當文件夾裡同時堆放大量 PDF、Word、Excel、CSV、ZIP、Markdown 等文件，並且文件名以姓名、客戶名、項目名開頭時，手動新增文件夾再逐個拖動非常耗時。本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具中的「將文件按文件名分類」功能，按文件名中的第一個中文漢字自動建立分類文件夾，並把對應文件批次放入同一類目錄中，適合人事檔案、客戶資料、報名材料、合約文件等場景。
在日常辦公中，很多檔案並不是按照副檔名來管理，而是按照檔名中的關鍵資訊來歸檔。例如，人事資料可能以員工姓名開頭，客戶檔案可能以客戶名稱開頭，報名材料可能以學生姓名開頭，專案資料可能以專案簡稱開頭。隨著檔案數量增加，資料夾裡會同時出現 pdf、docx、doc、xlsx、csv、zip、md 等不同格式的文件，如果仍然靠手動新增資料夾、複製貼上或拖曳移動，不僅效率低，還容易把檔案放錯位置。
本文要解決的問題很明確：批量將很多檔案按檔名中的第一個中文漢字分類放到一起。也就是說，軟體會讀取每個檔名中第一個中文漢字，並以這個漢字作為分類依據，把相同首個中文漢字的檔案歸入同一個資料夾。例如「陳傑.zip」和「陳靜.pdf」會進入「陳」資料夾，「李娜.pdf」和「李洋洋.docx」會進入「李」資料夾。下面將結合截圖，介紹如何使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」完成這一類批量檔案整理任務。
適用場景：哪些檔案適合按第一個中文漢字分類
按檔名中的第一個中文漢字分類，特別適合檔名存在明顯中文開頭規則的資料。它不是簡單按照副檔名分類，也不是按照建立時間分類，而是更貼近日常辦公中的業務習慣。例如一個部門收到一批員工資料，檔名可能是「張偉身分證.pdf」「張偉履歷.docx」「李娜登記表.xlsx」；學校或培訓機構收到報名檔案，檔名可能是「王芳報名表.pdf」「王芳照片.zip」「趙敏成績.csv」；銷售或客服團隊整理客戶資料，檔名可能以客戶姓名或公司簡稱開頭。
在這些場景下，使用第一個中文漢字分類有幾個優勢。第一，可以快速把同姓或同類開頭的檔案聚合到一起，便於後續查找。第二，不受檔案格式限制，PDF、Word 文件、Excel 表格、CSV 資料檔案、壓縮檔、Markdown 文件等都可以一起處理。第三，減少重複勞動，不需要人工逐個判斷檔案應該放在哪個資料夾。第四，當檔案數量從幾十個增加到幾百個、幾千個時，批量處理的效率優勢會非常明顯。
需要注意的是，本文講解的是「按檔名中的第一個中文漢字分類」。如果你的檔名是純英文、純數字或希望按副檔名分類，則應選擇軟體中對應的其他分類方式。本文的重點是中文檔名歸檔，尤其適合以姓名、姓氏、中文專案名開頭的檔案集合。
效果預覽：處理前檔案混放，處理後按中文首字歸類
處理前：不同格式檔案堆在同一個目錄中
從處理前截圖可以看到，當前資料夾中有多種檔案類型，包括 zip、pdf、docx、md、csv 等。檔名分別以「陳、李、王、楊、張、趙」等中文漢字開頭，但所有檔案都混放在同一個目錄中。如果檔案只有十個，人工整理還勉強可以；如果有上百個或上千個類似檔案，人工拖曳就會非常繁瑣，而且容易遺漏。
例如截圖中包含「陳傑.zip」「陳靜.pdf」「李娜.pdf」「李洋洋.docx」「王芳.docx」「王昊.pdf」「楊磊.pdf」「張偉.md」「趙敏.csv」「趙婷.csv」等檔案。這些檔案的共同特點是：檔名開頭的第一個中文漢字可以作為分類依據。我們的目標就是讓系統自動識別這個首個中文漢字，並把對應檔案放到以該漢字命名的資料夾中。
處理後：自動生成「陳、李、王、楊、張、趙」等分類資料夾
處理完成後，原本混放的檔案被整理成多個資料夾。每個資料夾名稱對應檔名中的第一個中文漢字，例如「陳」「李」「王」「楊」「張」「趙」。相同開頭的檔案會被放到同一個資料夾裡，後續查找時只需要進入對應資料夾即可。
這種整理方式非常適合批量歸檔，因為它保留了檔名本身的業務含義，同時減少了人工建立目錄和移動檔案的時間。對於辦公文件整理來說，這比單純按副檔名分類更符合實際使用習慣。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具按首個中文漢字分類
步驟一：進入「檔案整理」，選擇「將檔案按檔名分類」
開啟核爍文檔批量處理工具後，可以在左側看到不同類型的工具分類，例如檔案整理、Word 工具、Excel 工具、PDF 工具、文字工具等。由於本次任務是對檔案本身進行批量歸檔，因此應進入「檔案整理」分類。
在檔案整理頁面中，選擇功能卡片「將檔案按檔名分類」。截圖中該功能卡片位於第一個位置，功能說明為批量將所有檔案按檔名分類。這個功能正是本文要使用的入口，用於根據檔名內容自動生成分類目錄並整理檔案。
這一步的目的，是告訴軟體接下來要執行的不是格式轉換、PDF 合併或 Word 處理，而是檔案分類整理。選擇正確功能後，後續介面會進入批量處理流程。
步驟二：加入需要處理的檔案或從資料夾中匯入
