舊系統匯入資料時經常要求 XLS 格式，但實際收到的表格往往是 XLSX。如果人工逐個另存為 XLS，會浪費大量時間。本文圍繞 Excel 檔案批次另存為 XLS 的辦公需求，介紹如何藉助核爍文檔批量處理工具完成批次轉換，並透過處理前後截圖、功能入口截圖和檔案列表截圖，說明從選擇功能到匯入檔案、核對記錄、設定儲存位置和開始處理的完整步驟。
在企業辦公中，「把 Excel 另存為 XLS」看起來是一個很小的動作，但當這個動作需要重複幾十次甚至上百次時，就會變成明顯的效率問題。尤其是舊系統匯入、歷史資料整理、客戶格式交付等場景，經常要求表格必須是 .xls，而我們拿到的檔案卻是 .xlsx。人工逐個處理不僅慢，還可能因為儲存位置不一致、檔案漏轉、格式選錯而影響後續工作。
本文介紹的方案，是使用核爍文檔批量處理工具來批量把 Excel 檔案轉換為 XLS。它是一款面向辦公檔案批量處理的軟體，適合處理大量 Word、Excel、PDF、圖片等檔案。相比手動開啟 Excel 再另存，使用專門的批量處理工具可以將重複步驟集中起來，一次匯入、多檔案處理、統ㄧ輸出，從而提升檔案轉換效率。
適用場景：舊系統匯入和格式統一最常見
把 Excel 批量轉換為 XLS，最常見的場景是舊系統匯入。很多單位內部系統開發時間較早，匯入模板只支援 .xls 檔案。如果上傳 .xlsx，系統可能提示格式不正確，或者無法解析表格內容。此時就需要先把檔案轉換為 XLS，再進行匯入。
第二類場景是對外提交資料。客戶、供應商或合作部門可能指定接收 XLS 格式，為了避免對方打不開檔案，需要在交付前統一格式。第三類場景是歷史檔案歸檔。有些團隊為了保持多年來的檔案格式一致，會要求所有表格保留為 XLS。第四類場景是多人協作環境複雜，有人使用舊版 Excel，有人使用新版 Office，統一轉為相容性更好的 XLS 可以減少溝通成本。
這些場景共同說明：批量轉換 Excel 格式不是單純的技術操作，而是提高辦公流程穩定性的手段。尤其當檔案數量較多時，使用批量辦公軟體比人工另存更加可靠。
效果預覽：從多個 XLSX 表格到多個 XLS 檔案
處理前截圖展示的是待轉換的 Excel 檔案。可以看到多個檔案的副檔名都是 .xlsx，包括 Employee Information 1.xlsx、Image1.xlsx、Local image path test.xlsx、Image1(1).xlsx、Image1(2).xlsx 和 Employee Information.xlsx。這些檔案如果要逐個另存為 .xls，需要重複多次手動操作。
處理後截圖展示了轉換完成的結果。原來的 .xlsx 檔案已經輸出為 .xls 檔案，檔名對應關係清楚，例如 Employee Information 1.xls、Employee Information.xls、Image1.xls、Image1(1).xls、Image1(2).xls、Local image path test.xls。使用者可以直接將這些 XLS 檔案用於舊系統匯入或傳送給需要舊版格式的對象。
從這個對比可以看出，批量處理工具的價值不只是節省點擊次數，更重要的是保持結果一致：同一批檔案按照同一規則輸出，副檔名統一，檔案結構清晰，後續尋找和檢查更方便。
操作步驟一：開啟 Excel 工具分類
啟動核爍文檔批量處理工具後，先觀察左側分類欄。截圖中可以看到軟體提供了多個辦公檔案處理分類，包括 Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具、文字工具、圖片工具、影片工具和音訊工具等。由於本次任務是轉換 Excel 表格格式，因此需要進入「Excel 工具」。
進入 Excel 工具後，主介面會展示一系列 Excel 相關功能。使用者可以在頁面中找到「Excel 轉換為 Xls」。截圖裡該功能卡片位於 Excel 工具列表中，並且被箭頭標註，說明這是本次批量轉換的入口。點擊它後，軟體會進入專門的 Excel 轉 XLS 處理頁面。
這一步的目標是選擇正確的任務類型。對於檔案批量處理來說，任務類型決定輸出結果。如果要轉換為 PDF，就選擇 Excel 轉換為 PDF；如果要轉換為 CSV，就選擇 Excel 轉換為 Csv；而本文要得到 XLS 檔案，所以必須選擇「Excel 轉換為 Xls」。
操作步驟二：新增檔案或從資料夾匯入
