檔名包含編號時，可以不必手動新建 101、102、103 等目錄再逐一移動檔案。透過核爍文檔批量處理工具的「將檔案按檔名分類」功能，選擇自訂正則表達式並輸入 ^\d{3}，即可擷取檔名開頭 3 位數字作為分類依據，將大量 txt、doc、docx、xlsx、pdf 等檔案批次整理到對應資料夾中，適合專案資料、客戶檔案和編號文件歸檔。
很多辦公室文件不是沒有規律，而是規律隱藏在檔名裡。比如同一個目錄下的檔名分別是 101LON05417.txt、101SYD26137.txt、102NYC53821.txt、103PAR08578.txt。從人工角度看，整理方式很簡單：把 101 開頭的放進 101 資料夾，把 102 開頭的放進 102 資料夾，把 103 開頭的放進 103 資料夾。但如果文件數量很多，手動篩選、剪下、貼上就會變成重複勞動。
本文介紹一種更適合批次辦公文件整理的方法：使用核爍文檔批量處理工具，透過「將文件按檔名分類」功能，配合萬用字元思路和正則表達式，把檔名開頭數字相同的文件自動歸類到一起。範例使用 txt 檔案，但方法並不侷限於 txt；只要檔名規則一致，docx、doc、xlsx、xls、pdf、jpg 等檔案也可以按同樣邏輯整理。
適用場景：檔名有編號，整理就可以自動化
這種批量分類方法特別適合以下工作場景：
- 專案文件歸檔：檔名前幾位是專案編號，需要按專案拆分資料夾。
- 客戶資料整理：客戶編號寫在檔名開頭，後面是合約、報價、掃描件或表格。
- 地區或門市資料彙總：如 101、102、103 分別代表不同地區、倉庫或門市。
- 匯出檔案批量分組：系統匯出的檔案命名統一，但全部堆在一個目錄中，需要二次整理。
- 歷史目錄清理：多年累積的文件需要按檔名前綴重新歸檔。
手動分類的問題在於：檔案越多，越容易出現遺漏和誤放。辦公軟體的價值，正是在這種重複性任務中體現出來。核爍文檔批量處理工具將「識別規則」和「批量執行」結合起來，可以讓整理大量檔案的過程更可控。
效果預覽：處理前所有檔案混放在一起
處理前的目錄中，檔案按照名稱顯示在同一個列表裡。截圖中紅色標註顯示了檔名前 3 位數字的規律：一部分是 101，一部分是 102，還有一部分是 103。雖然後面的字母和數字不同，但開頭編號可以作為分類依據。
如果人工處理，需要先選中所有 101 開頭的檔案，移動到 101 資料夾；再選中 102 開頭的檔案，移動到 102 資料夾；然後繼續處理 103。這個過程不僅步驟多，而且當檔名相似時很容易選錯。使用正則表達式後，只需要告訴軟體「取檔名開頭 3 位數字」，剩下的分類動作即可批量完成。
效果預覽：處理後按編號生成資料夾
處理完成後，可以看到輸出結果中已經出現 101、102、103 三個資料夾。每個資料夾對應一種檔名前綴，原來混在一起的檔案被分組放置。
這種整理結果對於後續工作很有幫助。例如需要把 101 專案檔案打包發送，只需要打開 101 資料夾；需要核對 102 編號資料，也不必在全部檔案中搜尋。分類越清晰，後續查找、審核、共享和備份越省時間。
操作步驟：從匯入檔案到正則分類的完整流程
步驟一：在文件整理中找到按檔名分類功能
打開核爍文檔批量處理工具後，左側導航中有多個工具分類，包括檔案名稱、資料夾名稱、文件整理、Word 工具、Excel 工具、PDF 工具等。本次要做的是批量整理檔案位置，因此進入 文件整理。
在文件整理頁面中選擇 將文件按檔名分類。從功能名稱可以看出，它不是修改檔名，也不是轉換檔案格式，而是按照檔名中的規則把檔案進行分類整理。對於按 101、102、103 這樣的前綴分資料夾，正好對應這個功能。
步驟二：匯入需要處理的檔案列表
進入「將文件按檔名分類」後，第一步是選擇需要處理的記錄。介面頂部提供 加入檔案 和 從資料夾中匯入檔案。如果檔案已經集中在某個目錄中，推薦使用「從資料夾中匯入檔案」，可以減少逐個選擇檔案的操作。
