面對大量以編號開頭的檔案，手動分類容易耗時又出錯。本文圍繞「檔名含101、102、103等編號如何自動歸檔」這一需求，講解如何在核爍文檔批量處理工具中匯入檔案，選擇按檔名分類，並使用按自訂正則表達式分類的方式擷取檔名前三位數字，最終自動生成對應資料夾並把同編號檔案集中存放。
很多辦公資料在生成時就帶有編號，但儲存時往往仍然堆在同一個目錄裡。比如業務系統匯出的文字檔、設備日誌、客戶附件、批次下載的報告、掃描後的文檔等，檔案名稱可能是 101LON05417.txt、102SYD15496.txt、103LON28360.txt 這樣的格式。檔案名稱開頭的 101、102、103 已經說明它們屬於不同類別，可是如果沒有自動整理工具，使用者仍然需要逐個選取、複製、移動，非常浪費時間。
本文介紹一種適合辦公場景的批次歸檔方法：使用「核爍文檔批量處理工具」的將檔案按檔案名稱分類功能，透過萬用字元思路和正則表達式規則，提取檔案名稱中的編號，並自動建立分類資料夾。範例中，我們將使用 ^\d{3} 匹配檔案名稱開頭的三位數字，讓軟體自動把 101 開頭的檔案放入 101 資料夾，把 102 開頭的檔案放入 102 資料夾，把 103 開頭的檔案放入 103 資料夾。
這種方法的重點不是某一種檔案格式，而是「檔案名稱規則」。因此，雖然範例截圖中是 TXT 檔案，但同樣適用於 doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、PDF、JPG、PNG 等辦公檔案。只要檔案名稱裡有可以提取的分類資訊，就能用批次處理軟體減少重複操作，提高檔案整理效率。
適用場景：檔案名稱裡有編號、代碼、日期時特別適合
如果你經常面對一堆命名相似但分類不同的檔案，就非常適合使用按檔案名稱自動分類。例如，企業資料中常見的命名方式包括：客戶編號 + 城市代碼 + 流水號，專案編號 + 檔案類型 + 日期，部門編號 + 員工編號 + 表單名稱，設備編號 + 日誌類型 + 時間戳記。對於這類檔案，真正決定歸檔位置的往往只是檔案名稱中的一小段字元。
手動整理時，你需要先看檔案名稱，再判斷屬於哪一類，然後新增資料夾、移動檔案。如果數量較少還可以接受，但一旦數量較多，錯誤率會明顯上升。比如把 102 開頭的檔案誤拖進 101 資料夾，或者漏掉某個檔案，後期查找時就會帶來麻煩。批次處理工具的優勢是規則一致、執行穩定，只要規則設定正確，就能按同一標準處理全部檔案。
本文中的編號位於檔案名稱開頭，並且長度固定為三位數字，因此非常適合使用正則表達式匹配。正則表達式可以理解為更精確的萬用字元規則。普通萬用字元常用來表示「任意字元」或「任意數量字元」，而正則表達式可以進一步限定位置、字元類型和長度。對於「檔案名稱前三位是數字」的需求，^\d{3} 就是簡潔而準確的寫法。
效果預覽：處理前檔案雖然有編號，但仍然混在一起
在處理前截圖中，檔案列表中同時存在 101、102、103 開頭的檔案。使用者從檔案名稱上能夠看出它們應該屬於不同分類，但檔案本身還沒有被放進不同資料夾。此時如果要把所有 101 檔案集中起來，通常需要先排序或搜尋，然後手動選中再移動。
可以看到，101 組檔案包括 101LON05417.txt、101LON09060.txt、101SYD60290.txt 等；102 組檔案包括 102LON48897.txt、102NYC53821.txt、102TYO76564.txt 等；103 組檔案包括 103LON23328.txt、103LON26108.txt、103SYD61045.txt 等。檔案名稱的規律很清楚，但如果檔案擴展到幾百個，人工分類會變成一項重複、枯燥且容易出錯的工作。
效果預覽：處理後同編號檔案進入對應資料夾
