當多個PDF文件中存在相似但不完全相同的日期、編號、名稱或關鍵字時，逐個打開文件手動尋找取代非常低效，也容易遺漏。本文以批次修改PDF中的英文月份和年份為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具的「尋找並取代PDF中的關鍵字」功能，透過公式模糊尋找、萬用字元規則和批次文件匯入，一次性處理多個PDF文件，幫助辦公使用者減少重複操作，提升文件批次處理效率。
在日常辦公中，PDF檔案經常用於合約、報告、制度文件、專案資料、通知公告等正式文件。問題在於，PDF不像Word、docx、doc文件那樣方便直接編輯，如果幾十個甚至上百個PDF裡都要修改相似內容，例如把不同月份統一為某個月份、把不同年份統一為新的年份、把某類編號格式統一替換，就會變成非常耗時的重複勞動。
本文要解決的核心問題是：如何使用萬用字元或公式規則，批次模糊查找並取代很多PDF檔案中的關鍵字。範例中有多個PDF檔案，原文包含類似「April 13, 2017」的日期內容。我們希望不只精確取代某一個固定詞，而是透過規則匹配「April或May」以及「四位年份」，再批次取代為「August」和「2026」。這樣即使不同PDF中的月份或年份不完全一致，也可以按同一套規則批次處理。
下面的操作基於截圖中的辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」。它的定位是面向辦公場景的文件批次處理工具，核心價值是把原本需要人工重複開啟、尋找、修改、儲存的步驟集中到一個流程裡執行，尤其適合PDF、Word、Excel、PowerPoint等檔案較多的場景。
適用場景：哪些PDF內容適合用萬用字元批次取代
萬用字元批次尋找取代適合處理「內容有規律，但不完全相同」的PDF文字。與普通精確尋找不同，萬用字元或公式模糊尋找可以匹配一類文字，而不是只匹配一個固定字串。比如本例中，月份可能是April，也可能是May；年份可能是2017、2024、2025等四位數字。使用規則後，可以一次匹配這些變化內容，再統一取代。
- 批次修改PDF報告中的日期，例如把舊年份統一取代為新年份。
- 批次取代合約、協議、報價單中的公司名稱、部門名稱、聯絡人名稱。
- 批次修正文件中的產品型號、專案編號、批次號、版本號。
- 批次處理多份PDF範本中的舊關鍵字，避免逐個檔案人工修改。
- 當PDF數量較多，例如幾十個PDF、上百個PDF時，透過批次處理可以顯著節省時間。
需要注意的是，本文講的是PDF檔案中的文字內容尋找取代。如果PDF是掃描圖片版，文字本身並不是可編輯文字，那麼能否直接取代取決於檔案中文字是否可被識別和處理。對於普通可複製文字的PDF，本文方法更適用。
效果預覽：處理前和處理後的PDF關鍵字變化
處理前，我們準備了多個PDF檔案，範例中包含1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。它們都需要執行同一類批次尋找取代操作。如果逐個開啟處理，不僅步驟重複，而且容易出現某個檔案忘記修改、某個年份漏掉的情況。
開啟其中一個PDF後，可以看到頁面中的日期文字包含「April 13, 2017」。截圖中用紅框標出了需要取代的部分：月份「April」和年份「2017」。中間的日期「13」不需要修改，因此我們只針對月份和四位年份設定尋找取代規則。
處理完成後，再開啟PDF檢視，原來的「April 13, 2017」已經變成「August 13, 2026」。可以看到，日期中的「13」保留不變，月份和年份按照規則完成取代。這正是萬用字元批次模糊尋找取代的價值：只處理符合規則的目標內容，不必手動選擇每一個字元。
操作步驟：用核爍文檔批量處理工具批次取代PDF關鍵字
步驟一：進入PDF工具並選擇尋找取代功能
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側功能分類中選擇「PDF工具」。主介面會列出多個PDF批次處理功能，例如PDF加入浮水印、PDF轉換為Word、PDF轉換為TXT等。根據本文需求，需要選擇「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」。截圖中該功能位於PDF工具列表的第1項，功能說明為批次尋找並取代PDF檔案內容中的關鍵字。
選擇這個功能的目的，是進入專門用於PDF文字尋找取代的批次處理流程。和單個PDF編輯器不同，它不是讓使用者一個檔案一個檔案修改，而是先匯入一批PDF，再統一設定尋找和取代規則，最後批次執行。
步驟二：新增需要處理的多個PDF檔案
