當一個資料夾裡堆放了大量以編號、流水號、訂單號命名的 PDF 檔案時，手動按數字開頭逐個新增資料夾、移動檔案非常耗時，也容易放錯位置。本文以核爍文檔批量處理工具為例，示範如何使用辦公軟體中的檔案整理功能，把很多檔案按照檔名中的第一個數字自動分類到對應資料夾中，例如 0 開頭的檔案進入 0 資料夾、3 開頭的檔案進入 3 資料夾，從而快速完成批次歸檔。
在日常辦公中，很多PDF檔案、掃描件、合約、票據、訂單憑證都會使用一串數字作為檔案名稱，例如客戶編號、單據號、流水號或檔案編號。檔案數量少的時候，人工查看檔案名稱並移動到對應資料夾還可以接受；一旦檔案達到幾十個、幾百個甚至更多，重複的新建資料夾、複製貼上、拖曳移動就會明顯拖慢工作效率。
本文解決的問題很明確：將很多檔案按檔案名稱中的第一個數字批次分類放到一起。也就是說，軟體會讀取檔案名稱中出現的第一個數字，並以這個數字作為分類依據，把檔案歸入對應名稱的資料夾。例如檔案名稱為019121173839164.pdf，第一個數字是0，處理後會進入0資料夾；檔案名稱為366984326281532.pdf，第一個數字是3，處理後會進入3資料夾。
下面以截圖中的核爍文檔批量處理工具為例，介紹如何透過辦公軟體的批次檔案整理功能完成這類工作。該工具的定位是文件批次處理和檔案批次管理，適合用來減少重複勞動，尤其適合處理PDF、Word文件中的docx和doc、Excel表格中的xlsx和xls，以及其他按編號命名的檔案。
適用場景：哪些檔案適合按檔案名稱第一個數字分類
按檔案名稱首個數字分類，適合檔案名稱本身帶有明確編號規則的資料。常見場景包括財務票據歸檔、合約編號整理、學生或客戶資料分組、訂單PDF批次歸檔、掃描件按編號段初步分類等。只要檔案名稱中存在數字，並且這個數字能夠代表某種業務分組，就可以考慮使用這種方式。
例如，一個資料夾中有大量PDF檔案，檔案名稱都是類似019121173839164.pdf、428905671234890.pdf、895612347890123.pdf這樣的長數字。人工整理時，你需要先看第一個數字，再打開或建立0、4、8等資料夾，然後把檔案移動進去。這個過程看似簡單，但重複次數多了之後，非常容易出現漏移動、移動錯資料夾、資料夾命名不一致等問題。
使用核爍文檔批量處理工具進行批次分類後，軟體可以根據規則一次性完成整理。它不是單純處理某一個檔案，而是面向批次檔案的辦公效率工具，特別適合那些每天都要整理大量資料的行政、財務、檔案、客服、教務和運營崗位。
效果預覽：處理前檔案都混在同一個資料夾
先看處理前的狀態。截圖中，一個資料夾下集中放著多份PDF檔案，檔案名稱都是一串數字，雖然檔案名稱本身有規律，但所有檔案都堆在一起。使用者如果想按第一個數字分組，就必須逐個識別檔案名稱開頭的數字。
從截圖可以看到，檔案包括019121173839164.pdf、019853263272865.pdf、021543537912210.pdf、366984326281532.pdf、428905671234890.pdf等。它們的第一個數字分別是0、3、4等。如果繼續人工整理，至少需要新建多個數字資料夾，然後把對應檔案分別拖入。
效果預覽：處理後按首個數字生成分類資料夾
處理完成後，原本混放的檔案會按照檔案名稱中的第一個數字歸入對應資料夾。截圖中可以看到，目錄下已經出現0、3、4、5、6、7、8、9等資料夾。打開0資料夾後，可以看到第一個數字為0的PDF檔案已經被集中放在一起。
例如019121173839164.pdf、019853263272865.pdf、021543537912210.pdf都進入了0資料夾。這樣整理之後，資料夾層級清晰，查詢時只需要先判斷檔案編號的首個數字，再進入對應資料夾即可。對於需要按編號段初篩資料的場景，這種自動分類方式能顯著減少手動操作時間。
操作步驟一：進入檔案整理並選擇按檔案名稱分類功能
打開核爍文檔批量處理工具後，可以在左側看到多個辦公處理模組，包括檔案名稱、資料夾名稱、檔案整理、Word工具、Excel工具、PowerPoint工具、PDF工具、文字工具、圖片工具等。本次要實現的是把檔案按檔案名稱中的數字進行歸類，因此需要進入檔案整理模組。
在檔案整理頁面中，選擇將檔案按檔案名稱分類。截圖中該功能卡片位於頁面左上區域，說明文字為批次將所有檔案按檔案名稱分類。這個入口用於根據檔案名稱規則生成分類目錄，是本次批次整理PDF檔案的核心功能。
這一步的操作目的，是告訴軟體當前任務不是重新命名檔案，也不是轉換檔案格式，而是要按照檔案名稱規則對檔案進行歸檔整理。選擇正確功能後，軟體會進入精靈式操作頁面，後續依次完成選擇檔案、設定處理選項、設定儲存位置和開始處理。
操作步驟二：加入需要分類的檔案或從資料夾匯入檔案
進入將檔案按檔案名稱分類頁面後，介面頂部顯示了任務流程：選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。在第一步中，需要把要整理的檔案加入任務列表。