執行批次分類後，軟體根據檔案名稱開頭提取到的編號，產生了 101、102、103 三個資料夾。這樣的整理結果更符合資料管理習慣，也便於後續按編號查找、打包、備份或傳送。
處理後的好處很直接：資料夾名稱就是分類值，不需要再額外建立說明文件；相同編號的檔案集中存放，減少了查找成本；如果後續還有同類檔案，也可以繼續按同樣規則進行歸檔，保持目錄結構統一。
操作步驟：用核爍文檔批量處理工具批次按編號建資料夾
步驟一：開啟檔案整理功能，進入按檔案名稱分類
啟動核爍文檔批量處理工具後，在左側導覽列中找到檔案整理。檔案整理模組面向的是檔案歸檔、分類、整理等批次辦公任務。進入該模組後，選擇將檔案按檔案名稱分類。
這一步的目的，是選擇正確的批次處理類型。軟體介面中還可以看到按副檔名分類、根據已有資料夾建立新資料夾、修改檔案系統屬性中的時間等工具，但本文要實現的是「根據檔案名稱中的編號產生分類資料夾」，因此應選擇「將檔案按檔案名稱分類」。選擇後，軟體會進入帶有步驟提示的處理介面。
步驟二：匯入需要整理的檔案，先確認列表是否正確
進入功能頁面後，首先來到「選擇需要處理的記錄」步驟。介面頂部提供了新增檔案和從資料夾中匯入檔案。如果你的檔案都放在同一個目錄中，推薦使用「從資料夾中匯入檔案」；如果只想處理其中一部分檔案，可以根據實際情況使用「新增檔案」。
檔案匯入後，列表會展示名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。截圖中可以看到，檔案路徑為 D:\test 下的多個 txt 檔案，記錄數為 20。這個列表相當於處理前的任務清單，建議在進入下一步前做一次檢查：確認檔案數量大致正確，確認檔案副檔名符合預期，確認名稱中確實包含要提取的編號。
如果檔案名稱中同時包含多個數字段，尤其需要確認本次要提取的是哪一段。本文的編號在開頭，所以我們後面會使用帶「開頭限定」的正則表達式。如果編號不在開頭，而是在中間或末尾，就需要換成適合實際命名規律的規則。
步驟三：選擇按自訂正則表達式分類
確認檔案列表後，點擊底部下一步進入「設定處理選項」。此頁面提供多種分類方式，例如按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按最開始的幾個字元分類、按最末尾的幾個字元分類等。對於簡單規則，這些選項已經足夠；但如果想更精確地匹配「檔案名稱開頭連續三位數字」，使用按自訂正則表達式分類會更穩妥。
在介面中勾選按自訂正則表達式分類，然後在正則表達式輸入框中填寫：
^\d{3}
這裡的邏輯是：只從檔案名稱的起始位置開始找，並且只取連續三位數字。以 101LON05417.txt 為例，匹配結果是 101；以 102LON48897.txt 為例，匹配結果是 102；以 103PAR08578.txt 為例，匹配結果是 103。軟體會把這些匹配結果作為分類依據，因此最終會形成 101、102、103 等資料夾。
如果你直接選擇「按最開始的幾個字元分類」，在某些固定長度場景下也可能實現類似效果；但正則表達式更適合長期重複使用，因為它明確限定了「必須是數字」。如果某個檔案名稱不是以三位數字開頭，就不會被錯誤地當作同類編號處理，這對規範化整理更有幫助。
步驟四：保持大小寫預設，繼續設定儲存位置
在同一頁面下方可以看到「字母大小寫轉換」設定，選項包括預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母。因為本文提取的是數字編號，大小寫不會影響結果，所以保持預設即可。
設定完成後，點擊下一步進入「設定儲存位置」。介面流程中已經明確顯示該步驟，用於指定批次分類後的檔案儲存到哪裡。為了便於核對結果，建議選擇一個清晰的輸出目錄，避免和原始檔案混淆。對於重要資料，建議在正式處理前先複製一份樣本檔案進行測試，確認分類結果正確後再批次處理全部檔案。
