專案資料、客戶檔案、檢測報告和系統匯出資料常以編號開頭命名，如果全部混放在一個目錄中，後續查找和歸檔都會變得低效。本文以101、102、103編號檔案為例，說明如何使用核爍文檔批量處理工具，透過檔案名稱分類和自訂正則表達式提取編號，批量把檔案放入對應資料夾，適用於txt、docx、xlsx、pdf等多類辦公檔案。
在專案管理、客戶資料歸檔、財務憑證整理、檢測報告分發等辦公場景中，檔案名稱往往帶有編號。比如專案號101、客戶編號102、批次號103，都會出現在檔案名稱開頭。這樣的命名方式本來是為了方便識別，但如果所有檔案都儲存在同一個資料夾裡，隨著數量增加，資料夾會越來越混亂。
很多人會採用最直接的辦法：按名稱排序，看到101開頭的就拖到101資料夾，看到102開頭的就拖到102資料夾。問題在於，這種方式依賴人工判斷，處理幾十個檔案還可以，處理幾百個檔案就會明顯低效。更麻煩的是，一旦檔案類型混合，例如同時有txt、docx、doc、xlsx、xls、pdf和圖片，手動歸檔時更容易遺漏。
對於這種「檔案名稱有規則、分類動作重複」的任務，可以使用辦公軟體進行批量處理。本文結合截圖介紹核爍文檔批量處理工具的操作方法：透過「將檔案按檔案名稱分類」功能，選擇按自訂正則表達式分類，提取檔案名稱前三位數字，把檔案批量整理到101、102、103等資料夾中。
適用場景：專案號、客戶編號、批次號都能作為分類依據
本文範例提取的是檔案名稱前三位數字，但它代表的不一定只是數字本身。在實際工作中，這段編號可能具有明確業務含義：
- 專案號：101表示專案A，102表示專案B，103表示專案C。
- 客戶編號：不同客戶的合約、附件、報價單按編號歸檔。
- 部門編號：各部門提交的材料按部門代碼分開儲存。
- 批次編號：檢測報告、生產記錄、物流資料按批次整理。
- 地區編號：不同區域的數據檔案按區域編碼分組。
只要分類資訊穩定地出現在檔案名稱中，就可以透過規則提取。與手工分類相比，萬用字元或正則表達式的優勢在於可重複使用：規則設定好之後，後續同類檔案可以直接套用，不必每次重新判斷。
效果預覽：從無序檔案到按編號歸檔
處理前：檔案名稱前綴不同，但全部堆在一起
處理前截圖中，檔案列表看起來已經按名稱排序，但101、102、103開頭的檔案仍然處在同一個目錄中。紅色箭頭標出了這些編號，說明檔案名稱本身已經提供了分類依據。
如果這是專案資料目錄，101開頭檔案可能屬於一個專案，102開頭檔案屬於另一個專案，103開頭檔案屬於第三個專案。混放會導致後續查找不便，也不利於按專案打包交付。
處理後：每個編號對應一個資料夾
處理後截圖顯示，檔案已經被整理成101、102、103三個資料夾。這個結果符合我們的預期：檔案名稱開頭匹配到相同編號的檔案，被放到同一個分類資料夾裡。
完成這樣的整理後，目錄結構會更適合團隊協作。專案負責人可以直接查看對應專案資料夾，客戶資料可以按客戶編號交付，歸檔人員也能快速核對每個編號下的檔案是否完整。
操作步驟：用正則表達式提取編號並批量分類
步驟一：開啟檔案整理工具並選擇檔案名稱分類
開啟核爍文檔批量處理工具，在左側功能導航中點選「檔案整理」。右側會展示多個與檔案整理相關的功能。本次要根據檔案名稱中的專案號或客戶編號歸檔，所以選擇「將檔案按檔案名稱分類」。
注意，這裡選擇的是檔案名稱分類，而不是副檔名分類。副檔名分類適合把txt、docx、pdf等按類型分開；檔案名稱分類則適合把101、102、103這樣的業務編號分開。兩者解決的問題不同，選擇前要先明確自己的整理依據。
步驟二：匯入需要整理的檔案並檢查清單
進入功能後，第一步是選擇需要處理的記錄。可以點選「新增檔案」逐個添加，也可以點選「從資料夾中匯入檔案」批量匯入整個目錄中的檔案。範例截圖中，檔案已匯入列表，名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間都清晰顯示。
