當多個PDF文件中存在相同結構但內容不完全一致的關鍵字時，逐個打開修改不僅耗時，還容易漏改。本文以批量替換PDF中的日期欄位為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，透過萬用字元或公式模糊尋找的方式，一次性處理多個PDF文件中的關鍵字。教程會結合處理前後效果和軟體操作步驟，幫助使用者快速完成PDF批次尋找取代任務。
在日常辦公中，PDF 檔案經常被用來保存合約、報告、通知、說明書、檔案材料等正式文件。問題是，一旦這些 PDF 中存在需要統一更新的日期、名稱、編號或版本號，手動逐個打開文件尋找並取代，就會變成一項非常重複且容易出錯的工作。尤其當關鍵字不是完全固定文字，而是類似「月份不同、年份不同、編號不同」這類具有一定規律的內容時，普通的精確查找往往不夠用。
本文要解決的問題是：如何使用萬用字元或公式模糊尋找的方式，批量尋找並取代很多 PDF 檔案中的關鍵字。範例中，我們需要把多個 PDF 檔案裡的日期內容進行統一更新，例如將原文中的月份和年份取代為新的內容。藉助辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」，可以把多個 PDF 一次性匯入，在同一個任務中設定尋找規則和取代結果，從而減少重複勞動，提高批量處理文件的效率。
適用場景：哪些PDF內容適合用萬用字元批量取代
PDF 批量模糊尋找取代適合處理「內容有規律，但不完全相同」的場景。比如一批報告封面中都有日期，有的是 April 13, 2017，有的是 May 13, 2017，或者年份在不同文件中各不相同。如果只用精確尋找，就需要分別輸入每一種可能的文字；而使用萬用字元、公式或類似正則表達式的寫法，就可以透過一條規則匹配多個可能結果。
常見適用場景包括：批量取代 PDF 合約中的舊公司名稱、統一更新 PDF 報告封面日期、批量修改 PDF 說明書中的產品版本號、將多個 PDF 檔案中的舊網址取代成新網址、把通知文件中的年份或編號統一等。對於行政、人事、財務、專案管理、資料歸檔等職位來說，這類任務非常常見。
需要注意的是，本文討論的是 PDF 檔案內容中的關鍵字尋找取代，而不是修改檔案名稱。如果你需要批量修改 doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx 或 PDF 檔案名稱，那屬於檔案名稱批量處理；如果你需要修改 PDF 頁面中顯示的文字內容，則可以參考本文的流程。
效果預覽：處理前多個PDF中存在待取代關鍵字
本次範例中，資料夾裡有 4 個 PDF 檔案，分別是 1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。這類情況在實際工作中很常見：一批文件結構相似，裡面都有需要統一調整的日期、編號或關鍵詞。
打開其中一個 PDF 後，可以看到封面位置存在日期內容。處理前的範例日期為 “April 13, 2017”。截圖中紅框標出了需要取代的兩部分：月份 “April” 和年份 “2017”。中間的日期數字 “13,” 不需要修改，因此我們只取代月份和年份。
如果只處理一個 PDF，手動修改還可以接受；但當檔案數量增加到幾十個、幾百個時，逐個打開 PDF、搜尋關鍵字、取代並儲存，就會耗費大量時間。更麻煩的是，月份可能不只 April，也可能是 May，年份也可能有不同數字，這時就需要模糊尋找能力。
效果預覽：處理後PDF中的關鍵字已統一更新
完成批量處理後，再打開 PDF 檔案進行檢查，可以看到原來的 “April 13, 2017” 已經變成 “August 13, 2026”。也就是說，月份被取代為 August，年份被取代為 2026，而中間不需要修改的 “13,” 保持不變。
這個效果說明，軟體並不是簡單地整段取代日期，而是按照我們設定的尋找規則分別定位月份和年份，再把它們取代為對應的新內容。對於批量更新 PDF 中的日期欄位，這種方式比手動操作更穩定，也更容易複用。
操作步驟一：進入PDF工具並選擇尋找取代功能
打開核爍文檔批量處理工具後，在左側功能分類中可以看到多個辦公檔案處理入口，例如 Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具、文字工具、圖片工具等。由於本次要處理的是 PDF 檔案內容，所以需要進入「PDF 工具」分類。
在 PDF 工具列表中，選擇「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」。截圖中該功能位於 PDF 工具的第 1 項，說明文字為「批量尋找並取代 PDF 檔案內容中的關鍵字」。這一步的目的，是進入專門用於 PDF 內容尋找取代的處理流程。
從產品定位來看，核爍文檔批量處理工具是一類面向辦公場景的批量處理軟體，重點不在於單個文件的複雜編輯，而在於把多個文件放到同一個任務中統一處理。對於重複性強、規則明確的 PDF 修改任務，這種批量工具可以明顯減少人工點擊和重複輸入。
操作步驟二：添加需要處理的PDF檔案
