普通打工人常面臨跨部門協作文件混亂、項目資料歸檔耗時等問題,而學生黨則需應對學術研究數據分散、課程作業分類不清等挑戰。 想一想在當下額工作環境中,文件分類管理已成為提升效率的關鍵環節。 傳統手動分類方式不僅效率低下,更易因人為疏忽導致文件遺漏或命名錯誤。 而批量文件分類技術不僅可以提高操作速度,還能保證高正確率。
下面將為大家提供一些簡單可行的操作辦法指南,涵蓋從免費基礎型到企業專業級的全譜系解決方案。 無論你是小微企業,還是大學生研究生,亦或者是大型企業需要處理大面積的文件,本文的幾種辦法,相信都能為你提供精準匹配的工具選擇。
為什麼需要把不同的文件按照擴展名移動到同一個文件夾裡?
- 跨部門協作文件管理,像是PDF合同、XLSX報表、JPG設計圖的文件,多種多樣,傳統手動分類需4小時,批量工具可在幾分鐘內完成。
- 特殊行業需求。 建築項目需將建築設計圖紙、施工日誌、MP4監控視頻分類存儲。
- 社團活動資料歸檔,比如學生會需整理活動照片(JPG)、視頻(MP4)、預算表(XLSX)等等。
將上百個不同類的文件進行歸類後的效果預覽
處理前:
處理後:
方法一:使用核爍文檔批量處理工具批量將文件進行分類
推薦指數:★★★★★
優點:
- 操作方法簡單,適合新手使用,不用花時間學習,能快速解決問題。
- 支持文件批量分類,大量不同類型的文件可以根據擴展名同時放到對應文件夾里。
- 高效自動化整理,無需手動操作,省時省力。
缺點:
- 需要下載安裝,占用內存。
- 只能在windows上面操作,手機平板等都不支持下載使用。
操作步驟:
1、打開【核爍文檔批量處理工具】,選擇頁面上的【文件整理】--再找到【將文件按擴展名分類】。
2、然後可以從三個地方來將文件進行添加:【添加文件】自主選擇添加需要分類的多種格式文件;【從文件夾中導入文件】導入選擇文件夾中的所有文件;或者支持將所有文件一鍵批量拖拽上傳。
3、等待幾秒鐘之後,處理完成啦! 點保存位置查看,所有文件都已經根據擴展名分類放到對應文件夾裡了,非常方便。
方法二:使用CloudConvert一個在線轉換工具來進行文件分類
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 支持200 格式轉換,包括XLSX轉CSV、PDF轉JPG。
- 提供API接口,適合開發者集成。
- 符合GDPR數據保護法規。
缺點:
- 免費版每日僅限25次轉換。
- 批量處理需付費,月費10美元。
操作步驟:
1、首先我們打開網址,然後選擇批量轉換功能,上傳文件。
2、設置輸出格式,如PDF轉JPG,之後選擇分類規則,點選按擴展名保存。
3、點擊開始轉換功能按鈕,系統會自動下載分類文件並進行保存哦~
方法三:使用 Aconvert來將大量的文件進行批量分類
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 完全免費,無文件數量限制,成本非常低。
- 支持離線版下載,Windows/macOS都可以!
- 提供批量重命名的功能,可按序號命名文件。
- 也不用安裝軟件,省空間~
缺點:
- 界面較老舊,操作流程複雜,不太適合機器小白。
- 導出圖片可能存在壓縮損失
操作步驟:
1、選擇「文件分類」功能,先把文件都批量添加。
2、然後按擴展名分組來設置分類規則,然後選擇輸出目錄,再點擊「開始分類」按鈕就行啦!
3、最後,下載分類後的文件包。
方法四:使用Windows批處理腳本給文件進行分類
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 適合大量文件整理歸類,操作高效,節省時間。
- 靈活性高,可根據自身需求自定義文件的分類方式。
缺點:
- 操作難度高,要有基本的腳本知識儲備,需要花一定的時間學習。
- 新手上手時間慢,更適合能熟練操作命令行的人使用。
操作步驟:
1、新建一個txt文本文檔,在裡面輸入批處理腳本代碼,然後保存為.bat文件。
2、雙擊運行腳本,即可自動分類。
方法五:使用系統搜索功能批量移動、多選分類文件
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 無需安裝其它軟件,直接在操作系統上搜索文件並移動,簡單又好用,適合新手。
- 能快速找到特定類型的文件。
缺點:
- 一次只能對一個類型的文件進行整理。
- 不支持自動化,效率較低。
操作步驟:
1、打開文件夾,在右上角搜索框裡輸入.擴展名,比如.pdf,就能搜索出所有該類型文件。
2、全選文件後,右鍵點擊複製或剪切,再粘貼到對應的文件夾里即可。 這樣就將所有同一類型的文件歸類整理到同一個文件夾裡了。
3、如果還有其它類型的文件也要整理到一起,重複以上操作即可。
總結
批量文件分類技術已成為現代數字管理的標配工具。 通過上面幾個辦法的對比可見,不同用戶群體可根據具體需求選擇適配方案:普通打工人應優先關注處理效率與法律合規性,推薦核爍文檔處理工具,不僅又快又好還能保證你的個人隱私不被洩露。 未來,批量分類工具將實現更智能的參數自動調整與風險預警功能,進一步推動文件管理向自動化、安全化方向發展。 掌握這項技能,不僅能幫助你節省大量時間,更能在職場競爭中展現專業素養。 總的來說,上面幾個辦法都可以嘗試,按照自己的習慣和需求,選擇適合自己的就可以啦~