當多個 Word、docx 或 doc 文件中存在大量相似關鍵字、編號、縮寫需要統一取代時，逐一開啟檔案手動尋找取代不僅耗時，還容易漏改。本文以核爍文檔批量處理工具為例，示範如何使用公式模糊查找，也就是正規表示式通配符規則，對多個 Word 檔案中的內容進行批次尋找和取代。透過一次設定尋找規則和取代內容，就能把符合條件的文字統一再取代成指定結果，適合資料清洗、範本修訂、文件標準化等場景。
在日常辦公中，很多人都會遇到這樣的情況：一個資料夾裡有幾十個甚至上百個 Word 文件，每個文件裡都包含一些需要統一修改的關鍵字、英文縮寫、編號、年份、金額或程式碼。若只是一個詞，可以用 Word 內建的尋找取代完成；但如果要取代的是一類內容，例如所有連續大寫字母、所有數字、某種編號格式，手動處理就會非常低效率。
本文要解決的問題是：如何使用正規表示式萬用字元公式，批次取代很多 Word 中的關鍵字。這裡以核爍文檔批量處理工具為例，示範在多個 docx 檔案中使用公式模糊尋找文字，將符合規則的內容批次取代為指定文字。截圖中的範例是將 Word 正文裡符合大寫字母規則的內容取代為 A，將數字內容取代為 B。雖然範例檔案數量是 6 個，但同樣適用於更多 doc、docx 文件的批次處理。
適用場景：哪些 Word 內容適合用正規表示式批次取代
普通的關鍵字取代適合處理明確的固定文字，比如把公司舊名稱取代為新名稱，把某個產品名統一修改為新寫法。但在實際辦公中，很多內容並不是一個固定詞，而是一類具有共同規律的文字，這時就更適合使用正規表示式或萬用字元公式。
1. 批次取代編號、數字、年份等可變內容
例如合約、課程資料、培訓手冊、專案文件中可能存在大量數字。它們可能是課時數、頁碼、編號、金額、百分比等。如果希望把所有連續數字統一取代成某個佔位符，使用公式 \d+ 就比逐個輸入數字更有效率。
2. 批次取代英文縮寫或程式碼
截圖中的 Word 範例包含 BOT、ELA 等大寫縮寫。如果需要將所有三位大寫字母縮寫統一處理，可以使用類似 [A-Z]{3} 的規則匹配。這種方式可以涵蓋多個不同縮寫，而不需要逐個錄入 BOT、ELA、BUD 等詞。
3. 批次清洗範本文件中的佔位內容
很多企業內部範本、課程材料、專案說明書中會使用固定格式的佔位符，例如 ABC、2026、No.001 等。使用正規表示式萬用字元公式，可以把這些符合格式的內容快速取代成統一的新文字，減少重複勞動。
4. 批次處理多個 docx、doc 檔案
如果只有一個 Word 檔案，手動取代還能接受；但如果有一批 Word 文件，例如截圖中的 1.docx 到 6.docx，逐個打開、尋找、取代、儲存，流程非常重複。辦公軟體的批次處理能力能把這些步驟集中到一次任務裡完成，提高效率並降低漏改機率。
效果預覽：處理前和處理後有什麼變化
處理前：多個 Word 檔案需要統一取代內容
處理前，資料夾中有多個 Word 文件，範例中包括 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx。這些 docx 檔案都需要執行同一類關鍵字取代規則。
打開其中一個 Word 文件可以看到，正文中存在需要處理的英文縮寫和數字內容。例如標題處出現 BOT，正文中出現 ELA、60 等內容。紅色箭頭標出了需要被規則匹配的文字位置。
如果按照傳統方式處理，需要打開每一個 Word 檔案，在文件中搜尋 BOT、ELA、60 等內容，再分別取代。問題在於，不同文件中的縮寫和數字可能並不完全相同，手動列出所有關鍵字非常容易遺漏。
處理後：符合規則的文字被批次取代
處理完成後，文件中符合公式規則的內容已經被取代。截圖中可以看到，原來符合三位大寫字母規則的內容被取代成 A，原來符合數字規則的內容被取代成 B。黃色高亮用於展示取代後的變化位置，便於核對效果。
從效果上看，取代並不是只針對某一個固定詞，而是針對滿足規則的一類文字。例如 [A-Z]{3} 能匹配三個連續大寫英文字母，\d+ 能匹配連續數字。因此它適合批次處理 Word 文件中大量規律性內容。
操作步驟：用核爍文檔批量處理工具批次取代 Word 關鍵字
下面按照截圖順序說明完整操作流程。核心思路是：先進入 Word 工具中的尋找取代功能，再匯入需要處理的檔案，然後選擇公式模糊尋找文字，最後填寫尋找規則和取代內容。
步驟一：進入 Word 工具並選擇尋找取代功能
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側功能區選擇 Word 工具。主介面中可以看到多個與 Word 文件相關的批次處理功能，例如添加浮水印、修改字型段落格式、匯出圖片、Word 轉換為 PDF 等。本次要使用的是第 1 個功能：尋找並取代 Word 中的關鍵字。
這一步的操作目的，是進入專門用於批次尋找和取代 Word 內容的任務頁面。與 Word 內建功能不同，這裡不是只處理目前開啟的一個文件，而是面向多個 Word 檔案統一執行取代任務。
