很多辦公文件的檔名中都帶有固定代碼，例如城市代碼、部門代碼、客戶編號或專案縮寫。如果這些代碼位於檔名中間，手動分類會非常低效。本文示範如何使用核爍文檔批量處理工具，按檔名第4到第6位字元批次分類文件，將包含LON、NYC、PAR、SYD、TYO等代碼的檔案自動整理到對應資料夾中，適合批次歸檔txt、doc、docx、xls、xlsx、pdf等資料。
在檔案歸檔工作中，經常會遇到這樣一類情況：檔案數量很多，檔案名看似複雜，但其中有一段代碼非常關鍵。例如128LON75957.txt、200LON66460.txt、213TYO11946.txt、230SYD60610.txt、378PAR56483.txt。這些檔案名中間的LON、TYO、SYD、PAR等字元，往往代表城市、據點、客戶、專案或業務類型。
如果要把這些檔案按代碼放入不同資料夾，傳統做法是先檢視檔案名，再手動新增LON、TYO、SYD、PAR等資料夾，最後一個個拖曳移動。檔案少時還能接受，檔案一多就容易出現漏分、錯分、重複移動等問題。尤其是行政、人事、財務、營運、專案管理等崗位，經常需要處理成批匯出的文件、報表、憑證、圖片或文字記錄，手動整理會佔用大量時間。
本文將介紹一種更適合辦公場景的做法：使用核爍文檔批量處理工具，按檔案名中間固定範圍的字元自動分類檔案。範例中，我們將提取檔案名第4到第6位字元作為分類依據，最終形成LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾，實現批次建立分類資料夾並歸檔檔案的效果。
適用場景：檔案名中間有固定代碼時最適合使用
按檔案名中間代碼分類的前提，是檔案命名具備一定規律。並不要求檔案名完全相同，只要求分類代碼出現在相同位置。例如本例檔案的命名結構大致可以理解為：三位數字編號 + 三位分類代碼 + 五位數字流水號 + 副檔名。
這種結構在辦公檔案中非常常見。系統匯出的訂單、設備記錄、人員資料、物流檔案、報表附件、資料文字，常常會把某個關鍵欄位寫進檔案名。如果這個欄位位置固定，就可以使用「按自訂位置範圍內的字元分類」的方式批次處理。
適合使用本文方法的典型場景包括：
1. 批次按城市或地區歸檔檔案，例如LON、NYC、PAR、SYD、TYO；
2. 批次按部門代碼整理資料，例如FIN代表財務，HRD代表人事，MKT代表市場；
3. 批次按客戶代碼拆分合約、發票、報價單或交付文件；
4. 批次按專案簡稱整理Word文件doc、docx和PDF報告；
5. 批次按批次號整理Excel表格xls、xlsx或txt資料檔案；
6. 批次按檔案名中的固定標識整理圖片、音訊、影片等附件。
這類工作共同的特點是重複性強、判斷規則明確、人工操作價值低。使用辦公軟體進行批次處理，可以把人從機械移動檔案的流程中釋放出來，把更多時間留給核對內容和業務分析。
效果預覽：從混亂檔案列表變成清晰分類資料夾
處理前，所有檔案都堆放在同一個目錄下。從截圖可以看到，檔案列表中包含多個txt檔案，每個檔案名都包含一段三位英文代碼。紅色標記強調了這些代碼的位置，它們正是本次分類的依據。
在這個列表中，128LON75957.txt和200LON66460.txt都包含LON，說明它們應歸入同一類；213TYO11946.txt和307TYO91489.txt包含TYO，應歸入TYO資料夾；230SYD60610.txt、233SYD50778.txt、254SYD54598.txt包含SYD，應歸入SYD資料夾。人工分類時，需要不斷觀察這些字元並移動檔案，而軟體可以根據統一規則自動完成。
處理後，目錄中不再是大量分散檔案，而是出現了多個以代碼命名的資料夾。截圖中可以看到LON、NYC、PAR、SYD、TYO幾個資料夾，說明檔案已經按檔案名中提取出的三位代碼完成分類。
這種整理結果有兩個直接好處：第一，資料夾名稱就是分類代碼，查找時非常直觀；第二，同類檔案集中在一起，後續複製、打包、傳送、歸檔都更方便。
