本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，在多個 Word、docx 文件中透過正則表達式萬用字元公式批次尋找並取代關鍵字。範例中將多個三位大寫英文縮寫統一取代為 A，將連續數字統一取代為 B，適合處理合約、課程資料、報告、範本文件等需要批次規範文字內容的場景，減少逐個開啟檔案尋找取代的重複勞動。
在日常辦公中，很多人都會遇到類似問題：一個資料夾裡有幾十個甚至上百個 Word 文件，每個文件裡都有需要替換的關鍵字、編號、縮寫、金額、年份或固定格式文字。如果逐個開啟 docx 檔案，再使用 Word 內建的取代功能手動處理，不僅耗時，而且容易漏改。尤其當要替換的內容不是一個固定詞，而是一類符合規律的文字時，例如三位大寫字母、連續數字、課程編號、合約編號等，普通取代功能就不夠靈活。
本文要解決的就是這個問題：使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」中的「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，透過正規表示法萬用字元公式批次尋找多份 Word 檔案中的關鍵字，並按規則統一替換。截圖範例中，多個 docx 檔案中的三位大寫字母會被替換為 A，連續數字會被替換為 B，從而實現批次、自動、規則化的 Word 內容替換。
適用場景：哪些 Word 文件適合用正規表示法批次替換
正規表示法萬用字元替換適合處理「內容有規律，但具體文字不完全相同」的 Word 文件。比如有的文件中出現 BOT、ELA、BUDS 等英文縮寫，雖然每個詞不一樣，但都符合三位大寫字母的規律；有的文件中出現 60、2、5 等數字，雖然數值不同，但都屬於連續數字。此時就可以用公式統一匹配，而不需要把每個詞都單獨寫入替換清單。
常見適用場景包括：
- 批次替換多個 Word、docx 檔案中的英文縮寫、部門代碼、課程代碼。
- 批次處理合約、協議、投標檔案中的編號、年份、金額等數字內容。
- 對範本文件中的佔位符、編號規則、固定格式文字進行統一替換。
- 清理從系統匯出的 Word 報告，將不同格式的關鍵字規範成統一寫法。
- 在多個 docx 檔案中按規則替換一類文字，避免逐個檔案手動修改。
與單一 Word 文件內的尋取代相比，核爍文檔批量處理工具的優勢在於針對檔案批次處理：先匯入多個 Word 檔案，再設定統一的尋找與取代規則，最後一次性執行。對於經常處理大量辦公文檔的使用者，這類批次處理方式可以明顯減少重複勞動。
效果預覽：處理前多個 docx 檔案中存在待取代關鍵字
從處理前的檔案列表可以看到，範例資料夾中有 1.docx 到 6.docx 共 6 個 Word 文件。這類場景很常見：使用者往往不是只改一個文件，而是要對一個資料夾中的多份資料同時做內容調整。
開啟其中一個 Word 文件後，可以看到正文中存在多處符合規律的內容。例如標題中的 BOT，正文中的 ELA，以及數字 60 等。截圖中的紅色箭頭標出了典型的待處理內容：它們並不是完全相同的固定詞，但都可以透過規則識別出來。
如果只替換 BOT，一個普通尋取代就可以完成；但如果要把所有三位大寫字母都替換為同一個值，把所有連續數字替換為另一個值，就需要使用「公式模糊尋找文字」，也就是透過正規表示法萬用字元來匹配一類內容。
處理後效果：三位大寫字母和數字被批次替換
處理完成後，再開啟 Word 文件，可以看到原來符合三位大寫字母規則的內容已經被替換為 A，連續數字被替換為 B。比如標題中的 BOT 被替換為 A，正文中的 ELA 等英文縮寫也照規則替換；數字內容則被替換為 B。截圖中的黃色標記可以直觀看到替換後的結果。
這種替換方式的價值在於：使用者不需要逐條列出所有可能出現的關鍵字，只要這些關鍵字符合相同規律，就可以透過一個公式批次匹配。對於批次處理 Word 內容、批次替換 docx 關鍵字、統一修改文件範本等任務非常實用。
操作步驟一：進入 Word 工具並選擇尋找取代功能
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側功能分類中選擇「Word 工具」。介面中可以看到多個與 Word 檔案處理相關的功能，例如新增浮水印、修改頁面佈局、刪除空白、轉換格式等。本文要使用的是第 1 個功能：「尋找並取代 Word 中的關鍵字」。
這個功能的用途是批次尋找並取代 Word 檔案內容中的關鍵字。選擇該入口後，軟體會進入精靈式處理流程。對於不熟悉批次工具的使用者來說，精靈式流程比較清晰：先選擇檔案，再設定處理選項，然後設定儲存位置，最後開始處理。
這一步的操作目的很明確：進入正確的 Word 批次尋取代模組，確保後續設定的規則會應用到 Word 文件內容中，而不是檔案名稱、資料夾名稱或其他類型檔案。
操作步驟二：新增需要批次處理的 Word 檔案