步驟二：添加需要處理的 Word 檔案
進入尋找並取代 Word 中的關鍵字頁面後，介面頂部可以看到添加檔案、從資料夾中匯入檔案、清空、更多等按鈕。範例中已經匯入了 6 個 docx 檔案，檔案列表展示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。
如果檔案數量較少，可以使用添加檔案逐個選擇；如果一個資料夾中都是待處理的 Word 文件，可以使用從資料夾中匯入檔案，這樣更適合批次任務。匯入後建議檢查檔案列表，確認所有需要處理的 docx 或 doc 檔案都已經出現在列表中。
這一步的預期結果是：待處理檔案全部進入任務列表，頁面底部顯示記錄數。截圖中彙總記錄數為 6，表示本次將對 6 個 Word 文件執行相同的關鍵字取代規則。
步驟三：進入設定處理選項
確認檔案列表無誤後，點選頁面底部的下一步，進入設定處理選項。介面頂部的流程進度會從選擇需要處理的記錄進入設定處理選項。這個流程設計可以幫助使用者明確目前任務處於哪一步，避免還沒設定規則就直接開始處理。
步驟四：選擇使用公式模糊尋找文字
在設定關鍵字選項中，尋找方式提供了精確尋找文字和使用公式模糊尋找文字。由於本文要處理的是符合規律的一類內容，而不是單個固定關鍵字，所以需要選擇使用公式模糊尋找文字。
這裡的公式模糊尋找可以理解為使用正規表示式萬用字元規則。選擇該方式後，左側填寫需要尋找的關鍵字列表，右側填寫取代後的關鍵字列表。軟體會根據左右兩側的對應行關係進行取代。
步驟五：填寫正規表示式萬用字元公式和取代內容
在截圖中，左側需要尋找的關鍵字列表填寫了兩行規則：
- 第 1 行：[A-Z]{3}
- 第 2 行：\d+
右側取代後的關鍵字列表也填寫了兩行內容：
- 第 1 行：A
- 第 2 行：B
這表示軟體會把匹配第 1 行規則 [A-Z]{3} 的內容取代為 A，把匹配第 2 行規則 \d+ 的內容取代為 B。左右兩邊的行號要一一對應，否則可能出現取代內容不符合預期的情況。
其中，[A-Z]{3} 的含義是匹配連續 3 個大寫英文字母，例如 BOT、ELA 等；\d+ 的含義是匹配連續數字，例如 60、2、5 等。透過這種方式，使用者不需要提前知道文件中到底有哪些具體縮寫或數字，只要它們符合規則，就可以被批次處理。
步驟六：繼續設定儲存位置並開始處理
完成尋找規則和取代內容設定後，點選下一步。根據介面流程，後續還會進入設定儲存位置和開始處理步驟。由於截圖中能看到這兩個步驟名稱，實際操作時應按介面提示選擇處理後檔案的儲存位置，再啟動批次處理任務。
建議在批次取代前保留原始檔案備份，或者將處理結果儲存到新的資料夾。這樣即使正規表示式規則設定不當，也可以回到原檔案重新調整，避免直接覆蓋重要文件。
常見問題和注意事項
1. 正規表示式規則要先小範圍測試
正規表示式的優勢是匹配範圍廣，但也正因為如此，如果規則寫得過寬，可能會取代掉不該取代的內容。比如 [A-Z]{3} 會匹配所有連續三個大寫字母，只要文件中存在類似格式，都可能被取代。因此建議先用少量 Word 檔案測試，確認效果後再批次處理全部檔案。
2. 左右兩側列表要按行對應
尋找列表和取代列表是按行對應的。第 1 行尋找規則對應第 1 行取代內容，第 2 行尋找規則對應第 2 行取代內容。若左側有兩行，右側只填一行，就可能導致某些規則沒有取代值或結果不符合預期。
3. 注意大小寫匹配選項
介面中可以看到附加選項裡有忽略字母的大小寫。對於 [A-Z]{3} 這種明確匹配大寫字母的規則，如果勾選或不勾選大小寫相關選項，實際匹配範圍可能會受到影響。處理英文縮寫時，建議根據實際需求決定是否忽略大小寫。
4. doc 和 docx 檔案都應檢查相容性
截圖中的範例檔案副檔名是 docx。如果實際任務中包含舊版 doc 檔案，建議先用少量檔案驗證處理效果。不同版本 Word 文件在格式、相容性和內容結構上可能存在差異，批次處理前檢查能減少風險。
5. 複雜規則不要一次寫太多
如果需要取代的規則很多，建議分批設定和處理。先處理最明確、風險最低的規則，再處理複雜規則。這樣便於定位問題，也更容易核對處理後的 Word 內容是否符合預期。
總結：用公式模糊尋找提升 Word 批次取代效率
使用正規表示式萬用字元公式批次取代 Word 關鍵字，最大的價值在於把重複、機械、容易出錯的人工操作交給辦公軟體完成。對於多個 docx、doc 文件中的英文縮寫、數字編號、範本佔位符等規律性內容，核爍文檔批量處理工具可以透過一次匯入檔案、一次設定規則、一次批次執行，完成原本需要反覆開啟檔案才能完成的工作。
如果你正在處理大量 Word 文件，且需要取代的內容具有明顯規律，可以優先嘗試使用公式模糊尋找文字。建議先準備一份檔案備份，再按照本文步驟匯入檔案、設定 [A-Z]{3}、\d+ 等規則並核對結果。確認無誤後，再批次處理全部文件，這樣既能提升效率，也能保證取代品質。