當多個 Word 文件中需要替換的不是固定詞，而是同一類文字時，可以藉助正則表達式萬用字元完成批次處理。本文以核爍文檔批量處理工具為例，說明如何匯入多個 docx 檔案，選擇公式模糊尋找文字，並用 [A-Z]{3} 和 \d+ 這類規則批次替換英文縮寫和數字內容，幫助使用者高效完成文件規範化處理。
很多辦公文件的修改工作並不複雜，但非常重複。例如一個專案資料夾裡有多份 Word 文件，每份文件中都包含英文縮寫、編號、頁碼、課程代碼、統計數字等內容。真正麻煩的是，這些內容不是完全相同的關鍵字，而是「格式類似」的文字。如果只依靠手工尋找替換，就需要不斷嘗試不同關鍵字，效率很低，也很容易遺漏。
本文介紹一種更適合批量辦公場景的方法：使用核爍文檔批量處理工具，在多個 Word、docx 文件中透過正則表達式萬用字元公式批量尋找並替換同類文字。示例中，我們將連續 3 個大寫字母統一替換為 A，將連續數字統一替換為 B，從而演示如何用一組規則處理多份 Word 文件中的多處內容。
適用場景：需要替換的是一類文字而不是一個詞
在 Word 文件處理中，「關鍵字替換」通常分為兩種情況。第一種是精確替換，例如把「甲方」替換為「委託方」，把「2025」替換為「2026」。第二種是規律替換，例如替換所有三位大寫英文縮寫、替換所有連續數字、替換符合某種格式的編號。本文重點講的是第二種。
正則表達式萬用字元適用於以下辦公場景：
- 多個 docx 文件中存在不同的英文縮寫，需要統一替換成指定標記。
- 文件中有大量數字內容，需要統一去識別化或替換為佔位符。
- 課程資料、制度文件、說明文件中包含類似代碼，需要批量規範。
- 從舊範本產生的新 Word 文件需要統一清理編號、縮寫或特殊文字。
- 需要批量替換 Word 內容，但不想逐個開啟文件重複操作。
核爍文檔批量處理工具的定位是辦公軟體中的批量處理工具，核心價值在於幫助使用者減少重複勞動。它不是只處理單個文件，而是圍繞多個文件、多個任務、統一規則來提升處理效率。
效果預覽：處理前的文件和內容狀態
處理前，示例資料夾中包含 6 個 Word 文件，檔名分別是 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx。這說明本次任務不是對單個 Word 文件做修改，而是要把同一套替換規則應用到多份文件中。
開啟其中一個文件後，可以看到正文中存在多處英文縮寫和數字內容。例如標題中的 BOT、正文中的 ELA，以及數字 60 等。它們分佈在標題、段落和列表文字中，如果手工逐個尋找，不僅速度慢，而且需要反覆確認。
從截圖可見，文件內容並不是簡單的一處替換，而是多處、多類型文字需要處理。對於這類情況，使用「公式模糊尋找文字」會比普通精確尋找更高效。
處理後效果：符合規則的內容已被統一替換
完成批量替換後，再次檢視文件，原來的三位大寫英文縮寫已經被替換為 A，連續數字被替換為 B。黃色標記顯示了替換後的位置，可以看到標題、段落和列表中的匹配內容都發生了變化。
這種效果說明，軟體並不是只替換某一個固定詞，而是按照正則表達式規則匹配了同類內容。對於需要批量清洗、去識別化、規範化 Word 文件的使用者來說，這種方式比逐條輸入關鍵字更加靈活。
操作步驟一：在 Word 工具中找到批量尋找替換入口
開啟核爍文檔批量處理工具，在左側導航欄選擇「Word 工具」。主介面會顯示多個 Word 文件批量處理功能，包括尋找替換、段落處理、浮水印、頁面佈局、圖片處理、格式轉換等。本文使用的是「尋找並替換 Word 中的關鍵字」。
選擇這個功能的目的，是讓軟體進入 Word 內容替換流程。需要注意的是，這裡處理的是 Word 文件內容中的關鍵字，而不是檔名修改，也不是資料夾名稱處理。因此，如果你的目標是修改 docx 正文、標題、段落中的文字，應選擇該功能。
進入功能後，軟體會按步驟引導使用者完成處理，適合不熟悉複雜批次處理腳本的辦公使用者使用。
操作步驟二：匯入要處理的 Word 或 docx 文件
