當檔名以城市代碼、專案代號或部門簡稱開頭時，可以利用這些開頭字元作為分類依據，把大量檔案自動歸入對應資料夾。本文結合範例截圖，講解如何透過核爍文檔批量處理工具完成批次檔案整理：先在檔案整理中選擇將檔案按檔名分類，再匯入待處理檔案，選擇按最開始的幾個字元分類並填寫數量，最後設定儲存位置並開始處理。處理後，LON、NYC、PAR、SYD、TYO 等前綴會變成資料夾，檔案自動集中存放。
很多辦公文件的命名規則都帶有業務含義。比如文件名開頭的 LON、NYC、PAR、SYD、TYO 可能代表不同城市，A01、B02 可能代表不同項目，HR、FIN、OPS 可能代表不同部門。命名規則已經存在，但如果這些文件仍然全部放在同一個文件夾裡，實際使用時仍然不夠方便。查找某個城市的文件、打包某個項目資料、統計某個部門文檔時，都需要反覆篩選。
手動整理這類文件看似簡單，實際卻非常耗時。假設有 20 個文件，手動處理還能勉強完成；如果是 200 個、2000 個，就會變成重複勞動。更麻煩的是，人眼識別前綴並拖動文件，很容易把相似名稱放錯目錄。本文介紹使用核爍文檔批量處理工具，把大量文件按文件名最開始的幾個字元自動分類放到一起。它是一款面向辦公場景的批量處理軟體，適合用來處理文件整理、批量歸檔和減少重複操作。
適用場景：城市代碼、項目代號、客戶簡稱都能作為分類依據
只要文件名開頭的字元能夠代表類別，就適合使用按開頭字元分類的方法。城市代碼類文件可以按 LON、NYC、PAR 歸檔；項目資料可以按 P01、P02、P03 分類；客戶文件可以按客戶簡稱或客戶編號分類；部門文件可以按 HR、IT、FIN、MKT 整理。對於日常辦公中常見的 TXT、Word、Excel、PowerPoint、PDF、圖片、壓縮檔等文件，這種方法都具有通用性。
例如，系統匯出的日誌文件可能是 LON10125384.txt、NYC10212343.txt；合約文件可能是 C001合約.pdf、C002補充協議.docx；報表文件可能是 FIN202606.xlsx、HR202606.xlsx。無論副檔名是 txt、doc、docx、xls、xlsx 還是 pdf，只要開頭字元固定，就可以批量歸類。相比按副檔名分類，按文件名前綴分類更貼近業務邏輯，因為它按照文件所代表的城市、客戶、項目或部門來整理。
效果預覽：處理前後目錄結構對比
處理前：文件名有規律，但目錄沒有分組
處理前截圖中，所有文件都在同一個目錄下。文件名開頭分別為 LON、NYC、PAR、SYD、TYO，後面接數字編號，副檔名為 txt。紅色標註強調了文件名最開始的字元，這些字元正是後續分類的依據。此時雖然文件名能夠讓人判斷類別，但文件並沒有真正分開放置。
處理後：按開頭三位字元生成分類文件夾
處理後截圖中，目錄已經變成多個分類文件夾，分別為 LON、NYC、PAR、SYD、TYO。也就是說，軟體自動讀取了文件名開頭三位字元，並把同一前綴的文件放到同一個文件夾下。這樣的結構更適合歸檔、備份、發送給同事或上傳到共享碟。
操作步驟：從匯入文件到自動分類的完整流程
步驟 1：開啟文件整理模組，進入按文件名分類
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側導航中選擇「文件整理」。截圖中，文件整理模組下展示了多個功能卡片，其中第一個是「將文件按文件名分類」。本次任務的目標是按照文件名開頭字元歸檔，而不是按副檔名或修改時間處理，因此需要進入這個功能。
這一步的操作目的，是把任務從普通文件管理切換到批量文件整理流程。進入該功能後，軟體會引導使用者依次完成選擇記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理，避免遺漏關鍵步驟。
步驟 2：把需要整理的文件加入處理列表
進入「將文件按文件名分類」頁面後，第一階段是「選擇需要處理的記錄」。介面右上方提供「加入文件」和「從文件夾中匯入文件」。如果這些文件都儲存在一個文件夾，例如示例中的 D:\test，可以使用從文件夾中匯入文件，一次性把目錄中的文件加入列表；如果文件分散在多個位置，可以分批加入。
匯入完成後，表格會顯示文件名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等欄位。示例中可以看到 LON10125384.txt、LON10181954.txt、NYC1010149.txt、PAR10254549.txt 等記錄，底部顯示記錄數為 20。此時建議按名稱快速瀏覽，確認所有文件都遵循同樣的前綴規則。如果有不想處理的文件，應先從列表中移除，避免被錯誤歸類。