進入「Excel 轉換為 Xls」頁面後，頂部可以看到「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。這裡有兩種常用匯入方式：如果檔案分散在多個位置，可以使用「新增檔案」分批選擇；如果檔案集中在同一個目錄，使用「從資料夾中匯入檔案」會更高效。
截圖顯示，當前已經匯入了 6 個 Excel 檔案。檔案列表中包含序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作列。副檔名欄為 xlsx，說明這些就是準備轉換為 XLS 的來源檔案。底部彙總顯示記錄數為 6，方便確認任務規模。
匯入檔案的預期結果很明確：所有需要處理的 Excel 檔案都應該出現在列表中。匯入完成後不要急著點擊下一步，建議先檢查檔案數量和名稱，確保沒有遺漏，也沒有把不需要轉換的表格加入進去。
操作步驟三：利用列表資訊做轉換前覆核
批量轉換之前的覆核非常重要。截圖中的列表不僅顯示檔名，還顯示完整路徑，這對辦公場景很實用。比如同名檔案可能存在於不同資料夾中，如果只看檔名，很容易選錯；路徑欄可以幫助使用者確認檔案確實來自目標目錄。
同時，建立時間和修改時間也能輔助判斷檔案版本。如果某個檔案修改時間明顯早於其他檔案，可能需要確認它是不是舊版資料。操作列中的刪除圖示則用於移除不參與本次處理的檔案。頂部的「清空」按鈕適合在整個列表選擇錯誤時重新開始。
確認列表無誤後，點擊底部的「下一步」。介面上的流程提示顯示，當前任務包括三個階段：選擇需要處理的記錄、設定儲存位置、開始處理。透過這種分步流程，使用者可以在開始前逐項確認，降低批量操作的風險。
操作步驟四：設定儲存位置，開始批量生成 XLS
點擊「下一步」後，會進入「設定儲存位置」階段。雖然截圖未展示該頁面的詳細選項，但從流程名稱可以確定，使用者需要為轉換後的 XLS 檔案指定儲存位置。為了便於管理，建議不要直接與原始 XLSX 檔案混放，而是新建一個結果資料夾。這樣處理前檔案和處理後檔案分開存放，檢查和退回都更方便。
儲存位置設定完成後，進入「開始處理」階段。此時軟體會根據列表中的記錄批量執行轉換，把匯入的 Excel 檔案輸出為 XLS 格式。處理完成後，開啟儲存目錄查看結果。如果看到檔案副檔名已經是 .xls，並且檔名與原檔案對應，就說明批量另存為 XLS 的任務已經完成。
在正式使用轉換結果前，建議抽查幾個檔案，確認表格可以正常開啟，關鍵資料、表頭、工作表名稱等內容沒有異常。尤其是準備匯入系統的資料表，建議先用少量檔案測試匯入流程，再批量提交全部轉換結果。
常見問題與注意事項
1. 這個方法適合哪些 Excel 檔案？從截圖可以看出，列表中的來源檔案副檔名為 xlsx，功能目標是轉換為 Xls。因此它適合將常見 Excel 檔案批量輸出為 .xls 格式，尤其適合 XLSX 轉 XLS 的需求。
2. 為什麼不建議一個個用 Excel 另存？手動另存適合少量檔案，但檔案多時會消耗大量時間，而且容易漏掉某些檔案。批量處理工具可以一次匯入多個檔案，讓軟體按統一規則執行。
3. 檔案轉換後是否需要保留原始 XLSX？建議保留。原始檔案是資料來源，轉換後的 XLS 檔案用於相容或提交。將兩者分開放置，有利於後續核對。
4. 如果匯入錯了檔案怎麼辦？可以在列表操作列刪除單個檔案，也可以使用頂部「清空」按鈕清除全部記錄後重新匯入。
5. 檔名中有空格或括號會影響轉換嗎？截圖中的檔名包含空格和括號，例如 Local image path test.xlsx、Image1(1).xlsx，處理後仍顯示為對應的 .xls 檔案。實際處理時仍建議保持檔名清晰，避免使用過於特殊的符號。
總結：用批量轉換替代重複另存，提升表格處理效率
批量把 Excel 檔案另存為 XLS，是許多舊系統匯入和格式統一場景中的常見需求。與人工逐個開啟表格再另存相比，使用核爍文檔批量處理工具可以把流程簡化為：進入 Excel 工具，選擇「Excel 轉換為 Xls」，新增檔案或匯入資料夾，核對待處理記錄，設定儲存位置，開始處理。
這種方式的效率收益非常直接：檔案越多，節省的時間越明顯；流程越規範，出錯機率越低。對於需要經常處理 XLSX、XLS 等 Excel 表格格式的辦公人員，建議把批量轉換工具納入日常工作流程。下次遇到舊系統只收 XLS 檔案時，就可以快速完成格式統一，把更多時間留給資料本身的審核與使用。