當電腦中有大量 Excel 表格需要從 xlsx 轉換為 xls 格式時，逐個打開另存新檔不僅耗時，還容易遺漏檔案。本文結合核爍文檔批量處理工具的實際界面，介紹如何透過辦公軟體批量匯入 Excel 檔案，並統一轉換為 XLS 格式，適合舊版系統相容、業務歸檔、模板統一、批量交付等場景。
在日常辦公中，很多人會遇到同一個問題：手裡有一批 Excel 表格檔案，副檔名大多是 .xlsx，但對方系統、舊版 Office、財務軟體或內部業務平台只支援 .xls 格式。如果檔案只有一兩個，手動打開 Excel 後「另存新檔」還能接受；但如果是幾十個、上百個檔案，逐個轉換就會佔用大量時間，還可能出現漏轉、錯轉、檔案名稱改錯等問題。
本文要解決的就是「批量將很多 Excel 表格檔案轉換為 XLS 格式」的問題。我們將使用截圖中展示的辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」來完成操作。它的定位是文件與辦公檔案批量處理工具，核心價值在於把重複、機械的檔案處理動作集中到一個流程中完成，適合需要經常處理 Excel、Word、PDF、圖片等檔案的辦公人員使用。
下面會按照處理前效果、處理後效果和軟體操作步驟進行說明。看完後，你可以清楚知道：批量 xlsx 轉 xls 前檔案是什麼狀態，轉換完成後副檔名會變成什麼樣，以及在軟體中應該點擊哪個功能、如何匯入檔案、如何進入後續處理流程。
適用場景：哪些情況下需要批量把 Excel 轉換為 XLS
Excel 的 .xlsx 是較新的活頁簿格式，而 .xls 通常指 Excel 97-2003 活頁簿格式。雖然現在大多數辦公環境都支援 xlsx，但在一些實際業務場景中，xls 仍然經常被要求使用。
第一種常見場景是舊版軟體相容。例如一些老舊的 ERP、OA、財務系統、報表匯入工具，只能識別 .xls 檔案。如果你把 .xlsx 檔案直接上傳，系統可能提示格式錯誤或無法解析。
第二種場景是客戶或合作方要求統一格式。有些專案交付規範會明確要求提交 xls 檔案，尤其是歷史範本、統計表、考勤表、物料清單、員工資訊表等，為了避免對方打開失敗，需要提前統一格式。
第三種場景是檔案歸檔和批量整理。公司內部可能在不同時間收集了很多 Excel 檔案，副檔名不一致，有 .xlsx、.xlsm、.xls 等。為了統一歸檔或後續匯入系統，就需要把一批 Excel 檔案批量轉換為 XLS。
第四種場景是培訓、教務、行政、人事等崗位的批量表格處理。例如截圖中的檔案名稱包含 Employee Information、Image1、Local image path test 等，說明這些檔案可能來自不同範本或測試資料。手動轉換容易混亂，而批量轉換可以讓所有檔案按統一規則輸出。
效果預覽：處理前是多個 xlsx 檔案，處理後統一變成 xls
在開始操作前，可以先看一下處理前檔案的狀態。截圖中展示了多個 Excel 檔案，檔案名稱包括 Employee Information 1.xlsx、Image1.xlsx、Local image path test.xlsx、Image1(1).xlsx、Image1(2).xlsx、Employee Information.xlsx 等。它們的共同特點是副檔名都是 .xlsx。
如果要手動轉換這些檔案，通常需要逐個雙擊打開，再選擇另存為 xls。檔案數量一多，就會產生明顯的重複勞動。尤其是檔案名稱相似時，例如 Image1.xlsx、Image1(1).xlsx、Image1(2).xlsx，很容易漏掉其中一個，或者誤以為已經處理完成。
使用核爍文檔批量處理工具完成轉換後，處理後的副檔名會統一變成 .xls。如下圖所示，原來的 Employee Information 1.xlsx 變成 Employee Information 1.xls，Employee Information.xlsx 變成 Employee Information.xls，Image1.xlsx 變成 Image1.xls，Local image path test.xlsx 變成 Local image path test.xls。