進入「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」功能後，軟體會進入分步驟精靈介面。第 1 步是「選擇需要處理的記錄」。在頁面右上方，可以看到「添加檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。
如果只需要處理少量 PDF，可以點擊「添加檔案」，手動選擇目標檔案；如果要處理一個資料夾中的很多 PDF，建議使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以更快把同一目錄下的 PDF 加入列表。截圖中已經匯入了 4 個檔案：1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf，路徑位於 D:\test\，副檔名均為 pdf。
添加完成後，需要確認檔案列表是否正確。列表中會顯示序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊，底部匯總處顯示記錄數為 4。這裡的預期結果是：所有需要批量尋找取代的 PDF 都出現在列表中，不需要處理的檔案不要加入任務。確認無誤後，點擊底部的「下一步」。
操作步驟三：設定萬用字元或公式模糊尋找規則
第 2 步是「設定處理選項」，也是本教學的關鍵。頁面中可以看到「設定關鍵字選項」，在「尋找方式」下有「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」兩個選項。本範例選擇的是「使用公式模糊尋找文字」。
為什麼要選擇模糊尋找？因為我們要比對的內容並不見得只有一個固定值。截圖中的「需要尋找的關鍵字列表」輸入了兩行內容：第一行是 “April|May”，第二行是 “\d{4}”。其中 “April|May” 表示可以匹配 April 或 May 這樣的月份文字；“\d{4}” 表示匹配 4 位數字，適合定位年份，例如 2017、2024、2026 等。
右側「取代後的關鍵字列表」中也輸入了兩行內容：第一行是 “August”，第二行是 “2026”。這表示第一條尋找規則匹配到的月份會取代為 August，第二條尋找規則匹配到的四位年份會取代為 2026。
從操作邏輯上理解，左右兩側列表是按行對應的：左側第 1 行對應右側第 1 行，左側第 2 行對應右側第 2 行。因此，在批量取代 PDF 關鍵字時，一定要保證尋找列表和取代列表的行數、順序保持一致。否則可能出現取代結果不符合預期的情況。
操作步驟四：繼續設定儲存位置並開始處理
完成關鍵字規則設定後，點擊頁面底部的「下一步」。根據介面頂部的流程提示，後續還包括「設定儲存位置」和「開始處理」。這兩個步驟的作用分別是確定處理後的 PDF 檔案儲存到哪裡，以及正式執行批量尋找取代任務。
雖然截圖沒有展開儲存位置頁面，但從當前精靈流程可以合理判斷，使用者需要按照軟體提示完成儲存位置設定。建議將處理後的檔案儲存到新的資料夾中，不要直接覆蓋原始檔案。這樣即使發現規則設有誤，也可以隨時回到原檔案重新處理，避免影響原始資料。
進入「開始處理」步驟後，確認任務檔案和取代規則無誤，再執行處理。處理完成後，可以打開其中一個輸出 PDF 檢查效果，重點查看目標關鍵字是否已經取代、非目標內容是否保持不變。範例中處理後的日期變為 “August 13, 2026”，說明取代規則已經生效。
常見問題與注意事項
1. 萬用字元和精確尋找應該怎麼選？ 如果要尋找的文字完全固定，例如所有 PDF 中都寫著同一個公司名稱，可以使用精確尋找文字。如果內容存在變化，例如月份可能不同、年份是任意四位數字、編號格式有規律，建議使用「使用公式模糊尋找文字」。
2. 為什麼取代時要分成多行？ 範例中只想取代月份和年份，不想改動中間的日期數字，所以把月份和年份拆成兩條規則。這樣可以保留原文結構，只更新需要變化的部分。
3. 尋找列表和取代列表需要一一對應嗎？ 是的。左側第幾行的規則，會對應右側第幾行的取代結果。批量處理前建議逐行檢查，避免把月份取代成年份，或把年份取代成其他內容。
4. 批量處理前要不要備份檔案？ 建議備份。尤其是合約、報告、檔案等正式 PDF，最好把輸出檔案儲存到新目錄，確認結果無誤後再歸檔或分發。
5. 所有PDF都能取代嗎？ 通常可複製、可識別的文字型 PDF 更適合尋找取代。如果 PDF 是純掃描圖片，文字本身並不是可編輯文字，可能需要先進行文字辨識或使用其他方式處理。實際效果應以檔案內容結構為準。
總結：用批量工具減少PDF重複修改工作
當很多 PDF 檔案都需要修改相同類型的關鍵字時，手動處理不僅效率低，還容易漏改、錯改。透過核爍文檔批量處理工具中的「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」功能，可以把多個 PDF 一次性匯入，利用萬用字元或公式模糊尋找規則定位目標內容，再批量取代為新文字。
本文範例展示了從多個 PDF 中匹配月份和四位年份，並將其取代為 August 和 2026 的完整思路。對於經常處理 PDF、Word、docx、Excel、PPT 等辦公檔案的使用者來說，掌握這種批量處理方法，可以顯著減少重複勞動。建議在正式處理前先用少量檔案測試規則，確認效果後再批量執行。