進入功能頁面後，第一步是「選擇需要處理的記錄」。介面右上角有「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」按鈕。前者適合少量檔案，後者適合一個資料夾中有多份 Word 文件的情況。示例中已經匯入了 6 個 docx 文件，列表中能看到檔名、路徑和副檔名。
匯入檔案後，建議做三項檢查：第一，記錄數是否正確，示例中彙總記錄數為 6；第二，路徑是否指向目標資料夾；第三，副檔名是否為需要處理的 Word 格式。截圖中副檔名均為 docx，說明匯入的是新版 Word 文件。
如果發現檔案匯入錯誤，可以透過操作列刪除不需要處理的記錄，或者使用「清空」重新選擇。確認檔案列表無誤後，點擊底部「下一步」，進入關鍵字規則設定。
操作步驟三：使用公式模糊尋找文字設定規則
第二步「設定處理選項」中，最關鍵的是選擇正確的尋找方式。介面顯示兩個選項：「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」。如果要替換固定文字，可以使用精確尋找；如果要替換一類符合規律的文字，就應選擇「使用公式模糊尋找文字」。
在本例中，需要尋找的關鍵字列表填寫了兩行：
- [A-Z]{3}：表示匹配連續三個大寫英文字母。
- \d+：表示匹配連續數字。
替換後的關鍵字列表也填寫兩行：
- A：對應替換第一條規則匹配到的內容。
- B：對應替換第二條規則匹配到的內容。
也就是說，軟體會先在 Word 文件中尋找所有符合 [A-Z]{3} 的文字，並替換為 A；再尋找所有符合 \d+ 的文字，並替換為 B。由於匯入了多個檔案，這套規則會批量應用到列表中的 Word 文件。
這裡有一個重要細節：左右兩側列表按行對應。第 1 行尋找規則對應第 1 行替換結果，第 2 行尋找規則對應第 2 行替換結果。實際使用時，如果設定了更多規則，一定要保持行數和順序一致。
操作步驟四：選擇輸出位置並執行處理
設定完規則後，點擊「下一步」。流程頂部顯示後續步驟包括「設定儲存位置」和「開始處理」。在儲存位置環節，建議將處理後的文件儲存到新目錄中，便於與原始 Word 文件對比。如果規則設定有誤，也可以隨時回到原始文件重新處理。
進入「開始處理」步驟後，軟體會對匯入列表中的檔案逐個執行尋找替換。對於多個 docx 文件，使用者不需要手動開啟每一個文件，也不需要在 Word 中重複執行尋找替換命令。處理完成後，只需開啟輸出檔案檢查關鍵內容是否符合預期。
這種批量處理方式特別適合行政、人事、教務、法務、專案管理等崗位，因為這些崗位經常會面對大量格式相似但內容略有差異的 Word 文件。
常見問題和注意事項
1. [A-Z]{3} 會匹配哪些內容？
它會匹配連續三個大寫英文字母。例如 BOT、ELA 這類內容符合規則。若文件中有其他三位大寫縮寫，也可能被匹配。因此在正式處理前，建議先用少量檔案測試。
2. \d+ 會不會把所有數字都替換掉？
會匹配連續數字。也就是說，正文、編號、頁碼樣式文字中只要是連續數字，都可能被替換。是否適合使用該規則，要根據你的文件內容判斷。
3. 是否可以只替換英文縮寫，不替換數字？
可以。只在左側保留 [A-Z]{3}，右側填寫對應替換內容即可。多行規則不是必須全部使用，按實際需求設定。
4. 替換結果為空是否代表刪除？
從介面提示看，「不填則表示刪除」。因此如果某行右側為空，可能會刪除匹配內容。批量處理前務必檢查替換列表是否遺漏。
5. 為什麼建議保留原文件？
正則表達式的匹配範圍通常比較廣，一旦規則寫得不夠精確，可能影響超出預期的文字。保留原始 Word 文件，可以在發現問題後快速恢復。
總結
當多個 Word 文件中需要替換的是「同類文字」而不是單個固定詞時，正則表達式萬用字元公式是非常高效的工具。透過核爍文檔批量處理工具，使用者可以匯入多個 docx 文件，選擇「使用公式模糊尋找文字」，填寫尋找規則和替換結果，然後一次性完成批量替換。
如果你正在處理大量 Word 報告、合約、課程資料或範本文件，建議先整理清楚要匹配的文字規律，再用少量樣本文件測試規則。確認結果正確後，再對整個資料夾執行批量處理，這樣既能提高效率，也能降低誤改風險。