化。 例如,當涉及到使用特定的字體、嵌入的圖像或其它內容時,PDF 可能會依賴於外部資源。 如果這些資源被刪除或無法訪問,PDF 文件的呈現可能會發生變化或者無法呈現。 另外,PDF 文件也可能會因為病毒、軟件故障、磁盤損壞或其它原因而損壞或丟失。 為了解決這個問題,PDF/A 格式應運而生。 PDF/A 格式是專門為長期保存和管理而設計的一種 PDF 格式,它保證文檔的內容和格式的穩定性,確保文檔在未來長期保存和共享的時候能夠始終保持完整和可讀。
像法律文件、醫療記錄、財務報告、學習生檔案等常常都需要進行長期存儲。 那麼如何將大量的 PDF 文件同時轉換為 PDF/A 版本的文件呢? 今天介紹到的是「我的ABC軟體工具箱」,它可以幫您省去逐個轉換的繁瑣步驟,自動化將您的 PDF 文件批量轉換為 PDF/A 版本的文件。 需要注意的是,雖然 PDF/A 格式可以保證文檔的長期保存和共享,但同時也存在一些限制,例如,PDF/A 不支持 JavaScript、音頻和視頻等功能。 因此,在選擇 PDF/A 格式時,需要根據實際需求進行權衡。 接下來一起看看工具是怎麼幫您快速實現這項工作的。
第一步:打開軟件,點擊「格式轉換」-「PDF 轉換為其它格式」。
第二步:添加需要轉換成 PDF/A 版本的 PDF 文件。
第三步:選擇您需要轉換的 PDF 版本。 這裡可選擇的版本非常多,您可以批量將 PDF 轉為 PDF/A-1a(b/u)/ PDF/A-2a(b/u)/PDF/A-3a(b/u),根據您的需求進行選擇。 這裡我選擇了應用較多的將 PDF 轉為 PDF/A-1a。
之後設置好輸出文件夾、對結果路徑進行預覽。 完成後,點擊 "開始處理" 。 等待完成您就可以得到易於長期保存管理的 PDF/A 文檔。
PDF/A 格式在長期文檔管理中的應用非常廣泛,可以保證文檔在未來長期保存和共享的過程中始終保持完整和可讀。 因此,為了進行長期文檔管理,批量將 PDF 轉換為 PDF/A 格式是非常重要和必要的一步。 有了文中介紹的工具您就不用為大量 PDF 文件的版本轉換而煩惱,實現快速輕鬆完成工作且保證文檔在未來的長期保存和共享中能夠得到保障。