步驟五：開始處理並檢查分類結果
儲存位置設定完成後，進入流程中的「開始處理」。軟體會根據匯入的檔案列表逐個讀取檔案名稱，使用正則表達式提取分類值，然後建立對應資料夾並把檔案放入其中。處理結束後，開啟儲存目錄，就可以看到以 101、102、103 命名的資料夾。
檢查結果時，可以重點看兩點：第一，資料夾名稱是否符合預期；第二，同一個編號下的檔案是否都進入了對應資料夾。如果這些都正確，說明本次規則可以繼續應用到更多同類型檔案上。以後遇到相同命名規範的 TXT、Word、Excel 或 PDF 檔案，也可以按同樣思路批次歸檔。
規則擴展：不同檔案命名方式可以怎樣調整
本文範例使用的是 ^\d{3}，適用於「檔案名稱開頭是三位數字」的情況。如果你的檔案名稱前綴長度不同，可以調整大括號中的數字。例如，檔案名稱開頭是兩位部門編號，可以使用 ^\d{2}；開頭是四位年份或專案號，可以使用 ^\d{4}。
如果檔案名稱開頭不是數字，而是字母代碼，例如 HR001.docx、FIN2026.xlsx、OPS-log.pdf，則需要根據字母規則設定表達式。介面中也提供了按第一個英文字母分類等選項，使用者可以根據複雜程度選擇更簡單的內建方式，或繼續使用自訂正則表達式。原則是：規則越貼合檔案名稱，分類結果越準確。
如果檔案名稱中包含中文分類，例如「財務-報銷單-001.pdf」「人事-合約-002.docx」，也可以先觀察分隔符和欄位位置。若只是按開頭幾個字分類，可以考慮介面中的「按最開始的幾個字元分類」；若需要匹配更複雜的片段，再使用自訂正則表達式會更靈活。
常見問題與注意事項
1. 為什麼不直接手動新增101、102、103資料夾？
當檔案只有十幾個時，手動操作看起來也不麻煩。但辦公場景中的檔案數量往往會持續成長，而且分類規則還會反覆使用。使用批次處理工具的意義在於把規則儲存為操作思路，減少每次重複判斷和拖曳的時間，也降低人為放錯資料夾的風險。
2. 正則表達式會不會影響檔案內容？
本文操作是按檔案名稱進行分類，規則用於提取檔案名稱中的一段字元作為分類依據，並不是編輯檔案內容。對於 docx、xlsx、PDF、txt 等檔案，分類依據都是檔案名稱本身。不過，為了穩妥起見，重要資料在批次處理前仍建議做好備份或先用樣本測試。
3. 檔案名稱開頭沒有三位數字怎麼辦？
如果某些檔案名稱不符合 ^\d{3} 規則，就無法按本文規則提取到 101、102、103 這樣的分類值。處理前應先統一命名規範，或者選擇更符合實際情況的分類方式。比如按第一個英文字母分類、按最開始幾個字元分類、按自訂位置範圍內字元分類等，都是介面中可以看到的處理選項。
4. 處理大量檔案時有哪些建議？
建議先用少量檔案驗證規則，確認輸出目錄和分類結果都正確後，再匯入大批量檔案。對於從業務系統匯出的檔案，最好保持原始命名不變，以便規則穩定匹配。若檔案名稱中存在空格、特殊符號或大小寫不統一，也應提前確認這些字元是否會影響分類。
總結：用規則替代手動拖曳，讓辦公檔案歸檔更穩定
按檔案名稱編號歸檔是非常常見的辦公需求。本文透過 101、102、103 開頭的 TXT 檔案範例，示範了如何在核爍文檔批量處理工具中使用「將檔案按檔案名稱分類」，並透過按自訂正則表達式分類輸入 ^\d{3}，自動提取檔案名稱前三位數字，批次產生對應資料夾。
這種方法的價值在於可重複、可擴展、效率高。無論你整理的是文字日誌、Word 文件 docx、Excel 表格 xlsx、PDF 報告，還是圖片掃描件，只要檔案名稱包含穩定的編號或分類代碼，都可以考慮用同樣思路進行批次處理。建議你先選取一小批檔案測試規則，確認無誤後再處理完整目錄，讓檔案整理從手工勞動變成規則化的自動歸檔。