表格中可以看到檔案名稱如101LON05417.txt、101LON09060.txt等，路徑位於D:\test，副檔名為txt。底部記錄數顯示為20，說明本次共有20條檔案記錄等待處理。檢查列表的目的，是確保參與批量處理的檔案範圍正確。如果目錄中存在暫存檔案、無關檔案或命名不規範的檔案，建議先排除，以免影響分類結果。
確認檔案列表無誤後，點選「下一步」，進入處理選項設定。
步驟三：選擇按自訂正則表達式分類
在設定處理選項頁面，介面提供了多種分類方式。對於簡單場景，可以按第一個字元、按第一個數字、按開始的幾個字元分類；對於更靈活的辦公規則，建議使用「按自訂正則表達式分類」。截圖中已經選中了該選項。
本例的規則是提取檔案名稱開頭的三位數字，因此在正則表達式輸入框中填寫：^\d{3}。它可以拆解為三個部分理解：^表示檔案名稱開頭，\d表示數字，{3}表示匹配三位。最終提取結果就是101、102、103。
與普通萬用字元相比，正則表達式更適合描述「從哪裡開始、取什麼字元、取幾個字元」。如果你面對的是更複雜的檔案名稱規則，例如開頭兩位字母加三位數字，也可以在掌握規則後調整表達式。但在本例中，^\d{3}已經足夠準確。
頁面下方還有「字母大小寫轉換」設定，包括預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母。由於本例分類依據是數字，不涉及大小寫變化，保持預設即可。設定完成後點選「下一步」。
步驟四：選擇儲存位置並執行開始處理
根據頁面流程，後續需要進入「設定儲存位置」和「開始處理」。儲存位置建議選擇一個新的目標目錄，尤其是在首次使用某個正則規則時，這樣便於對比原始檔案和處理結果。不要隨意覆蓋或混用重要目錄，避免增加核對難度。
開始處理後，軟體會按列表逐個分析檔案名稱，提取匹配到的編號，並按照編號建立或使用分類資料夾。對於範例檔案，101開頭的檔案會歸入101資料夾，102開頭的檔案會歸入102資料夾，103開頭的檔案會歸入103資料夾。處理完成後，可在輸出目錄中查看最終資料夾結構。
常見問題和注意事項
1. 正則規則是否只能用於txt檔案
不是。範例檔案是txt，是因為截圖中的數據便於展示。按檔案名稱分類不讀取檔案內容，所以只要名稱符合規則，Word文件docx/doc、Excel表格xlsx/xls、PDF檔案、簡報pptx/ppt以及圖片檔案都可以使用類似規則。
2. 如果檔案名稱開頭不是三位數字怎麼辦
需要根據實際命名修改表達式。例如開頭是四位專案號，可以使用^\d{4}；如果開頭是兩位字母，可以考慮匹配字母的規則。關鍵是讓規則與檔案名稱結構保持一致。
3. 為什麼有些檔案可能沒有進入預期資料夾
常見原因是檔案名稱不符合表達式。例如檔案名稱前面有空格、底線、中文說明，或者編號不在開頭位置。使用前建議先查看檔案列表，確認命名結構。如果發現規則不統一，可以先整理檔案名稱，再執行批量分類。
4. 批量整理前應該做什麼準備
建議先備份重要檔案，或者把輸出位置設定到新目錄；其次，先用少量樣本測試正則表達式；最後，檢查處理後的資料夾名稱是否與預期一致。這樣可以降低批量處理帶來的誤操作風險。
總結：用辦公軟體把規則化檔案整理成標準目錄
按專案號或客戶編號批量整理檔案，本質上是把檔案名稱中的規則資訊轉化為資料夾結構。核爍文檔批量處理工具透過「將檔案按檔案名稱分類」功能，讓這類重複工作可以用一次設定完成。匯入檔案後，選擇「按自訂正則表達式分類」，輸入^\d{3}，再設定儲存位置並開始處理，就能把101、102、103等編號檔案自動歸檔到對應資料夾。
如果你的工作中經常需要整理專案資料、客戶檔案、批次報告或系統匯出數據，建議優先採用這種批量處理方式。它不僅能節省手動新建資料夾和拖曳檔案的時間，還能讓歸檔標準更加統一，減少錯放和漏放，讓檔案管理真正服務於辦公效率提升。