面對大量 PDF 掃描件、票據、合約或檔案文件，如果檔名由編號組成，按首個數字手動分類會非常繁瑣。本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，在文件整理模組中選擇「將文件按檔名分類」，並設定為「按第一個數字分類」，讓軟體自動生成數字資料夾並完成文件歸檔，減少重複拖曳和人工判斷。
很多企業和個人在整理 PDF 檔案時，會遇到一個非常具體但又高頻的問題：檔名都是一串數字，所有檔案都放在同一個資料夾裡，後續需要按照檔名中的第一個數字分組歸檔。比如以 0 開頭的 PDF 放在「0」資料夾，以 3 開頭的 PDF 放在「3」資料夾，以 8 開頭的 PDF 放在「8」資料夾。檔案少的時候可以手動拖曳，檔案一多就會變成重複、枯燥且容易出錯的工作。
本文將圍繞「批次將很多檔案按檔名中的第一個數字分類放到一起」這個需求，介紹如何透過辦公軟體核爍文檔批量處理工具完成自動歸檔。它的核心價值在於批次處理檔案，減少人工重複勞動，特別適合處理 PDF 掃描件、合約檔案、訂單附件、憑證資料等批次辦公文件。雖然截圖中示例是 PDF，但同樣的整理思路也可用於檔名帶編號的 doc、docx、xls、xlsx 等檔案。
適用場景：按首個數字歸檔適合哪些辦公資料
按檔名首個數字歸檔通常適用於檔案命名已經有一定規律的場景。比如財務票據以票據編號命名，行政檔案以員工編號命名，採購訂單以訂單號命名，客戶資料以客戶編號命名，專案檔案以專案編號命名。只要第一個數字能夠代表某種分組規則，就可以使用這種方法進行快速整理。
舉例來說，一個目錄下有上百個 PDF，檔名分別是 019121173839164.pdf、366984326281532.pdf、428905671234890.pdf、895612347890123.pdf。它們看起來只是數字串，但第一個數字可以用來做一級分類。最終你希望得到 0、3、4、8 等資料夾，每個資料夾中只放對應首位數字的檔案。這種需求如果依靠人工，不僅要不斷觀察檔名，還要頻繁切換目錄拖曳檔案；使用批次處理軟體則可以一次完成。
效果預覽：處理前所有 PDF 檔案集中在一個目錄
處理前的狀態非常典型：資料夾中顯示了大量 PDF 檔案，名稱都是數字加副檔名。雖然檔案總管可以把這些檔案按名稱排序，但它並不會按照數字自動建立資料夾，也不會自動移動檔案。使用者仍然需要手動判斷每個檔案屬於哪個數字分類。
從截圖可以看到，檔案列表中既有 0 開頭的檔案，也有 3、4、5、6、7、8、9 等開頭的檔案。如果需要把它們分別放入不同資料夾，人工操作至少包含三個動作：查看首個數字、新建或打開對應資料夾、移動檔案。檔案越多，重複勞動越明顯。
效果預覽：處理後按 0、3、4、5、6、7、8、9 自動分組
處理後，原目錄中的檔案已經按照檔名第一個數字形成了不同分類資料夾。截圖中可以看到，資料夾列表中出現了 0、3、4、5、6、7、8、9 等目錄。打開「0」目錄後，裡面的檔名都以 0 作為第一個數字。
這種結果非常適合後續管理。比如你只需要查找以 0 開頭的編號檔案，就可以直接進入「0」資料夾；如果需要打包某一組檔案，也可以直接對對應數字資料夾操作。相比所有檔案混在一起，分類後的目錄結構更加清晰。
操作步驟：批次將 PDF 按檔名第一個數字分類
第一步：在檔案整理中打開按檔名分類功能
啟動核爍文檔批量處理工具後，先從左側導覽列進入檔案整理。該模組用於處理檔案批次歸類、整理等任務。頁面中可以看到多個與檔案整理有關的功能卡片，其中第一個功能是「將檔案按檔名分類」，說明文字為「批次將所有檔案按檔名分類」。
本次目標是根據檔名中的第一個數字建立分類，因此需要點擊「將檔案按檔名分類」。這一步的預期結果是進入一個精靈式操作頁面，軟體會引導使用者依次完成選擇記錄、設定處理選項、設定儲存位置和開始處理。
第二步：匯入要歸檔的 PDF 檔案
進入功能後，頁面頂部顯示當前任務為「將檔案按檔名分類」。在第一步「選擇需要處理的記錄」中，需要把要處理的檔案添加進來。介面右上方提供了「添加檔案」和「從資料夾中匯入檔案」兩個入口。
