很多辦公文件的分類資訊並不在資料夾裡，而是包含在檔案名稱中間，例如編號後的三位城市代碼。本文以第4到第6位字元為例，講解如何使用核爍文檔批量處理工具批量提取檔案名稱中間字元，並自動建立LON、NYC、PAR、SYD、TYO等分類資料夾，幫助使用者快速完成檔案歸檔。
在檔案管理工作中，經常會遇到一種情況：檔案名稱本身已經包含分類資訊，但所有檔案仍然堆在同一個目錄裡。例如「128LON75957.txt」「284LON76499.txt」屬於LON，「307TYO91489.txt」「615TYO56029.txt」屬於TYO，「378PAR56483.txt」屬於PAR。分類代碼位於檔案名稱中間，看起來很有規律，但如果手動整理，仍然要反覆檢視檔案名稱並移動檔案。
本文介紹一種更適合批量辦公的處理方式：使用核爍文檔批量處理工具，按檔案名稱中固定範圍內的字元進行分類。軟體可以把檔案名稱第4到第6位的字元提取出來，自動生成對應資料夾，再把相同字元的檔案放到一起。這樣無論是txt文字檔、Word文件docx/doc、Excel試算表xlsx/xls，還是PDF和圖片，只要命名規則一致，都能用同一套方法完成批量歸檔。
適用場景：檔案名稱中間有固定分類欄位
這類需求的核心特點是：分類欄位出現在檔案名稱的固定位置，而不是檔案開頭或結尾。截圖中的檔案名稱結構可以概括為「三位數字編號+三位字母代碼+五位數字編號+副檔名」。其中三位字母代碼就是分類依據，如LON、NYC、PAR、SYD、TYO。
如果你的檔案也符合類似規則，就非常適合按自訂位置範圍分類。例如合約檔案名稱中第6到第8位表示區域，掃描件名稱中第4到第5位表示部門，圖片素材名稱中第10到第12位表示專案，日誌檔案名稱中某幾位表示設備編號。只要這些字元位置穩定，就不必逐一篩選，直接讓軟體批量處理即可。
相比按副檔名分類，按檔案名稱中間字元分類更加精細。副檔名只能區分txt、docx、pdf、jpg等檔案類型，而檔案名稱中的代碼通常代表業務含義，更適合做專案歸檔、地區歸檔、客戶資料歸檔和批次資料整理。
效果預覽：處理前分類資訊隱藏在檔案名稱裡
處理前的檔案列表中，所有txt檔案都位於同一目錄。紅色標記的位置顯示了檔案名稱中的三位字母代碼，這些代碼就是我們要提取的分類欄位。雖然從名稱上可以看出它們屬於不同類別，但檔案系統中還沒有對應的分類資料夾。
在這種狀態下，如果使用者想查找某個類別的檔案，通常只能透過搜尋關鍵字或手動排序。檔案數量少時問題不明顯，但一旦檔案持續增加，目錄會越來越混亂。尤其是在多人協作場景下，如果每個人的整理方式不同，後續查找和交接都會受到影響。
效果預覽：處理後同類檔案進入同名資料夾
批量處理完成後，軟體會按照提取到的字元建立資料夾。範例中最終生成了LON、NYC、PAR、SYD、TYO五個資料夾。每個資料夾名稱都來自檔案名稱第4到第6位字元，相同代碼的檔案會被歸入同一個資料夾。
這種結果非常適合後續管理。例如需要把LON相關檔案發給對應負責人，只要壓縮LON資料夾即可；需要統計SYD相關檔案數量，也可以直接檢視SYD資料夾。分類結構清晰之後，檔案檢索、打包、備份和共用都會更高效。
操作步驟：批量提取檔案名稱中間字元進行分類
步驟一：開啟檔案整理模組
啟動核爍文檔批量處理工具後，先在左側選擇「檔案整理」。該軟體定位於辦公檔案批量處理，適合用來完成檔案重新命名、檔案整理、文件處理等重複性任務。本次要做的是把很多檔案按檔案名稱歸類，因此進入「檔案整理」後，選擇功能卡片「將檔案按檔案名稱分類」。
選擇正確功能非常重要。「將檔案按檔案名稱分類」關注的是檔案名稱中的字元內容，而不是副檔名，也不是檔案內容本身。對於本例這種城市代碼、部門代碼、專案代碼位於檔案名稱中間的情況，應使用這個功能。
步驟二：匯入需要整理的檔案
進入任務後，軟體首先要求選擇需要處理的記錄。介面頂部可以看到「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」等按鈕。如果所有待整理檔案已經集中在一個資料夾中，建議點擊「從資料夾中匯入檔案」，這樣能一次性載入整個目錄中的檔案；如果只想處理部分檔案，可以使用「新增檔案」。