操作步驟：按檔案名第4到第6位字元批次歸檔
下面按照軟體截圖中的實際流程說明操作。核爍文檔批量處理工具是一款面向辦公檔案處理的批次工具，介面中提供了檔案整理、Word工具、Excel工具、PowerPoint工具、PDF工具、文字工具等分類入口。本次使用的是檔案整理中的按檔案名分類能力。
步驟一：在檔案整理中開啟按檔案名分類功能
啟動軟體後，在左側導覽列選擇「檔案整理」。右側會顯示與檔案整理相關的功能卡片，其中第一個功能為「將檔案按檔案名分類」。截圖中紅色箭頭指向該功能，說明它是本次任務的入口。
選擇這個功能的原因很明確：我們的分類依據來自檔案名，而不是副檔名、建立時間或檔案內容。軟體會根據檔案名中的字元規則，把檔案批次分配到不同資料夾中。
完成這一步後，會進入「將檔案按檔案名分類」的精靈式介面。介面上方會顯示處理流程，包括選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。這樣的流程有助於使用者逐步完成批次處理，減少遺漏關鍵設定的可能。
步驟二：匯入需要整理的檔案並檢查列表
進入功能介面後，首先處於第1步「選擇需要處理的記錄」。右上角提供「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」兩個主要入口。如果目標檔案分散，可以使用「新增檔案」；如果檔案都在同一目錄中，使用「從資料夾中匯入檔案」會更省事。
匯入後，檔案會出現在表格中。截圖中的表格列出了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作等資訊。範例中已經匯入20條記錄，副檔名均為txt，檔案路徑位於D:\test目錄。
這一步不要急著進入下一步，建議先做三項檢查：第一，記錄數是否與準備處理的檔案數量一致；第二，檔案名是否都符合相同命名規則；第三，是否混入了不應該處理的檔案。如果發現異常，可以利用介面中的刪除操作或「清空」後重新匯入。
匯入並核對完成後，點擊底部「下一步」，進入處理選項設定。
步驟三：設定分類方式為自訂位置範圍
在第2步「設定處理選項」中，軟體提供多種按檔案名分類的規則。截圖中可以看到，選項包括按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按第一個中文字元分類、按第一個英文字母或中文字元分類、按最開始的幾個字元分類、按最末尾的幾個字元分類、按自訂位置範圍內的字元分類、按自訂正則表達式分類等。
本例的分類代碼位於檔案名中間，不是第一個字元，也不是末尾字元，所以應選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。選中後，在「範圍」輸入框中填寫4:6。
4:6的含義是從檔案名第4位開始，到第6位結束，提取這三個字元作為分類資料夾名稱。以128LON75957.txt為例，前三位是128，第4到第6位是LON，因此分類結果為LON；以943PAR93548.txt為例，第4到第6位是PAR，因此分類結果為PAR。
這一設定是整個操作的關鍵。只要範圍選對，軟體就能按規則批次識別分類代碼；如果範圍填錯，例如填成3:5或5:7，提取到的字元就可能不是預期代碼，分類結果也會偏離目標。因此在大量處理前，建議先用幾個典型檔案手動數一遍字元位置。
步驟四：確認大小寫轉換方式
在分類方式下方可以看到「字母大小寫轉換」設定，選項包括「預設」「轉換為大寫字母」「轉換為小寫字母」。截圖中保持「預設」。
如果所有檔案名中的代碼都已經統一為大寫，例如LON、NYC、PAR，那麼保持預設即可。若檔案來自不同系統，可能存在lon、Lon、LON混合的情況，這時可以考慮統一轉換為大寫字母或小寫字母，使相同代碼歸入同一個資料夾。
