面對大量以編號開頭的txt檔案，如果還在手動搜尋101、102、103並逐一拖入資料夾，會浪費大量時間。本文介紹一種更高效的辦公檔案整理方法：使用核爍文檔批量處理工具的「將檔案按檔案名稱分類」功能，匯入檔案後選擇自訂正則表達式，輸入提取檔案名稱前三位數字的規則，即可批量生成編號資料夾並完成自動歸檔。
很多企業或團隊在匯出系統資料時，都會得到一批命名規則相似的檔案。比如本例中的檔案名稱包括101LON05417.txt、101LON09060.txt、102LON48897.txt、102NYC53821.txt、103LON23328.txt等。檔案名稱開頭的101、102、103明顯是分類編號，但這些檔案在匯出後往往全部堆在一個目錄裡。想要後續統計、壓縮、發送或歸檔，就必須先把相同編號的檔案放到一起。
如果只處理十幾個檔案，手動整理問題不大；但在真實辦公場景中，檔案數量經常達到上百甚至上千。人工歸檔會遇到幾個問題：要不斷看檔案名稱首碼，要反覆新增資料夾，要分批選取檔案，還要擔心把102檔案誤拖到101資料夾。對於這種規則清晰但操作重複的任務，更適合使用批次處理辦公軟體完成。
本文將示範如何用核爍文檔批量處理工具，把很多txt檔案按照檔案名稱前三位編號自動歸檔到對應資料夾。雖然示例是txt檔案，但同樣適合按編號整理Word文件docx/doc、Excel表格xlsx/xls、PDF資料、圖片或其他常見辦公檔案。
適用場景：批次檔案歸檔為什麼要看檔案名稱首碼
按檔案名稱首碼歸檔，適用於檔案名稱本身已經包含分類資訊的情況。典型場景包括：
- 系統匯出的報表檔案，檔案名稱前三位代表機構編號。
- 專案資料命名以專案號開頭，需要按專案號分資料夾。
- 客戶資料以客戶編碼開頭，需要按客戶編碼集中儲存。
- 物流、訂單、檢測、實驗資料以批次號開頭，需要按批次歸檔。
- 日誌或文字檔案以裝置編號開頭，需要按裝置編號分類。
這類場景的共同點是：分類依據不是檔案副檔名，而是檔案名稱中的一段字元。使用「按副檔名分類」只能把txt、docx、pdf區分開，無法把101、102、103這樣的業務編號分出來。因此，本例選擇的是「將檔案按檔案名稱分類」，再用正則表達式提取前三位數字。
效果預覽：從混合檔案列表到編號資料夾
處理前：所有編號檔案混放在同一目錄
處理前截圖顯示，當前資料夾中有一批txt檔案。它們的副檔名相同，修改時間接近，但檔案名稱首碼不同。紅色標註強調了檔案名稱開頭的101、102、103，這正是我們要提取的分類依據。
如果手動處理，通常需要先新增101、102、103資料夾，然後按名稱排序，選擇101開頭的檔案拖入101資料夾，再選擇102開頭的檔案拖入102資料夾。這個過程看似簡單，但當資料夾裡同時存在更多編號時，操作成本會迅速上升。
處理後：同編號檔案自動放到一起
處理完成後，目錄中出現了101、102、103三個資料夾。也就是說，軟體根據檔案名稱開頭匹配到的編號建立了對應分類結果。後續只需要進入對應資料夾，就能檢視同一編號下的全部檔案。
這種結果特別適合歸檔和交付。例如你可以直接壓縮101資料夾發送給對應部門，也可以把102資料夾作為一個獨立批次儲存，避免後續重複篩選。
操作步驟：按前三位編號批次整理txt檔案
步驟一：在檔案整理中開啟按檔案名稱分類功能
啟動核爍文檔批量處理工具後，左側可以看到多個工具分類，包括檔案名稱、資料夾名稱、檔案整理、Word工具、Excel工具、PowerPoint工具、PDF工具等。本次的目標是整理檔案位置，因此進入「檔案整理」。
在檔案整理頁面，選擇「將檔案按檔案名稱分類」。截圖中該功能位於工具列表的第一個，說明它專門用於根據檔案名稱規則批次分類檔案。
這一步完成後，軟體會進入對應的精靈式處理流程。介面將任務拆分為選擇記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理幾個階段，適合不熟悉正則表達式的使用者逐步完成。