步驟 3：設定分類方式為按最開始的幾個字元分類
點選「下一步」進入「設定處理選項」。在分類方式區域，可以看到多個單選項。本次要按城市代碼或項目代號這類開頭字元進行分類，因此選擇「按最開始的幾個字元分類」。這是整個操作中最關鍵的一步，因為它決定了軟體從文件名的哪個位置提取分類名稱。
接著在「數量」輸入框中填寫字元數。示例中文件名前綴是三個大寫英文字母：LON、NYC、PAR、SYD、TYO，所以數量填寫 3。軟體後續會把 LON10125384.txt 歸入 LON，把 SYD10344546.txt 歸入 SYD，把 TYO10378182.txt 歸入 TYO。如果你的分類前綴是兩個字元，例如 HR、IT，就填寫 2；如果是四個字元，例如 PROJ，則填寫 4。
步驟 4：檢查字母大小寫選項，避免重複分類
在設定處理選項頁面下方，還可以看到「字母大小寫轉換」。預設情況下，軟體按原文件名中的字元處理。如果你的文件名全部是大寫前綴，如截圖中的 LON、NYC、PAR，那麼保持預設即可。如果不同來源的文件存在大小寫混用，例如 lon001.txt、LON002.txt、Lon003.txt，可以根據需要選擇轉換為大寫字母或轉換為小寫字母，讓同一業務類別進入同一個文件夾。
這一點在團隊協作中尤其重要。不同同事匯出的文件可能命名習慣不同，大小寫不統一會導致分類結果不夠整齊。提前在處理選項中統一大寫字母，可以減少後續人工合併文件夾的工作。
步驟 5：設定儲存位置並開始處理
完成處理選項後，繼續點選「下一步」，進入「設定儲存位置」。從介面流程可以看到，設定儲存位置是開始處理前的必要環節。建議選擇一個新的輸出文件夾，例如「按前綴分類結果」或「整理後文件」，這樣可以清楚地區分原始文件和處理結果。
儲存位置設定完成後，進入「開始處理」。軟體會根據已匯入文件和分類規則自動執行批量歸檔：讀取每個文件名開頭指定數量的字元，建立對應名稱的文件夾，然後把同一前綴的文件放到同一個目錄中。處理結束後，檢查輸出目錄，就能看到前綴對應的分類文件夾。
常見問題與注意事項
數量填寫錯誤會有什麼影響？
數量決定分類文件夾名稱。如果本應按前三位城市代碼分類，卻填寫了 2，可能會生成 LO、NY、PA、SY、TY 這樣的文件夾；如果填寫 4，可能會生成 LON1、NYC1、PAR1 等文件夾。因此，處理前一定要看清文件名規則，確認用於分類的字元長度。
文件名中有中文可以處理嗎？
截圖中可以看到分類方式裡包含「按第一個中文字分類」等選項，說明該功能並不只針對英文字母。本文場景使用的是英文字母前綴，如果你的文件名以中文地區、中文客戶名或中文部門名開頭，也可以根據介面提供的分類方式選擇合適規則。若要按開頭多個字元分類，仍可使用「按最開始的幾個字元分類」。
能否混合處理不同副檔名的文件？
按文件名分類主要依據文件名稱，而不是副檔名。實際辦公中，同一個項目下可能同時有 docx 文件、xlsx 表格、pdf 合約和 jpg 圖片。如果這些文件都以同一個項目代號開頭，就可以一起匯入處理，讓它們按項目代號進入同一文件夾。處理前只需確認這些不同類型文件確實屬於同一套分類規則。
處理大量文件前需要做什麼準備？
建議先做三件事：第一，確認文件名規則是否一致；第二，檢查待處理列表，避免匯入無關文件；第三，為重要資料保留備份或選擇新的儲存位置。批量處理的效率很高，但也意味著一次操作會影響很多文件，提前檢查可以降低返工風險。
總結：按文件名開頭歸類，讓大量文件整理更高效
當文件名已經包含城市代碼、項目代號、客戶簡稱或部門編號時，最有效的整理方式就是讓軟體直接利用這些資訊進行分類。核爍文檔批量處理工具提供的「將文件按文件名分類」功能，可以將原本需要人工判斷、拖動、歸檔的工作批量完成。透過選擇按最開始的幾個字元分類並填寫正確數量，軟體就能自動生成分類文件夾並歸入對應文件。
如果你正在面對大量 TXT、Word、Excel、PDF 或圖片文件的整理任務，不妨先觀察文件名開頭是否有穩定規則。只要規則明確，就可以按本文步驟匯入文件、設定分類方式、指定儲存位置並開始處理。這樣不僅能節省時間，也能讓文件結構更清晰，為後續查找、共享、備份和項目交付打下良好基礎。