進入「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」功能後，介面頂部顯示流程進度：選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。第一步是匯入檔案。截圖中可以看到頂部有「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。對於少量PDF，可以使用「新增檔案」；如果PDF都放在同一個資料夾中，可以使用「從資料夾中匯入檔案」。
檔案匯入後，下方表格會顯示序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。本例中已經匯入4個PDF檔案，路徑分別位於D槽test目錄下。這裡建議匯入後先檢查檔案數量和路徑是否正確，避免把不需要處理的PDF也加入任務。若發現多餘檔案，可以透過表格右側的刪除操作移除。
步驟三：設定公式模糊尋找文字
確認檔案列表無誤後，點擊底部「下一步」，進入「設定處理選項」。在「尋找方式」中，介面提供「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」兩個選項。由於本文要處理的是不完全固定的內容，例如月份可能是April或May，年份是任意四位數字，因此需要選擇「使用公式模糊尋找文字」。
截圖中的「需要尋找的關鍵字列表」填寫了兩行規則：第一行是「April|May」，表示匹配April或May；第二行是「\d{4}」，表示匹配四位數字，常用於匹配年份。右側「取代後的關鍵字列表」對應填寫兩行：第一行是「August」，第二行是「2026」。這意味著軟體會把匹配到的April或May取代為August，把匹配到的四位年份取代為2026。
這裡的關鍵是左右兩側列表要按行對應。左側第1行對應右側第1行，左側第2行對應右側第2行。如果要增加更多取代規則，可以繼續按行填寫，但必須確認每一行的尋找規則和取代結果匹配正確。若某一行取代內容為空，介面提示中也說明「不填則表示刪除」，因此要謹慎操作，避免誤刪PDF中的文字。
步驟四：繼續設定儲存位置並開始處理
設定完尋找和取代規則後，繼續點擊「下一步」。根據流程條，後續會進入「設定儲存位置」和「開始處理」。儲存位置用於決定處理後的PDF輸出到哪裡。建議不要直接覆蓋原檔案，最好輸出到新的資料夾中，這樣可以保留原始PDF作為備份。如果檢查處理結果沒有問題，再決定是否取代原來的檔案。
進入最後一步後執行處理，軟體會按照匯入的檔案列表逐個處理PDF，並根據設定好的模糊尋找規則完成取代。處理結束後，開啟輸出檔案進行抽查，確認月份、年份等關鍵欄位是否已經按預期修改。
常見問題和注意事項
1. 為什麼要用公式模糊尋找，而不是精確尋找？
如果所有PDF裡的目標內容完全一樣，例如全部都是「April 13, 2017」，精確尋找也可以完成取代。但實際辦公文件往往存在變化：有的文件是April，有的是May；有的是2017，有的是2020。此時使用公式模糊尋找，可以用一條規則匹配多個相似內容，更適合批次處理。
2. 「April|May」和「\d{4}」分別是什麼意思？
「April|May」可以理解為匹配April或May，豎線表示二選一；「\d{4}」可以理解為匹配連續四位數字，因此常用於匹配年份。透過這種方式，軟體可以找到文字中符合規律的內容，而不要求使用者把每一種可能的年份都單獨列出來。
3. 取代規則是否會影響PDF版式？
PDF本身是一種版式固定的檔案格式，取代後的文字長度可能與原文字不同。比如August比April更長，取代後在頁面中的顯示位置和佔用寬度可能發生變化。因此批次處理完成後，建議至少抽查幾份PDF，重點檢視標題、表格、頁首頁尾等位置是否顯示正常。
4. 批次處理前是否需要備份？
建議一定備份。雖然批次工具可以節省大量時間，但批次操作一旦規則寫錯，影響的檔案也會比較多。比較穩妥的做法是先複製一份測試資料夾，用少量PDF試執行，確認效果正確後再處理全部檔案。
總結：用萬用字元取代PDF關鍵字，減少重複勞動
透過本文範例可以看到，使用核爍文檔批量處理工具，可以把多個PDF檔案中的相似關鍵字一次性尋找並取代。相比逐個開啟PDF手動修改，萬用字元或公式模糊尋找更適合處理日期、年份、編號、名稱等有規律變化的內容。本例中，軟體將多個PDF中的「April或May」取代為「August」，將四位年份取代為「2026」，從而實現了批次修改PDF日期的效果。
如果你經常需要處理PDF、docx、doc、xlsx、pptx等辦公檔案，並且重複操作較多，可以優先考慮使用批次處理工具來完成。建議從少量檔案開始測試規則，確認無誤後再批次執行，這樣既能保證準確性，也能明顯提升辦公效率。