檔名中固定字元區間往往代表地區、專案、部門或批次資訊。本文通過一個txt檔案分類示例，說明如何用核爍文檔批量處理工具選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」，把第4到第6位字元作為資料夾名稱，批量生成LON、NYC、PAR、SYD、TYO等目錄，實現高效檔案整理。
很多企業和個人在整理資料時，會先給檔案制定命名規則，例如用前幾位表示編號，中間幾位表示類別，後面幾位表示流水號。這樣的命名方式便於識別，但如果檔案仍然全部堆在一個資料夾裡，使用起來並不方便。真正高效的做法，是把檔名中的類別欄位提取出來，轉化為資料夾結構。
本文圍繞「批量將多個檔案按檔名中的固定範圍內的字元分類放到一起」這個辦公場景展開。示例檔案包括「128LON75957.txt」「233SYD50778.txt」「662PAR30266.txt」等，其中第4到第6位字元是分類代碼。透過核爍文檔批量處理工具，可以將這個字元區間設定為分類依據，讓軟體自動完成分資料夾歸檔。
適用場景：固定字元區間代表業務分類
固定字元區間歸檔的前提，是檔名具有穩定格式。示例中的格式非常清楚：前三位數字用於區分檔案編號，第4到第6位是三位字母代碼，後面是數字流水號，副檔名為txt。第4到第6位的LON、NYC、PAR、SYD、TYO並不是隨機字元，而是可以用於分類的業務標識。
在實際辦公中，這類標識可能代表不同含義：在外貿資料中可能是城市或國家代碼，在專案資料中可能是專案簡稱，在財務資料中可能是帳套或部門代碼，在倉儲資料中可能是庫區代碼，在研發資料中可能是版本或模組標識。只要分類欄位處在固定位置，就可以用「範圍」來定義分類規則。
這種方法尤其適合處理大量檔案。例如批量整理txt日誌、Word報告docx/doc、Excel數據表xlsx/xls、PDF合約、掃描圖片、設計素材等。與手工整理相比，使用辦公軟體批量處理可以減少重複點擊、降低錯放檔案的機率，並讓分類標準保持一致。
效果預覽：整理前檔案雖然有規則但沒有分組
從處理前截圖可以看到，多個txt檔案排列在同一個目錄下。紅色底線標出了檔名中的三位字母代碼，紅色箭頭也指向了這一固定字元區域。也就是說，分類依據已經存在，只是還沒有被轉換成資料夾。
如果繼續保持這種混合狀態，後續使用會越來越麻煩。例如需要篩選所有PAR檔案時，要在檔案列表中搜尋PAR；需要把SYD檔案單獨發給同事時，要逐個挑選；如果檔名很多且相似，還可能誤選其他類別。檔案命名規則只有和資料夾結構結合起來，才能真正提升管理效率。
效果預覽：整理後按代碼生成獨立資料夾
處理後，系統生成了多個分類資料夾，分別是LON、NYC、PAR、SYD、TYO。這些名稱不是手動輸入的，而是根據檔名第4到第6位字元自動提取得到的。相同代碼的檔案會被集中放入同一資料夾。
這種結果符合大多數辦公歸檔習慣：資料夾代表分類，檔案保留原名稱。使用者既可以透過資料夾快速定位類別，也可以保留原檔名中的編號和流水號，方便繼續追蹤來源。
操作步驟：從選擇功能到完成歸檔
步驟一：在檔案整理中找到按檔名分類功能
打開核爍文檔批量處理工具，在左側功能欄選擇「檔案整理」。該軟體是面向辦公場景的批量處理工具，核心價值在於用規則替代重複手工操作。進入檔案整理後，選擇「將檔案按檔名分類」。
這一步的目的是進入正確的批量歸檔任務。介面中還可以看到其他整理相關功能，但本次需求不是按副檔名，也不是修改檔案時間，而是根據檔名中的固定字元生成分類資料夾，所以應點擊「將檔案按檔名分類」。
步驟二：把需要處理的檔案加入任務列表
進入功能頁面後，軟體顯示四個流程：選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。第一步需要匯入檔案。介面上方提供「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」，使用者可以根據檔案存放情況選擇。
如果待處理檔案都位於同一個目錄，例如截圖中的D:\test\，推薦使用「從資料夾中匯入檔案」。匯入後，表格會顯示檔案名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等欄位。這裡可以看到記錄數為20，說明當前已有20個檔案等待處理。
