很多辦公場景仍需要使用相容性更好的 XLS 格式，例如舊版 Excel、老系統匯入範本、財務或人事軟體上傳表格等。如果手動逐個打開 XLSX 檔案再另存為 XLS，不僅耗時，還容易漏轉。本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，將多個 Excel 表格檔案一次性批次轉換為 XLS 格式，並結合處理前後效果圖和軟體操作介面說明完整流程。
在日常辦公中，我們經常會遇到這樣的問題：手上有一批 Excel 表格檔案，副檔名多為 .xlsx，但業務系統、舊版 Office、某些財務軟體或內部資料平台只支援 .xls 格式。此時如果逐個開啟檔案，再選擇另存為 XLS，不僅步驟重複，而且檔案數量一多就很容易出現遺漏、命名混亂或儲存位置錯誤。
本文要解決的就是「如何批量將很多 Excel 表格檔案轉換為 XLS 格式」這一類高頻辦公問題。透過截圖可以看到，本次使用的是辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」，它的定位是面向 Word、Excel、PDF、圖片等檔案的批量處理工具，核心價值在於減少重複勞動，讓大量檔案格式轉換、整理、重新命名等操作一次完成。下面將按照處理前效果、處理後效果和實際操作步驟，詳細說明如何把多個 .xlsx Excel 檔案批量轉換成 .xls 檔案。
適用場景：哪些情況下需要把 Excel 批量轉為 XLS
XLS 是較早版本 Excel 常用的活頁簿格式，雖然現在很多檔案已經使用 .xlsx，但在一些辦公環境中，XLS 仍然非常常見。比如公司內部有歷史系統，只能識別 .xls；客戶要求提交相容舊版 Office 的表格；人事、採購、財務部門要把多個表格上傳到系統，而系統範本要求必須是 XLS；或者團隊成員使用的軟體版本不一致，需要統一檔案格式。
如果只有一兩個檔案，手動轉換還可以接受。但當檔案數量達到幾十個、幾百個時，手動操作會佔用大量時間。更麻煩的是，重複執行「開啟 Excel、另存為、選擇格式、確認儲存」這套流程，很容易因為疲勞導致錯誤。使用批量處理辦公軟體的優勢就在這裡：一次匯入檔案，統一設定輸出格式和儲存位置，然後讓工具自動處理。
效果預覽：處理前是 XLSX，處理後統一變為 XLS
處理前，資料夾中可以看到多個 Excel 檔案，檔名包括 Employee Information 1.xlsx、Image1.xlsx、Local image path test.xlsx、Image1(1).xlsx 等。從副檔名可以判斷，這些檔案當前都是 .xlsx 格式，也就是新版 Excel 活頁簿格式。
處理完成後，同一批檔案已經轉換成 .xls 格式。處理後截圖中可以看到檔案副檔名變為 Employee Information 1.xls、Employee Information.xls、Image1(1).xls、Image1(2).xls、Image1.xls、Local image path test.xls。這說明批量轉換的結果已經達成：多個 Excel 表格檔案被統一輸出為 XLS 格式。
從前後對比可以看出，轉換的重點不是修改檔名顯示，而是將 Excel 檔案格式從 .xlsx 轉換為 .xls。對於需要相容舊系統、舊版 Excel 或指定範本格式的辦公場景，這種批量轉換方式可以顯著減少人工操作。
操作步驟一：進入 Excel 工具並選擇「Excel 轉換為 Xls」
開啟核爍文檔批量處理工具後，可以在左側看到不同類型的工具分類，包括 Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具、文字工具、圖片工具等。因為本次處理對象是 Excel 表格檔案，所以先在左側選擇「Excel 工具」。
進入 Excel 工具列表後，頁面中展示了多個與 Excel 相關的批量功能，例如尋找並取代 Excel 中的關鍵字、Excel 新增密碼保護、Excel 刪除密碼保護、匯出 Excel 儲存格中的圖片、Excel 轉換為 PDF、Excel 轉換為 Csv 等。根據截圖，本次要使用的是「Excel 轉換為 Xls」功能。點擊該功能卡片後，即可進入批量轉換 XLS 的任務頁面。
這一步的目的，是明確告訴軟體本次任務的輸出格式為 Xls。也就是說，不論匯入的是多個 .xlsx 檔案，最終都將按照該功能規則轉換成 .xls 檔案。對於不熟悉格式轉換的使用者來說，只要選對功能入口，後續操作就會更簡單。
操作步驟二：新增需要轉換的 Excel 檔案