截圖中可以看到頁面右上方有加入檔案和從資料夾中匯入檔案兩個按鈕。如果只需要整理少量指定檔案，可以使用加入檔案；如果檔案已經集中儲存在某個資料夾中，更推薦使用從資料夾中匯入檔案，這樣可以一次性把目標目錄中的檔案加入列表，減少逐個選擇的時間。
檔案匯入後，頁面列表會顯示序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作等資訊。透過這些欄位可以確認檔案是否已正確加入。截圖中副檔名顯示為pdf，說明當前任務處理的是PDF檔案；如果你的工作資料是docx、doc、xlsx、xls、pptx、txt或圖片檔案，也可以根據實際檔案類型匯入，只要檔案名稱中包含可用於分類的數字即可。
這一步的預期結果是：所有需要按第一個數字分類的檔案都出現在列表中，並且檔案路徑正確。如果發現匯入了不需要處理的檔案，可以根據介面中的操作欄位刪除對應記錄，或者使用清空重新匯入。
操作步驟三：設定分類方式為按第一個數字分類
檔案加入完成後，點選頁面底部的下一步，進入設定處理選項。這裡是整個任務中最關鍵的一步，因為分類規則直接決定檔案會被放到哪個資料夾。
在分類方式區域，可以看到多個選項，例如按第一個字元分類、按第一個中文漢字分類、按最末尾的幾個字元分類、按第一個英文字母分類、按第一個英文字母或中文漢字分類、按自訂位置範圍內的字元分類、按自訂正則表達式分類等。本例需要按檔案名稱中的第一個數字進行整理，所以應選擇按第一個數字分類。
選擇按第一個數字分類後，軟體會在處理時讀取檔案名稱中最先出現的數字字元，並按該數字建立或使用對應分類資料夾。以截圖中的檔案為例，019121173839164.pdf的第一個數字是0，因此會進入0資料夾；366984326281532.pdf的第一個數字是3，因此會進入3資料夾；752489300167842.pdf的第一個數字是7，因此會進入7資料夾。
介面下方還顯示了字母大小寫轉換區域，包括預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母等選項。由於本次按數字分類，與字母大小寫無關，保持預設即可。設定完成後，再點選下一步進入儲存位置設定。
操作步驟四：設定儲存位置並開始批次處理
按照頁面流程，設定處理選項之後會進入設定儲存位置。儲存位置的作用是決定分類後的資料夾和檔案生成到哪裡。為了便於核對結果，建議選擇一個容易找到的位置，例如原檔案所在目錄旁邊的新資料夾，或專門用於輸出結果的工作目錄。
設定儲存位置時，應注意避免與原始檔案混淆。如果需要保留原目錄作為備份，可以將結果儲存到新的目標資料夾中；如果公司內部有固定的歸檔路徑，也可以儲存到指定歸檔目錄。這樣做的好處是處理完成後可以快速檢查分類結果，同時降低誤操作風險。
確認儲存位置無誤後，進入開始處理步驟並執行任務。軟體會按照前面設定的按第一個數字分類規則，對列表中的檔案進行批次整理。處理結束後，打開輸出目錄即可看到按0、3、4、5、6、7、8、9等數字生成的資料夾，並且對應檔案已經放入相應資料夾中。
常見問題與注意事項
1. 檔案名稱不是數字開頭，還能按第一個數字分類嗎？
按第一個數字分類關注的是檔案名稱中最先出現的數字，而不一定要求檔案名稱必須以數字開頭。比如檔案名稱為合約A8客戶資料.pdf，如果檔案名稱中第一個數字是8，那麼它會按8進行分類。實際處理前建議先抽查一批檔案名稱，確認命名規則符合預期。
2. 檔案名稱中沒有數字怎麼辦？
如果某些檔案名稱完全不包含數字，就不適合使用按第一個數字分類規則。建議在批次處理前先篩選這些檔案，或先透過檔案重新命名功能補充統一編號。具體處理結果以軟體執行時的提示和規則為準。
3. 可以處理Word、Excel或圖片檔案嗎？
本文截圖演示的是PDF檔案，但核心邏輯是按檔案名稱分類，而不是解析PDF內容。因此，在檔案名稱規則一致的前提下，Word文件如docx、doc，Excel表格如xlsx、xls，以及其他常見資料檔案也可以按照類似思路整理。實際操作時只需要在加入檔案階段匯入對應檔案即可。
4. 處理前是否需要備份？
批次整理檔案會一次性影響大量資料的目錄結構。對於重要檔案，建議先複製一份到測試資料夾中試執行，確認分類結果符合要求後，再處理正式目錄。這樣可以避免因檔案名稱規則不統一所導致的歸類偏差。
5. 為什麼有些數字資料夾沒有生成？
如果某個數字沒有對應檔案，通常就不會在結果中看到該數字資料夾。例如本次截圖中沒有以1或2作為第一個數字的檔案被歸到對應目錄，因此結果中主要顯示0、3、4、5、6、7、8、9等資料夾。
總結：用批次檔案整理減少重複移動和歸檔時間
按檔案名稱中的第一個數字分類，看似只是一個簡單的檔案整理動作，但在大量PDF、docx、doc、xlsx、xls或掃描件歸檔時，可以節省大量重複操作時間。透過核爍文檔批量處理工具中的將檔案按檔案名稱分類功能，只需要匯入檔案、選擇按第一個數字分類、設定儲存位置並開始處理，就能把雜亂檔案自動分組到對應數字資料夾中。
如果你經常面對成批的編號檔案、訂單檔案、合約PDF或檔案資料，建議把這類批次整理流程固定下來。下次遇到類似任務時，不必再手動新建資料夾和拖曳檔案，直接使用辦公軟體的批次處理能力完成歸檔，既能提高效率，也能降低人工整理出錯的機率。