從效果上看，轉換後的檔案名稱主體保持不變，只是檔案格式從 xlsx 變成了 xls。這種處理方式適合批量格式統一，既能保留原有檔案的識別資訊，也方便後續按照檔案名稱繼續管理、發送或上傳。
操作步驟：使用辦公軟體批量將 Excel 轉換為 XLS
下面按照截圖順序說明具體操作。由於本文重點是批量轉換 Excel 檔案格式，所以每一步都會說明操作目的和預期結果，方便你在自己的電腦上對照完成。
步驟一：打開軟體並進入 Excel 工具分類
首先打開核爍文檔批量處理工具。從截圖左上角可以看到軟體名稱為「核爍文檔批量處理工具」，介面左側是工具分類導航，包括首頁、任務流、所有工具、檔案名稱、資料夾名稱、檔案整理、Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具、文字工具、圖片工具等。
因為本次要處理的是 Excel 表格檔案，所以需要在左側點擊「Excel 工具」。進入該分類後，右側會顯示與 Excel 檔案相關的批量處理功能，例如查找並取代 Excel 中的關鍵字、Excel 新增密碼保護、Excel 刪除密碼保護、匯出 Excel 儲存格中的圖片、Excel 轉換為 JPG 圖片、Excel 轉換為 Word、Excel 轉換為 PDF、Excel 轉換為 XPS、Excel 轉換為 Csv、Excel 轉換為 Xls 等。
在該介面中，找到「12、Excel 轉換為 Xls」這個功能卡片。截圖中紅色箭頭已經指向該功能，功能說明為「批量將 Excel 檔案轉換為 Xls 格式」。點擊這個功能卡片後，就會進入 Excel 轉 XLS 的批量處理頁面。
這一步的目的，是從眾多辦公檔案處理功能中選擇正確的轉換入口。預期結果是打開「Excel 轉換為 Xls」的任務介面，而不是進入 PDF、Word 或圖片相關功能。
步驟二：新增需要轉換的 Excel 檔案
進入「Excel 轉換為 Xls」頁面後，可以看到頂部顯示目前功能名稱。頁面右上方提供了「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。中間區域是待處理檔案列表，流程分為三步：選擇需要處理的記錄、設定儲存位置、開始處理。
如果要處理的檔案數量不多，或者檔案分散在不同位置，可以點擊「新增檔案」，逐個或多選匯入需要轉換的 Excel 檔案。如果所有檔案都放在同一個資料夾中，則更適合使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以更快把整個資料夾內的 Excel 檔案加入列表。
截圖中已經成功匯入了 6 條記錄，列表列出了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作。可以看到副檔名一欄都是 xlsx，說明這些檔案正是待轉換的 Excel 檔案。列表底部顯示「記錄數：6」，這可以幫助你確認匯入數量是否符合預期。
這一步的目的，是把需要批量 xlsx 轉 xls 的來源檔案加入任務列表。預期結果是檔案出現在表格中，並且可以看到每個檔案的名稱和路徑，便於檢查是否匯入正確。
步驟三：檢查檔案列表，必要時刪除、過濾或排序
在真正開始批量轉換前，建議先檢查一遍檔案列表。截圖中每條記錄右側都有一個紅色刪除圖示，如果發現某個檔案不需要轉換，可以通過該操作將其從任務列表中移除。頁面右側還顯示「過濾」「排序」按鈕，適合在檔案數量較多時輔助查找和整理。
例如，如果你只想轉換某個資料夾中的 Excel 表格，可以通過路徑欄進行人工核對；如果檔案數量很多，可以結合排序功能查看檔案順序。雖然轉換本身不一定依賴順序，但在批量處理任務中，先檢查清楚檔案列表可以減少返工。