如果 PDF 檔案散落在不同位置，可以使用「添加檔案」分批選擇；如果所有 PDF 都在同一個目錄裡，建議選擇「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以更快把整個資料夾中的檔案加入處理列表。匯入後，表格會顯示名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊，方便確認檔案是否完整。
在這一步，建議重點檢查兩個方面：第一，列表中的檔案是否都是本次需要分類的檔案；第二，路徑是否指向正確的來源資料夾。如果匯入了不相關檔案，可以通過列表中的操作列刪除對應記錄。確認無誤後，點擊底部的「下一步」。
第三步：選擇「按第一個數字分類」
進入「設定處理選項」後，軟體會展示多種分類方式。本次不需要按副檔名分類，也不是按中文、英文或固定字元長度分類，而是要識別檔名中最先出現的數字。因此應在分類方式中勾選「按第一個數字分類」。
選擇該規則後，軟體會以每個檔名中第一個出現的數字作為分類依據。比如 019121173839164.pdf 會被歸入 0 資料夾，366984326281532.pdf 會被歸入 3 資料夾，428905671234890.pdf 會被歸入 4 資料夾。這樣的分類規則對於數字編號型檔案尤其直觀。
截圖下方還能看到「字母大小寫轉換」區域，包含預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母。由於本例處理的是數字分類，不涉及英文字母大小寫，所以保持預設即可。設定好分類方式後，繼續點擊「下一步」。
第四步：設定儲存位置，執行開始處理
根據頁面流程，下一階段是設定儲存位置。為了避免和原始檔案混在一起，建議把輸出位置設為一個單獨目錄，例如「PDF按首個數字分類結果」。這樣處理完成後，可以清楚地區分原始檔案和分類後的結果。
儲存位置設定完成後，進入開始處理階段。確認無誤後執行處理，軟體會按照設定的規則批次建立對應數字資料夾，並把檔案放入相應目錄。完成後打開目標目錄，就能看到分類結果。
常見問題與注意事項
檔名第一個字元不是數字，也可以按第一個數字分類嗎？
從功能名稱看，「按第一個數字分類」關注的是檔名中第一個出現的數字，而不是一定要求檔名第一個字元就是數字。因此如果檔名中前面有文字但後續出現數字，也可能按第一個數字歸類。不過實際批次處理前，建議先用少量樣本測試或檢查檔案命名，確保分類結果符合預期。
處理前是否需要統一檔案副檔名？
不一定。本文示例全部為 PDF，因此結果更容易觀察。如果實際目錄中同時包含 PDF、Word 的 docx/doc、Excel 的 xlsx/xls 等檔案，只要這些檔案都需要按相同規則分類，可以一起匯入。但如果不同類型檔案有不同整理規則，建議分批處理。
分類資料夾名稱為什麼是數字？
因為本次選擇的是「按第一個數字分類」。軟體識別到檔名中的第一個數字後，會用該數字作為分類依據，所以輸出目錄中會出現 0、3、4、5、6、7、8、9 等資料夾。這種命名方式簡潔，便於查找。
如何降低批次處理風險？
批次檔案整理雖然高效，但也建議先備份原目錄，或將儲存位置設定到新資料夾。尤其是在正式處理大量重要合約、票據、檔案之前，先用少量檔案驗證規則，可以避免因為選錯分類方式而產生不符合預期的結果。
總結：把重複歸檔交給辦公軟體完成
按檔名首個數字整理 PDF 檔案，是一個典型的批次辦公場景。人工分類需要不斷查看、判斷和拖曳，而核爍文檔批量處理工具可以透過「將檔案按檔名分類」功能，把這個過程自動化。
如果你的資料夾中也有大量以編號命名的 PDF、docx、xlsx 或其他辦公檔案，可以按照本文步驟操作：進入檔案整理，打開按檔名分類，匯入檔案，選擇按第一個數字分類，設定儲存位置並開始處理。這樣不僅能節省大量整理時間，還能讓檔案結構更規範，後續查找、歸檔和交接都更輕鬆。