步驟二：新增檔案或從資料夾中匯入檔案
進入任務介面後，第一步是「選擇需要處理的記錄」。介面右上方有「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。對於檔案數量較多的場景，通常使用「從資料夾中匯入檔案」會更方便，因為它可以一次把目標目錄中的檔案加入列表。
匯入後，表格會列出檔案名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間。示例中，檔案路徑位於D:\test目錄，副檔名為txt，底部顯示記錄數為20。這裡的檢查非常重要，因為後續批次操作會作用於列表中的記錄。確認檔案匯入正確後，點選頁面底部的「下一步」。
步驟三：選擇正則表達式分類方式
進入「設定處理選項」後，頁面展示了多種分類方式。如果只是按第一個字元分類，可以選擇按第一個字元；如果要按開頭固定長度分類，也可以使用按開始的幾個字元分類。不過本例強調使用更靈活、可複用的規則，因此選擇「按自訂正則表達式分類」。
在正則表達式輸入框中填寫^\d{3}。這個規則的作用是從檔案名稱最開始的位置提取連續三個數字。對於101LON05417.txt，提取結果是101；對於102SYD15496.txt，提取結果是102；對於103LON28360.txt，提取結果是103。軟體會把提取結果作為分類名稱，從而把檔案自動分組。
這一步也可以理解為「用規則告訴軟體：資料夾名稱應該從檔案名稱哪裡來」。相比手動輸入多個編號，正則表達式的好處是只寫一次規則，就能適配所有符合命名規範的檔案。以後如果又匯出一批101、102、103開頭的txt檔案，可以繼續使用同樣的表達式。
步驟四：設定輸出位置，開始批次歸檔
完成處理選項後，點選「下一步」，進入「設定儲存位置」。建議將儲存位置設定為一個新的輸出資料夾，例如專門用於本次歸檔的目錄。這樣處理完成後，可以清楚地區分原始檔案和整理後的結果，也方便核對是否全部歸檔成功。
最後進入「開始處理」階段。軟體會逐條讀取匯入列表中的檔案名稱，根據正則表達式匹配前三位數字，並將相同編號的檔案放入同一資料夾。處理結束後，就可以在輸出目錄中看到101、102、103等分類資料夾。
常見問題與注意事項
1. 為什麼不用手動搜尋101、102、103
手動搜尋適合臨時處理少量檔案，但不適合長期重複使用。每次新增編號或檔案數量變多，都要重新搜尋和拖拽。正則表達式分類只需要設定規則，軟體就能批次執行，更適合辦公自動化整理。
2. 檔案名稱前三位必須都是數字嗎
本例使用^\d{3}，因此要求檔案名稱開頭是三位數字。如果你的檔案名稱是A01、B02這樣的字母加數字，需要換成適合自己的正則表達式。正則規則要與實際命名結構一致，分類結果才會準確。
3. 分類前是否需要備份
批次處理檔案前，建議保留原始檔案或選擇獨立儲存位置。尤其是在第一次設定規則時，先用少量樣本測試更穩妥。確認輸出資料夾和分類結果沒有問題後，再處理完整目錄。
4. 可以用於非txt檔案嗎
可以。按檔案名稱分類關注的是名稱規則，不是檔案內容。只要檔案名稱包含可提取的編號，docx、doc、xlsx、xls、pptx、pdf、jpg、png等檔案都可以使用類似方法整理。
總結：讓編號歸檔從人工拖拽變成批次處理
大量txt檔案按編號歸檔，本質上是一個規則明確但重複性很高的辦公任務。核爍文檔批量處理工具提供的「將檔案按檔案名稱分類」功能，可以把檔案名稱前三位編號提取出來，並自動生成對應資料夾。透過選擇「按自訂正則表達式分類」並輸入^\d{3}，就能把101、102、103開頭的檔案快速整理到一起。
如果你的日常工作中經常需要整理系統匯出的文字檔案、合約文件、表格報表或PDF資料，不妨把這種按檔案名稱正則批次分類的方法加入固定流程。它能顯著減少重複勞動，讓檔案歸檔更規範，也讓後續查詢和交付更高效。