這一步的目的，是確保待處理記錄準確無誤。預期結果是列表中只保留需要轉換為 xls 的 Excel 檔案，避免把不相關檔案也一起處理。
步驟四：點擊下一步，設定儲存位置
確認檔案列表後，點擊頁面底部的「下一步」按鈕。根據頁面流程，下一階段是「設定儲存位置」。儲存位置的作用是指定轉換後的 xls 檔案輸出到哪裡，避免處理完成後找不到檔案，也能避免與原始檔案混在一起造成誤用。
在實際辦公中，建議為轉換結果準備一個單獨資料夾，例如「XLS轉換結果」「xls輸出檔案」或按專案命名的資料夾。這樣做有兩個好處：一是原始 xlsx 檔案仍然保留，方便必要時回查；二是轉換後的 xls 檔案集中存放，便於發送給客戶、上傳系統或繼續歸檔。
這一步的目的，是確定輸出檔案的存放位置。預期結果是軟體知道轉換後的 xls 檔案應該儲存到哪個目錄中。
步驟五：進入開始處理，等待批量轉換完成
設定好儲存位置後，按照頁面流程進入「開始處理」。由於截圖中流程頂部已經顯示第三步為「開始處理」，因此可以合理判斷，軟體會在最後一步執行批量轉換任務。開始後，軟體會按列表中的記錄逐個處理，把 Excel 檔案轉換為 Xls 格式。
在處理過程中，建議不要移動、刪除正在處理的來源檔案，也不要頻繁修改輸出目錄。等待任務完成後，打開儲存位置進行檢查，確認副檔名已經從 .xlsx 變為 .xls。可以參考前面的處理後效果圖，檔案名稱主體保持一致，副檔名統一變成 xls。
這一步的目的，是讓軟體自動完成批量 Excel 格式轉換。預期結果是得到一批 .xls 檔案，而不需要手動逐個另存為。
常見問題與注意事項
1. xlsx 轉 xls 後，原檔案會不會消失？
從批量轉換類工具的常規使用邏輯來看，建議將轉換結果儲存到單獨位置，並保留原始 xlsx 檔案。這樣即使後續發現某個檔案需要重新處理，也可以回到原檔案再次轉換。實際使用時，應以軟體設定儲存位置時的選擇為準。
2. 為什麼要使用 xls，而不是繼續使用 xlsx？
xlsx 更適合現代 Office 環境，但 xls 在一些舊版系統和歷史範本中仍然常見。如果對方明確要求 Excel 97-2003 格式，或者業務系統只能識別 xls，那麼批量轉 xls 就是更穩妥的做法。
3. 檔案很多時應該選擇「新增檔案」還是「從資料夾中匯入檔案」？
如果檔案集中在同一個資料夾，優先選擇「從資料夾中匯入檔案」，效率更高。如果檔案分佈在多個位置，可以使用「新增檔案」分批加入。截圖中兩個按鈕都位於頁面上方，可以根據實際檔案組織方式選擇。
4. 轉換前為什麼要檢查副檔名？
檢查副檔名可以確認匯入的確實是 Excel 檔案。截圖中副檔名欄顯示為 xlsx，說明這些檔案就是本次要轉換的對象。如果列表中出現不需要處理的檔案，應在開始前刪除，避免輸出結果混亂。
5. 批量轉換後檔案名稱會改變嗎？
從處理前後截圖對比可以看到，檔案名稱主體保持不變，主要變化是副檔名由 .xlsx 變成 .xls。例如 Image1.xlsx 轉換後為 Image1.xls。這樣的結果有利於繼續按原檔案名稱識別內容。
總結：用批量處理工具減少 Excel 格式轉換的重複勞動
批量將多個 Excel 檔案轉換為 XLS 格式，本質上是一個典型的重複性辦公任務。如果手動逐個打開、另存為，不僅效率低，還容易出錯。通過核爍文檔批量處理工具，可以在 Excel 工具中直接選擇「Excel 轉換為 Xls」，再通過「新增檔案」或「從資料夾中匯入檔案」批量加入待處理表格，之後設定儲存位置並開始處理。
對於需要經常處理報表、清單、員工資訊、客戶資料、系統匯入範本的人來說，這類辦公軟體的價值不只是完成一次格式轉換，更重要的是把重複勞動流程化、批量化。建議你在處理大量 xlsx 轉 xls 檔案時，先整理好來源資料夾，再使用批量轉換功能統一輸出，這樣能夠明顯節省時間，並降低漏轉和誤操作的風險。