進入「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能後，首先來到第 1 步「選擇需要處理的記錄」。在介面右上方可以看到「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。範例中已經匯入了 6 個 docx 檔案，列表裡顯示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。
如果需要處理的檔案數量較少，可以點擊「新增檔案」逐個選擇；如果檔案集中放在同一個資料夾中，可以使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣更適合批次匯入。匯入後要檢查列表中的檔案是否正確，例如名稱是否包含 1.docx 到 6.docx，副檔名是否為 docx，路徑是否為目標資料夾。
這一步的預期結果是：所有要批次取代關鍵字的 Word 文件都出現在列表中，並且下方彙總記錄數與實際檔案數量一致。確認無誤後，點擊底部「下一步」，進入替換規則設定。
操作步驟三：選擇公式模糊尋找並填寫正規表示式
第 2 步是「設定處理選項」，也是本文的核心。介面中「尋找方式」提供了「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」兩種方式。由於本例要比對一類內容，而不是一個固定詞，因此選擇「使用公式模糊尋找文字」。
在「需要尋找的關鍵字清單」中，範例填寫了兩條規則：
- [A-Z]{3}：用於匹配連續 3 個大寫英文字母，例如 BOT、ELA 等。
- \d+：用於匹配一個或多個連續數字，例如 60、2、5 等。
在右側「替換後的關鍵字列表」中，範例對應填寫了：
- A：對應第 1 條尋找規則，表示把匹配到的三位大寫字母替換為 A。
- B：對應第 2 條尋找規則，表示把匹配到的連續數字替換為 B。
這裡要特別注意左右兩側的對應關係。左側第 1 行尋找規則會對應右側第 1 行替換內容，左側第 2 行對應右側第 2 行。因此，如果要設定多組批次取代規則，建議逐行核對，避免把替換結果寫錯行。
此外，介面中還有「忽略字母的大小寫」附加選項。本例匹配的是大寫字母 [A-Z]，如果希望嚴格只匹配大寫，就不需要勾選忽略大小寫；如果業務場景中大小寫都要處理，則可以根據實際需要調整。設定完成後點擊「下一步」。
操作步驟四：設定儲存位置並開始批次處理
完成替換規則設定後，流程會進入第 3 步「設定儲存位置」，然後到第 4 步「開始處理」。截圖雖然沒有展開儲存位置頁面，但從精靈頂端可以看到這兩個步驟是軟體流程的一部分。建議在儲存位置環節選擇一個新的輸出目錄，避免處理後的檔案直接覆蓋原始文件。對於重要合約、報告、論文、課程資料等檔案，保留原件是非常必要的。
確認儲存位置後，進入開始處理步驟並執行任務。軟體會按照前面匯入的檔案列表，逐個讀取 Word 文件內容，並根據設定的正規表示式規則批次替換關鍵字。處理完成後，到輸出目錄中開啟檔案檢查效果即可。
這一步的預期結果是：多個 Word、docx 檔案中的目標內容被統一替換，使用者不需要逐個開啟檔案操作，也不需要在每個文件中重複執行尋取代。
常見問題和注意事項
1. 正規表示式為什麼能取代不同的關鍵字？
因為正規表示式匹配的是規律，而不是某個固定文字。例如 [A-Z]{3} 匹配的是「連續 3 個大寫字母」，所以 BOT、ELA 等都能被識別；\d+ 匹配的是「連續數字」，所以不同數值都可以統一處理。
2. 替換列表可以寫多行嗎？
可以。從截圖看，左側尋找列表和右側替換列表都支援多行輸入。使用時要保持行號對應：第幾行尋找規則，就對應第幾行替換內容。
3. 不填替換內容會怎樣？
介面中提示「不填則表示刪除」。這意味著如果某一行尋找規則右側沒有填寫替換後的關鍵字，可能會將匹配到的內容刪除。正式處理前要仔細檢查，避免誤刪重要內容。
4. 是否建議直接覆蓋原 Word 檔案？
不建議。批次處理影響多個檔案，一旦規則設定不當，修改範圍可能比較大。更穩妥的做法是輸出到新資料夾，確認無誤後再替換原檔案。
5. doc 和 docx 都能處理嗎？
本文截圖範例使用的是 docx 檔案。對於其他 Word 格式，例如 doc，建議以軟體實際匯入和處理結果為準。如果列表能正常識別並處理，再進行批次替換。
總結
使用正規表示式萬用字元公式批次取代 Word 中的關鍵字，適合處理大量內容結構相似、替換規則明確的辦公文檔。透過核爍文檔批量處理工具，使用者可以先匯入多個 docx 檔案，再選擇「使用公式模糊尋找文字」，輸入 [A-Z]{3}、\d+ 等規則，並設定對應替換內容，最後一次性完成批次處理。
相比逐個開啟 Word 檔案手動尋取代，這種方式更適合檔案數量多、規則重複、人工操作容易出錯的場景。建議在正式處理前先用少量檔案測試規則，確認處理效果正確後，再對完整資料夾執行批次替換。