進入「Excel 轉換為 Xls」頁面後，介面頂部可以看到「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。頁面中部顯示當前任務的第 1 步：選擇需要處理的記錄。這裡的「記錄」可以理解為待轉換的檔案列表。
如果要轉換的 Excel 檔案數量不多，可以點擊「新增檔案」，從電腦中選擇需要處理的 .xlsx 檔案。如果這些檔案集中儲存在同一個資料夾中，也可以使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣能更快地把整個資料夾內的 Excel 檔案加入任務列表。截圖中的箭頭指向「新增檔案」，說明這是匯入檔案的關鍵入口之一。
檔案新增後，列表中會顯示序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作等資訊。截圖中已經新增了 6 個 .xlsx 檔案，底部也顯示記錄數為 6。透過列表可以在處理前核對檔案是否都已匯入，路徑是否正確，副檔名是否符合預期。如果發現某個檔案不需要轉換，可以透過操作列中的刪除圖示移除；如果全部新增錯誤，也可以使用「清空」重新選擇。
操作步驟三：核對檔案列表並進入下一步
批量轉換最容易出錯的環節，往往不是軟體處理本身，而是使用者在開始前沒有核對檔案列表。建議在點擊下一步之前，至少檢查三個資訊：第一，檔案數量是否正確；第二，檔案副檔名是否為需要轉換的 Excel 檔案，例如 .xlsx；第三，檔案路徑是否來自目標資料夾，避免誤把其他專案中的表格加入任務。
截圖中表格列出了每個檔案的完整路徑，例如位於桌面測試資料夾下的 Employee Information 1.xlsx、Image1.xlsx 等。核對無誤後，點擊頁面底部的「下一步」按鈕。根據介面上方流程提示，後續會進入「設定儲存位置」，最後再執行「開始處理」。
這一步的目的，是在真正批量轉換前完成確認。對於辦公軟體批量處理任務來說，前期核對越清楚，後續返工的機率就越低。
操作步驟四：設定儲存位置並開始批量轉換
在任務流程中，第 2 步是「設定儲存位置」。雖然截圖沒有展示具體的儲存位置設定頁面，但從流程提示可以合理判斷，軟體會要求使用者指定轉換後 XLS 檔案的儲存方式或儲存目錄。建議將輸出檔案儲存到一個單獨資料夾中，例如「XLS轉換結果」或「已轉換XLS」，這樣便於和原始 .xlsx 檔案區分。
設定儲存位置後，進入第 3 步「開始處理」。點擊開始處理後，核爍文檔批量處理工具會按照匯入列表依次處理檔案，將原來的 Excel 檔案批量轉換為 .xls 格式。轉換完成後，到指定輸出位置查看結果即可。
如果處理後的檔名與原檔名保持一致，只是副檔名從 .xlsx 變成 .xls，就更便於後續識別。例如 Employee Information.xlsx 轉換後為 Employee Information.xls，Image1.xlsx 轉換後為 Image1.xls。這樣既保留了原始檔案命名邏輯，又滿足了系統對 XLS 格式的要求。
常見問題與注意事項
1. XLSX 和 XLS 有什麼區別？ .xlsx 是較新的 Excel 活頁簿格式，通常用於新版 Office；.xls 是舊版 Excel 活頁簿格式，相容性更強，但在行列數量、部分新功能支援上可能不如 .xlsx。批量轉換為 XLS 的主要目的通常是相容舊系統或舊版軟體。
2. 批量轉換會不會改變原檔案？建議在設定儲存位置時選擇新的輸出目錄，避免和原檔案混在一起。這樣即使轉換結果需要複核，也能保留原始 .xlsx 檔案作為備份。
3. 檔案很多時應該用新增檔案還是從資料夾匯入？如果檔案分散在不同位置，可以使用「新增檔案」逐批選擇；如果檔案都在同一個資料夾中，使用「從資料夾中匯入檔案」通常更高效。
4. 轉換前要不要關閉 Excel 檔案？建議關閉正在編輯或被佔用的 Excel 檔案。檔案被其他程式佔用時，可能會影響讀取、儲存或轉換結果。
5. 為什麼要在轉換前核對副檔名？截圖中列表顯示了「副檔名」欄位，使用者可以透過它確認目前匯入的檔案為 xlsx。核對副檔名有助於避免把不相關檔案加入任務。
總結：用批量處理工具把重複的格式轉換交給軟體
批量將 Excel 表格轉換為 XLS 格式，本質上是一個典型的重複性辦公任務。如果手動處理，每個檔案都要開啟、另存、選擇格式、確認儲存；而使用核爍文檔批量處理工具，只需要選擇「Excel 轉換為 Xls」，匯入檔案，核對列表，設定儲存位置並開始處理，就可以一次完成多個檔案的格式轉換。
對於經常處理 Excel、XLSX、XLS 表格的行政、人事、財務、運營和資料整理人員來說，這類批量處理辦公軟體可以明顯節省時間，減少人為遺漏。建議在下次遇到大量 Excel 檔案需要統一轉換為 XLS 時，直接採用批量處理流程，把精力留給資料檢查和業務分析，而不是消耗在機械重複的格式轉換上。