很多辦公文件會在檔名中嵌入城市代碼、專案代碼或部門代碼，例如128LON75957.txt中的LON。如果這些代碼位於固定字元範圍，就可以透過核爍文檔批量處理工具自動識別並分類。本文圍繞「按檔名中間三位代碼批量分資料夾」的需求，說明處理前後的效果、軟體中的具體設定方法，以及範圍填寫、大小寫、檔案命名規則等注意事項，幫助使用者快速完成批量歸檔。
在企業辦公、資料交付、財務歸檔或專案資料整理過程中，經常會收到一批名稱結構相似的檔案。比如一組txt檔案中，檔案名稱前三位是數字編號，中間三位是城市或區域代碼，後面又跟著一串編號。檔案名稱看起來很規整，但如果要把所有LON檔案放在一起、所有NYC檔案放在一起、所有PAR檔案放在一起，人工整理仍然很麻煩。
本文介紹一種更高效的做法：使用辦公軟體核爍文檔批量處理工具，將檔案按檔案名稱中固定範圍內的字元自動分類。示例中用於分類的是檔案名稱第4到第6位字元，也就是LON、NYC、PAR、SYD、TYO這類三位代碼。軟體會根據這段字元生成對應資料夾，並把相同代碼的檔案歸到一起。對於需要批量處理txt、doc、docx、xls、xlsx、pdf等檔案的使用者，這種方法可以明顯減少手動操作時間。
適用場景：按中間代碼歸檔的典型辦公需求
按檔案名稱中間三位代碼分類，適合所有「檔案名稱結構固定」的資料。例如物流系統匯出的檔案可能包含城市代碼，銷售系統匯出的報表可能包含區域代碼，專案資料可能包含專案組縮寫，客服或售後資料可能包含網點編號。如果這些代碼在每個檔案名稱中的位置相同，就能透過固定範圍提取來完成批量歸檔。
以本例為例，檔案名稱「128LON75957.txt」中，前三位「128」是前置編號，第4到第6位「LON」是分類代碼，後面的「75957」是後續編號。類似地，「213TYO11946.txt」中的TYO、「230SYD60610.txt」中的SYD、「378PAR56483.txt」中的PAR，都可以作為自動分類依據。
這種方法特別適合需要頻繁處理大量檔案的崗位，例如行政人員整理通知附件，財務人員按部門歸檔報銷資料，營運人員按城市拆分資料檔案，專案助理按專案代號整理Word文件和PDF資料。只要命名規則穩定，就不需要逐個打開或移動檔案。
效果預覽：分類前檔案堆在一個目錄裡
下圖展示的是處理前的狀態。所有檔案都在同一個目錄中，副檔名為txt，檔案名稱中間包含LON、TYO、SYD、PAR等三位英文代碼。紅色標記和箭頭強調了這些代碼所在的位置，也就是本次自動分類要提取的內容。
如果不借助工具，使用者需要先觀察每個檔案名稱，再根據代碼建立資料夾，最後把檔案逐個拖放到對應目錄。這一過程看似簡單，但檔案量一大就會非常耗時，還可能因為看錯代碼、拖錯資料夾而產生歸檔錯誤。
效果預覽：分類後形成多個代碼資料夾
完成處理後，軟體會按提取出的三位代碼生成資料夾。示例中可以看到，目標位置已經出現LON、NYC、PAR、SYD、TYO五個資料夾。相同代碼的檔案會被放到同一個資料夾中，便於後續統計、打包、轉發或長期存檔。
這種輸出結果的優勢在於結構清楚、命名直觀。資料夾名稱直接來自檔案名稱中的分類代碼，使用者不需要再額外對照表格，也不需要人工重新命名分類目錄。
操作步驟：從匯入檔案到自動分類
步驟一：在檔案整理中打開「將檔案按檔案名稱分類」
啟動核爍文檔批量處理工具後，在左側導覽列選擇「檔案整理」。右側會顯示與檔案整理相關的功能卡片，其中第一個功能為「將檔案按檔案名稱分類」。本次需求不是修改檔案名稱，也不是按副檔名分類，而是要根據檔案名稱中的字元進行歸檔，所以應進入這個功能。
選擇該功能後，軟體會進入任務流程頁面。介面按照步驟引導使用者完成操作，從「選擇需要處理的記錄」開始，再到「設定處理選項」「設定儲存位置」「開始處理」。這種流程能幫助使用者避免漏掉關鍵設定。
步驟二：新增或從資料夾匯入待處理檔案
在任務頁面頂部，可以看到「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」等按鈕。若檔案已經集中在某個資料夾中，選擇從資料夾匯入更高效；如果只想處理其中部分檔案，可以使用新增檔案的方式。匯入完成後，檔案會出現在列表中。