本例中代碼格式一致，因此使用預設設定即可。這樣處理後的資料夾名稱會保留原檔案名中的代碼樣式。
步驟五：繼續設定儲存位置並執行處理
處理選項設定完成後，繼續點擊「下一步」。根據介面流程，後續需要完成第3步「設定儲存位置」和第4步「開始處理」。雖然截圖沒有展開這兩個頁面，但流程名稱已經清楚顯示：先確定分類結果儲存到哪裡，再啟動批次處理。
建議選擇一個容易識別的輸出位置，例如在原始檔案所在目錄旁邊建立一個結果資料夾，或使用專門的歸檔目錄。這樣可以清楚區分處理前檔案和處理後檔案，方便核對。
開始處理後，軟體會根據第4到第6位字元自動完成歸類。最終開啟儲存位置，就能看到按代碼命名的資料夾，如LON、NYC、PAR、SYD、TYO。每個資料夾中放入了對應代碼的檔案，實現批次歸檔。
操作要點：如何判斷檔案名字元範圍
按位置範圍分類時，最重要的是確定起始位置和結束位置。一個實用方法是先拿一個代表性檔案名，從左到右逐位數。
例如檔案名128LON75957.txt，如果只看主檔案名128LON75957：第1位是1，第2位是2，第3位是8，第4位是L，第5位是O，第6位是N。也就是說，LON位於第4到第6位，所以填寫4:6。
再以662PAR30266.txt為例，主檔案名662PAR30266中，第1到第3位是662，第4到第6位是PAR，因此它會被歸入PAR資料夾。975TYO35070.txt中，第4到第6位是TYO，因此歸入TYO資料夾。
如果你的檔案不是三位數字開頭，而是兩位編號加三位代碼，那麼範圍就可能是3:5；如果檔案名前面有日期，如20260622LON001.txt，代碼位置可能是9:11。不要照搬4:6，而應根據自己的檔案名結構確定範圍。
常見問題與注意事項
1. 檔案數量很多時是否適合一次性處理
批次處理工具本身就是為減少重複勞動而設計的，但在檔案數量特別多、資料特別重要時，建議先抽取少量樣本測試。確認分類結果正確後，再處理完整目錄。
2. 檔案名長度不一致會不會影響分類
如果分類代碼仍然位於相同字元範圍內，一般不影響；如果不同檔案的代碼位置發生變化，則按固定範圍提取可能不適用。此時應先統一命名規則，或根據實際情況選擇其他分類方式。
3. 可以處理Word、Excel、PDF嗎
本文截圖範例是txt檔案，但按檔案名分類的思路並不侷限於txt。只要檔案名符合規則，doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf以及圖片檔案都可以參考這種批次整理方法。實際處理前應以軟體匯入列表顯示為準。
4. 大小寫不統一會產生多個資料夾嗎
如果保持預設，大小寫不同的代碼可能被視為不同名稱。因此，當檔案名中存在LON、lon、Lon等混寫情況時，建議在「字母大小寫轉換」中選擇統一大寫或小寫，避免同類檔案被拆分。
5. 為什麼要設定儲存位置
設定儲存位置可以讓處理結果與原始檔案保持清晰邊界，便於核對和回退。對於批次歸檔任務，建議不要直接在重要原始目錄中反覆試驗，而是使用測試目錄或備份檔案進行驗證。
總結：讓檔案歸檔從手動拖曳變成規則化批次處理
按檔案名中間三位代碼分類檔案，本質上是把人工判斷規則交給軟體執行。只要檔案名結構穩定，例如第4到第6位代表城市、部門、客戶或專案代碼，就可以透過核爍文檔批量處理工具快速完成歸檔。
本次範例的關鍵流程是：進入檔案整理，選擇「將檔案按檔案名分類」；匯入需要處理的檔案；在處理選項中選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」；將範圍設定為4:6；確認大小寫方式；繼續設定儲存位置並開始處理。處理完成後，檔案會按LON、NYC、PAR、SYD、TYO等代碼形成分類資料夾。
如果你經常面對大量命名規則相似的辦公檔案，建議把這類批次分類方法納入日常整理流程。它不僅能節省手動移動檔案的時間，還能降低錯分漏分風險，讓檔案管理更加清晰、規範、高效。