檔案匯入後，列表會顯示名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。截圖中可以看到，匯入的檔案名稱都包含開頭編號，路徑也指向同一目錄。底部顯示記錄數為 20，說明本次批量操作會處理 20 條記錄。檢查無誤後，點擊頁面下方的 下一步。
步驟三：用自訂正則表達式提取開頭 3 位數字
第二步進入「設定處理選項」。這裡有多種分類方式，例如按第一個字元、按第一個數字、按開頭的幾個字元等。由於本例要精確匹配檔名開頭連續 3 位數字，選擇 按自訂正則表達式分類 更直觀，也更靈活。
在正則表達式輸入框填寫：
^\d{3}
這個表達式可以理解為「從檔名開頭開始，匹配連續 3 個數字」。它會把 101LON05417.txt 識別為 101，把 102SYD15496.txt 識別為 102，把 103LON28360.txt 識別為 103。分類名稱來自正則匹配結果，因此最終會形成對應的分類資料夾。
如果你的檔案規則不是 3 位數字，也可以根據實際情況調整。例如開頭是 4 位訂單號時，可將數量改為 4；如果開頭是固定字母加數字，則需要根據檔名結構設定更匹配的表達式。建議先用少量檔案測試，確認匹配結果符合預期後再批量處理全部檔案。
步驟四：確認大小寫處理方式
截圖中還顯示了「字母大小寫轉換」區域，包括預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母。當前範例分類依據是數字，因此保持預設即可。若你要按英文前綴分類，例如 abc、ABC、Abc，需要結合公司命名規範決定是否統一大寫。統一大小寫可以避免同一類檔案因為字母大小寫不同而分散到多個資料夾。
步驟五：設定儲存位置並執行開始處理
點擊下一步後，流程會進入 設定儲存位置。建議選擇一個新的輸出目錄，便於和原始目錄區分。如果處理的是重要檔案，先保留原資料夾不動，確認分類結果後再決定是否替換或歸檔。
最後進入 開始處理 階段，根據介面提示執行即可。處理完成後，打開儲存位置，就能看到以匹配結果命名的分類資料夾，例如 101、102、103。分別進入這些資料夾檢查，可以確認檔案是否已經按開頭數字歸類。
常見問題與注意事項
正則和萬用字元有什麼關係？
很多使用者習慣把「按規則匹配檔名」統稱為萬用字元匹配。正則表達式可以看作更精確、更靈活的規則寫法。本例中的 ^\d{3} 就比簡單輸入 101、102、103 更通用，因為它能自動識別任意開頭 3 位數字，而不需要逐個指定分類編號。
分類依據一定要在檔名開頭嗎？
本例使用開頭 3 位數字，是因為截圖中的檔名規則如此。如果你的分類欄位在中間或末尾，也可以使用相應的正則表達式進行匹配。實際操作時，重點是找到檔名中穩定、唯一、適合做資料夾名稱的部分。
可以一次處理不同副檔名的檔案嗎？
可以按檔名規則來理解。只要匯入的檔案名稱符合匹配條件，不同副檔名通常不會影響分類思路。比如同一個目錄中同時有 101合約.docx、101清單.xlsx、101掃描件.pdf，只要它們都以 101 開頭，就可以歸到同一類。
處理前為什麼要檢查匯入列表？
批量工具的效率來自一次處理多個檔案，因此匯入列表是否準確非常重要。如果誤匯入了不相關檔案，正則表達式可能也會對它們進行處理。正式執行前檢查名稱、路徑和記錄數，是避免誤操作的有效步驟。
總結：把檔名規則交給軟體，減少重複整理
按檔名開頭數字批量歸類，是辦公文件管理中非常典型的重複任務。透過核爍文檔批量處理工具，先匯入檔案，再選擇「按自訂正則表達式分類」，輸入 ^\d{3}，即可把 101、102、103 等開頭的檔案自動整理到對應資料夾。
如果你的工作中經常需要整理客戶資料、專案文件、系統匯出檔案或編號檔案，不妨先觀察檔名規律，再用批量處理工具完成分類。這樣既能減少手動拖曳，也能降低誤放檔案的機率，讓檔案歸檔更規範、更高效。