進入「將檔案按檔名分類」功能後，介面頂部可以看到「加入檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等操作按鈕。對於少量檔案，可以使用「加入檔案」逐個選擇；對於一個目錄中已經集中存放好的大量資料，更推薦使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以一次性把目標檔案加入處理清單。
截圖中已經匯入了 10 條記錄，列表列出了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。可以看到，檔案路徑位於 D:\test 目錄下，副檔名包含 zip、pdf、docx、md、csv 等。軟體並沒有要求檔案類型一致，這正體現了批量檔案整理工具的價值：只要檔名符合分類規則，不同格式也可以一起處理。
這一步的目的，是讓軟體明確哪些檔案需要參與分類。匯入後建議先檢查清單中的檔案數量和檔名是否正確，避免把不需要整理的檔案誤加入任務。如果發現某條記錄不應該處理，可以根據介面中的刪除操作將其移除；如果匯入錯誤，也可以使用「清空」後重新匯入。
步驟三：在處理選項中選擇「按第一個中文漢字分類」
確認檔案清單後，點擊底部「下一步」，進入「設定處理選項」介面。這裡是整個流程中最關鍵的一步，因為分類方式會直接決定最終生成的資料夾結構。
在「分類方式」區域，可以看到多種規則，例如按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按第一個英文字母或中文漢字分類、按最開始的幾個字元分類、按自訂位置範圍內的字元分類、按自訂正則表示式分類等。本文要實現的是按檔名中的第一個中文漢字歸類，因此應選擇「按第一個中文漢字分類」。
選擇該選項後，軟體會以檔名中出現的第一個中文漢字作為分類名稱。例如「陳傑.zip」的第一個中文漢字是「陳」，會進入「陳」資料夾；「李洋洋.docx」的第一個中文漢字是「李」，會進入「李」資料夾；「趙婷.csv」的第一個中文漢字是「趙」，會進入「趙」資料夾。這樣即使檔案副檔名不同，也不會影響分類結果。
在同一介面下方還能看到「字母大小寫轉換」區域，包含預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母等選項。由於本次分類依據是中文漢字，通常保持「預設」即可，不需要進行大小寫轉換。
步驟四：繼續下一步，設定儲存位置並開始處理
完成分類方式設定後，點擊介面底部「下一步」。根據介面頂部流程提示，後續步驟為「設定儲存位置」和「開始處理」。在實際操作時，應根據軟體介面提示選擇整理後的檔案儲存位置，然後進入開始處理步驟執行任務。
儲存位置的選擇會影響最終整理結果的存放方式。為了便於核對，建議選擇一個清晰的輸出目錄，例如專門新增一個「按首字分類結果」資料夾。這樣處理完成後，可以直接開啟該目錄檢視是否生成了「陳、李、王、楊、張、趙」等分類資料夾。
處理完成後，對照結果截圖可以看到，檔案已經按照首個中文漢字完成歸檔。此時再查詢某個人或某類開頭的資料，只需要進入對應資料夾即可，不必在大量混合檔案中反覆篩選。
常見問題與注意事項
1. 檔名不是以中文開頭，還能處理嗎？
本文使用的是「按第一個中文漢字分類」，它關注的是檔名中出現的第一個中文漢字。如果檔名開頭包含編號、日期或其他字元，但後面仍然有中文漢字，通常可以根據第一個中文漢字進行歸類。若你的分類依據不是中文漢字，而是數字、英文字母或固定位置字元，則應在處理選項中選擇更匹配的分類方式。
2. PDF、Word、Excel、CSV、ZIP 可以一起分類嗎？
可以。從截圖中的處理清單可以看到，zip、pdf、docx、md、csv 等不同副檔名的檔案被同時加入任務。該功能的核心依據是檔名，而不是檔案格式。因此，doc、docx、pdf、xls、xlsx、csv、zip 等辦公資料可以一起按照檔名首個中文漢字進行批量整理。
3. 分類前需要先手動建立資料夾嗎？
從處理後的效果來看，軟體會按照分類結果生成對應的資料夾，例如「陳」「李」「王」等。實際操作中不需要使用者逐個手動建立這些目錄，只需選擇正確的分類方式並按流程處理即可。
4. 如何避免誤分類？
建議在匯入檔案後先檢查檔名。如果檔名存在空格、編號、特殊符號或命名不統一的情況，可以先確認第一個中文漢字是否符合你的歸檔規則。對於非常重要的資料，也建議先用少量檔案測試，確認輸出結果符合預期後，再批量處理全部檔案。
5. 處理後還要保留原檔案嗎？
截圖沒有展示具體儲存策略，因此實際操作時應以軟體介面的儲存位置和處理提示為準。為了安全起見，處理重要檔案前可以先備份原始目錄，或者把結果輸出到新的資料夾中，便於核對和回退。
總結：用批量檔案整理減少重複拖曳，提高辦公歸檔效率
按檔名第一個中文漢字分類，是一種非常實用的辦公檔案整理方式。它特別適合人事檔案、客戶資料、報名檔案、合約附件、專案資料等以中文姓名或中文名稱開頭的檔案集合。透過核爍文檔批量處理工具中的「將檔案按檔名分類」功能，只需要匯入檔案、選擇「按第一個中文漢字分類」、設定儲存位置並開始處理，就能把大量混放的 PDF、Word、CSV、ZIP 等檔案自動歸入對應資料夾。
相較於人工新增資料夾、逐個拖曳檔案，批量處理不僅節省時間，也能減少遺漏和放錯目錄的風險。如果你經常需要整理大量檔案，建議把這類規則化的重複操作交給辦公軟體完成，把精力留給更重要的審核、分析和業務判斷。