列表會展示檔案名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。這裡建議重點檢查三點：第一，檔案數量是否正確；第二，檔案名稱是否都符合相同的命名規則；第三，是否誤導入了不需要處理的檔案。截圖中顯示記錄數為20，檔案名稱包含128LON75957.txt、200LON66460.txt、213TYO11946.txt等，說明已經成功匯入待分類檔案。
確認無誤後，點擊頁面底部的「下一步」，進入分類規則設定。不要急著處理，規則設定是否準確會直接影響分類結果。
步驟三：在分類方式中選擇自訂位置範圍
進入「設定處理選項」頁面後，可以看到多個分類方式選項。對於本例來說，分類依據不是檔案名稱第一個字元，也不是第一個數字或第一個英文字母，而是固定出現在檔案名稱中間的三位代碼。因此應選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。
這個選項的作用是告訴軟體：不要自動猜測分類字元，而是按照使用者指定的位置範圍提取字元。對於檔案命名規則清楚的辦公資料來說，這種方式最可控，也最容易得到準確結果。
步驟四：將範圍設定為4:6
在「範圍」輸入框中填寫「4:6」。這裡的含義是從第4個字元開始，到第6個字元結束，把這一段作為分類依據。以「200LON66460.txt」為例，檔案名稱主體的第1到第3位是200，第4到第6位是LON，所以該檔案會進入LON資料夾。以「307TYO91489.txt」為例，第4到第6位是TYO，所以會進入TYO資料夾。
填寫範圍時建議先選取幾個典型檔案名稱進行驗證。可以把檔案名稱寫出來逐位數：1、2、8分別是第1、第2、第3位，L、O、N分別是第4、第5、第6位。確認無誤後再批量處理，可以避免範圍填錯導致資料夾名稱異常。
步驟五：根據檔案名稱情況選擇大小寫處理
頁面下方有「字母大小寫轉換」設定。示例中保持「預設」，因為所有代碼已經是大寫形式。如果你的檔案中同時存在「lon」「LON」「Lon」，而你希望它們都進入同一個資料夾，可以考慮在這裡選擇統一轉換為大寫或小寫。這樣可以減少因為大小寫不同而生成多個相似資料夾的情況。
如果檔案名稱本身已經規範，保持預設更合適，能最大程度保留原始分類字元的顯示方式。
步驟六：設定輸出位置並開始批量整理
規則設定完成後，繼續點擊「下一步」，按照介面提示設定儲存位置。建議不要直接輸出到雜亂的目錄中，而是選擇一個便於檢查的新資料夾。這樣處理完成後，可以一眼看到軟體生成了哪些分類目錄，也方便對照原始檔案確認結果。
儲存位置設定完成後，進入「開始處理」。軟體會逐個讀取檔案名稱，提取第4到第6位字元，然後根據提取結果建立或使用對應資料夾，將檔案歸類放入其中。完成後即可得到LON、NYC、PAR、SYD、TYO等目錄。
常見問題與注意事項
分類代碼必須是英文嗎？
不一定。截圖示例是英文代碼，但只要檔案名稱中的字元位置固定，也可以是數字、中文、字母數字組合等。關鍵不是字元類型，而是它們是否出現在統一範圍內。
如果某些檔案不符合命名規則怎麼辦？
建議在匯入後的檔案列表中先篩查不符合規則的檔案。對於命名明顯不同的檔案，可以先移除或單獨處理。批量分類依賴規則，規則越統一，結果越準確。
範圍寫錯會有什麼影響？
範圍寫錯會導致軟體提取錯誤字元，並生成錯誤的分類資料夾。例如本來應提取LON，如果寫成3:5，可能得到「8LO」這類無意義分類。因此在批量處理前，一定要用典型檔案名稱驗證範圍。
能不能用於其他格式檔案？
可以。本文演示的是txt檔案，但思路同樣適用於doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf、jpg等檔案。只要檔案名稱中有固定位置的代碼，就可以按這個規則整理。
總結：用固定範圍提取規則替代人工拖放
大量檔案按檔案名稱中間三位代碼分資料夾，本質上是一個重複性強、規則明確的整理任務。核爍文檔批量處理工具作為辦公檔案批量處理軟體，可以幫助使用者把這類工作流程化：先匯入檔案，再選擇按自訂位置範圍內的字元分類，填寫4:6，設定儲存位置，最後開始處理。
與人工分類相比，軟體批量處理更適合檔案數量多、分類規則固定的場景。它不僅節省時間，還能降低誤拖、漏分、重複建資料夾等問題。如果你手頭也有一批按編號、城市、專案或部門代碼命名的檔案，建議先確認分類字元的位置，然後按本文步驟進行自動歸檔。