在點擊下一步之前，建議先檢查列表中的檔名是否符合預期。比如「128LON75957.txt」的第4到第6位為LON，「230SYD60610.txt」的第4到第6位為SYD。如果列表裡混入了命名規則不同的檔案，最好先移除，避免生成錯誤分類。
步驟三：設定分類方式為自訂位置範圍
確認檔案列表後，點擊底部「下一步」，進入處理選項設定。這裡是整個操作的關鍵。由於我們要按檔名固定字元區間歸檔，所以在分類方式中選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。
軟體介面提供了多種分類方式，例如按第一個字元、按第一個數字、按第一個英文字母或中文字、按末尾幾個字元、按最開始的幾個字元、按自訂正則表達式等。對於分類欄位處在中間位置的檔名，選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」更準確。
步驟四：在範圍中輸入4:6
選擇自訂位置範圍後，在「範圍」輸入框中填寫「4:6」。這表示提取檔名第4位到第6位之間的字元作為分類名稱。以「975TYO35070.txt」為例，前三位是975，第4到第6位是TYO，因此它會被歸入TYO資料夾；以「701NYC86360.txt」為例，第4到第6位是NYC，因此會歸入NYC資料夾。
設定範圍時要注意，數字位置應與檔名實際結構一致。不要只看某一個檔案，而應抽查多個檔案，確認所有檔案的分類代碼都在相同位置。如果有的檔名前綴是兩位數字，有的是三位數字，那麼第4到第6位可能就不再都是分類代碼，這種情況需要先統一套件名規則後再處理。
步驟五：確認字母大小寫轉換選項
在截圖中，「字母大小寫轉換」區域選擇了「預設」。這意味著軟體會按檔名中的原始字元生成分類結果。如果檔名裡都是大寫代碼，例如LON、NYC、PAR，保持預設即可。這樣處理後得到的資料夾名稱也會保持大寫，和原檔名一致。
如果團隊內部有統一套件名要求，建議在批量處理前先確定資料夾名稱格式。對於本例，不需要額外轉換，因為所有分類代碼已經統一為大寫。
步驟六：設定儲存位置並開始處理
點擊「下一步」後，流程會進入「設定儲存位置」。建議選擇一個新的輸出目錄，例如專門用於儲存分類結果的資料夾。這樣即使需要覆核，也可以清楚地區分原始檔案和處理後的資料夾結構。
最後進入「開始處理」。軟體會根據每條檔案記錄的名稱，批量讀取第4到第6位字元，自動建立相應資料夾，並將檔案按分類放到一起。完成後即可看到LON、NYC、PAR、SYD、TYO等分類資料夾，達到從混合目錄到結構化歸檔的效果。
常見問題或注意事項
1. 為什麼不是按前三位數字分類？
分類依據取決於業務需求。示例中檔案前三位數字更像編號，每個檔案可能都不同；第4到第6位字母代碼才是可歸類的資訊。批量分類時應選擇能代表類別的字元區間，而不是簡單選擇檔名前幾位。
2. 如果檔名中有重複代碼，會怎樣？
重複代碼正是分類的目標。只要多個檔案第4到第6位相同，它們就會進入同一個分類資料夾。例如多個檔案包含SYD，就會集中到SYD資料夾中，便於統一檢視和處理。
3. 處理後的資料夾名稱從哪裡來？
資料夾名稱來自我設定範圍內提取到的字元。填寫「4:6」後，軟體會從每個檔名中取第4、第5、第6位字元。提取結果是LON就生成或使用LON資料夾，提取結果是PAR就生成或使用PAR資料夾。
4. 是否適用於非txt檔案？
示例使用txt檔案，是為了清楚展示檔名規則。實際上，只要軟體匯入的是檔案記錄，並且檔名規則一致，docx、doc、xlsx、xls、pdf、png、jpg等辦公檔案或素材檔案也可以按同樣方法整理。
5. 批量處理前最重要的檢查是什麼？
最重要的是檢查字元範圍是否正確。建議先用幾個代表性檔案驗證，例如LON、NYC、PAR、SYD、TYO各選一個，確認它們的分類代碼都位於第4到第6位。確認無誤後再處理全部檔案。
總結：把檔案命名規則轉化為可執行的批量整理規則
檔名中的固定字元區間，本質上就是一種隱藏的分類規則。透過核爍文檔批量處理工具，使用者可以把這條規則直接應用到檔案整理中：匯入檔案、選擇按檔名分類、設定自訂範圍「4:6」、指定儲存位置並開始處理。軟體會自動完成建資料夾和歸檔動作。
對於需要頻繁整理大量辦公資料的使用者來說，這種方式能顯著減少重複勞動，避免手動移動檔案帶來的錯誤。下次遇到檔名中包含固定位置代碼的txt、Word、Excel、PDF或圖片檔案時，可以優先考慮用批量處理方式完成歸檔，讓檔案管理更高效、更規範。