匯入完成後，表格會列出檔案名稱、所在路徑、副檔名、建立時間和修改時間。截圖中可以看到檔案路徑為D:\test\，記錄數為20。此時建議先瀏覽列表，確認檔案名稱是否都滿足相同結構。如果某些檔案不是本次要整理的對象，可以在開始處理前移除，避免生成不需要的分類資料夾。
步驟三：選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」
點擊「下一步」進入設定處理選項。分類方式區域提供多種規則，其中包括按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按末尾幾個字元分類、按開始的幾個字元分類、按自訂正則表達式分類等。本例的分類代碼在檔案名稱中間，因此需要選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。
選擇後，在「範圍」處填寫「4:6」。這個設定的作用是告訴軟體：從檔案名稱第4位開始取字元，一直取到第6位，並把得到的內容作為資料夾名稱。以「200LON66460.txt」為例，第4到第6位是LON，所以會進入LON資料夾；以「943PAR93548.txt」為例，第4到第6位是PAR，所以會進入PAR資料夾。
如果你的檔案名稱分類欄位不是第4到第6位，需要根據實際情況修改範圍。例如分類欄位在第2到第4位，就填寫「2:4」；在第8到第10位，就填寫「8:10」。不要機械套用範例中的數字，關鍵是先明確分類欄位在檔案名稱中的位置。
步驟四：保持大小寫設定並繼續下一步
截圖中「字母大小寫轉換」選擇的是「預設」。當檔案名稱中的代碼已經統一為大寫時，保持預設即可。這樣生成的資料夾會保留原始代碼形式，例如LON、NYC、PAR。如果實際檔案名稱中有大小寫混用，使用者可以根據整理標準決定是否需要轉換，但在本例中不需要額外調整。
完成分類方式和範圍設定後，點擊底部「下一步」。軟體流程欄顯示後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」。建議把輸出位置設定到一個新的資料夾，便於檢查最終結果，也能保護原檔案目錄結構。
步驟五：設定儲存位置並執行批量處理
進入儲存位置步驟後，選擇處理結果要存放的位置。確認無誤後進入開始處理。軟體會逐條讀取檔案列表，根據檔案名稱第4到第6位字元判斷分類，並自動建立對應資料夾。最終，同一代碼的檔案會被放到同一個資料夾中，形成清晰的歸檔結構。
整個過程不需要使用者手動新建LON、NYC、PAR、SYD、TYO資料夾，也不需要逐個拖曳檔案。對於記錄數為20的測試目錄，幾乎可以很快完成；對於更多檔案，批量處理的效率優勢會更加明顯。
常見問題或注意事項
1. 分類欄位包含副檔名嗎？
通常設定範圍時關注的是檔案主名稱中的字元。範例中的「4:6」提取的是txt副檔名前面的檔案名稱字元LON、TYO等，而不是副檔名txt。設定時應以檔案名稱主體為參照，避免把點號或副檔名算入分類欄位。
2. 檔案名稱中有中文字元怎麼辦？
如果中文字元也位於固定位置，理論上同樣可以作為分類依據。例如檔案名稱中第4到第5位是「財務」或「人事」，可以按對應範圍分類。但要注意不同檔案的命名長度和字元位置必須一致，否則分類結果可能不準確。
3. 可以同時整理不同副檔名檔案嗎？
從操作邏輯看，軟體匯入的是檔案記錄，表格中會顯示副檔名。只要不同副檔名檔案的檔案名稱規則一致，也可以按相同位置字元分類。比如同一批專案資料中同時有docx、xlsx、pdf，只要第4到第6位都是專案代碼，就可以按專案代碼歸檔。
4. 處理前要不要備份？
對於重要資料，建議先備份或把結果輸出到新目錄。批量操作的優勢是速度快，但也意味著錯誤規則會快速影響大量檔案。先用少量樣本測試「4:6」是否正確，是更穩妥的辦公習慣。
總結：用規則替代手工判斷，讓檔案整理更穩定
當檔案名稱中間包含固定分類代碼時，最有效的整理方式不是人工一個個移動，而是把代碼位置轉化為批量處理規則。核爍文檔批量處理工具透過「將檔案按檔案名稱分類」功能，可以根據自訂範圍提取字元，自動生成分類資料夾並歸檔檔案。
如果你的辦公檔案也像範例一樣，分類資訊位於檔案名稱第4到第6位，可以直接參考本文設定「4:6」進行處理。對於大量txt、doc、docx、xls、xlsx、pdf等檔案，這種方法能顯著減少重複勞動，降低誤分類機率，讓檔案管理從混亂目錄變成清晰結構。