當大量檔名中包含固定位置的編號、城市代碼、部門縮寫或專案標識時，手動新增資料夾並逐個移動檔案非常耗時。本文以檔名中的第4到第6位字元為分類依據，演示如何使用核爍文檔批量處理工具將大量txt檔案批次歸類到對應資料夾中，例如按LON、NYC、PAR、SYD、TYO等字元自動分組，幫助使用者快速完成檔案整理，減少重複勞動。
在日常辦公中，經常會遇到一批檔名看起來很相似，但中間某幾位字元代表不同分類的情況。例如訂單檔案、物流記錄、檢測報告、城市資料、專案資料、客戶檔案等，檔名可能是「128LON75957.txt」「200LON66460.txt」「213TYO11946.txt」這樣的格式。其中第4到第6位字元「LON」「TYO」「SYD」「PAR」「NYC」代表城市或業務類別。如果檔案數量只有幾個，手動拖曳還能接受；但如果有幾十個、幾百個甚至更多檔案，逐個查看檔名、建立資料夾、移動檔案，不僅效率低，還容易出現漏分、錯分。
本文要解決的問題就是：如何批量將很多檔案按檔名中固定範圍內的字元分類放到一起。透過核爍文檔批量處理工具中的「將檔案按檔名分類」功能，可以讓辦公軟體根據檔名指定位置的字元自動產出分類依據，並把同類檔案整理到對應資料夾中。下面結合截圖，按處理前效果、處理後效果和具體操作步驟進行說明。
適用場景：哪些檔案適合按固定位置字元批量分類
按檔名固定範圍內字元分類，適合檔案命名規則比較統一的場景。比如檔名前3位是編號，第4到第6位是城市代碼，後面是流水號；或者檔名前幾位是日期，中間幾位是部門代號，最後是檔案編號。只要需要分類的關鍵資訊在檔名中位置固定，就可以使用這種方式快速完成批量歸檔。
常見場景包括：
- 按城市代碼分類：例如LON、NYC、PAR、SYD、TYO等；
- 按部門縮寫分類：例如HR、FIN、OPS、MKT等，如果位置固定也可以設定範圍；
- 按專案編號分類：檔名中某幾位代表專案組或專案階段；
- 按客戶標識分類：檔名中固定字元段代表客戶簡稱或客戶編號；
- 按文件類型擴充整理：雖然本文截圖使用的是txt檔案，但同類規則也常見於doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf等辦公文件的批量整理。
與手動整理相比，批量處理的優勢在於：只需要設定一次分類規則，軟體就會按照規則統一處理所有檔案。對於重複性強、規則明確的檔案整理任務，這類辦公軟體能夠顯著降低人工操作成本。
效果預覽：處理前檔案混放在同一個目錄
處理前，所有txt檔案都放在同一個資料夾中。檔名雖然都包含分類字元，但不同類別混在一起，需要人工識別。例如截圖中可以看到「128LON75957.txt」「200LON66460.txt」「213TYO11946.txt」「230SYD60610.txt」等檔案，其中紅色標註的位置就是檔名中的分類字元。
從這些檔名可以看出，分類依據並不是副檔名，也不是檔案建立時間，而是檔名中固定位置的一段字元。以「128LON75957.txt」為例，如果從左往右數，前3位「128」是編號，第4到第6位「LON」才是本次要用於分類的內容。因此，操作時需要選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」，並把範圍設定為「4:6」。
效果預覽：處理後自動產生對應分類資料夾
處理完成後，原來混在一起的檔案會按照檔名中第4到第6位字元自動歸類。截圖中可以看到，軟體已經產生或整理出了LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾，不同城市代碼對應的檔案被放到對應資料夾中。
這種整理結果非常直觀：以後尋找LON相關檔案時，只需要進入LON資料夾；尋找TYO相關檔案時，只需要進入TYO資料夾。對於數量較多的業務檔案，按檔名中的固定字元批量分類，可以讓目錄結構更清晰，也便於後續備份、共享、歸檔和二次處理。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具按指定字元範圍分類檔案
步驟一：進入「檔案整理」，選擇「將檔案按檔名分類」
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側功能欄中選擇「檔案整理」。在右側功能卡片中，可以看到「將檔案按檔名分類」功能。該功能的目的是根據檔名內容對檔案進行自動分組，適合本文這種按檔名中固定字元分類的需求。
在這個介面中，軟體左側還提供了Word工具、Excel工具、PowerPoint工具、PDF工具、文字工具、圖片工具等分類入口，說明它是一款面向辦公檔案批量處理的工具箱。本文使用的是「檔案整理」下的檔名分類功能，不需要打開每個檔案內容，也不需要手動複製貼上檔案，只需要基於檔名規則完成整理。
點選「將檔案按檔名分類」後，會進入該功能的處理精靈。精靈式流程可以幫助使用者按順序完成選擇檔案、設定規則、設定儲存位置和開始處理，降低批量操作的出錯機率。
步驟二：添加需要處理的檔案或從資料夾匯入檔案
進入「將檔案按檔名分類」頁面後，首先來到第1步「選擇需要處理的記錄」。介面右上方可以看到「添加檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。對於檔案數量較多的情況，通常可以使用「從資料夾中匯入檔案」，一次性把某個目錄下的檔案匯入到列表中；如果只想處理部分檔案，也可以使用「添加檔案」。
匯入後，表格會列出檔案的序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。截圖中可以看到，檔案路徑來自D槽test目錄，副檔名為txt，記錄數為20。這個列表的作用是讓使用者在正式處理前確認：檔案是否匯入完整、檔名是否符合預期、是否有不需要處理的檔案。
如果發現某個檔案不應該參與分類，可以透過表格右側的刪除操作移除該記錄；如果匯入錯了，也可以使用「清空」重新選擇。確認列表無誤後，點選底部的「下一步」，進入分類規則設定。
步驟三：選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」
在第2步「設定處理選項」中，需要指定軟體按照檔名的哪一部分進行分類。介面中的「分類方式」提供了多種選擇，例如按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按最開始的幾個字元分類、按自訂正則表達式分類等。本文的需求是按檔名中的固定範圍字元分類，因此應選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。
截圖中已經選中了「按自訂位置範圍內的字元分類」，並在「範圍」輸入框中填寫了「4:6」。這表示軟體會讀取檔名中第4位到第6位的字元，並把這段字元作為分類名稱。例如：
- 128LON75957.txt：第4到第6位是LON，因此歸入LON分類；
- 213TYO11946.txt：第4到第6位是TYO，因此歸入TYO分類；
- 230SYD60610.txt：第4到第6位是SYD，因此歸入SYD分類；
- 378PAR56483.txt：第4到第6位是PAR，因此歸入PAR分類。
這裡要特別注意，範圍填寫是否正確直接決定分類結果。如果檔名前3位是編號，分類字元從第4位開始，到第6位結束，就填寫「4:6」。如果你的檔名規則不同，例如分類字元在第5到第8位，就應根據實際情況填寫對應範圍。
步驟四：根據需要設定字母大小寫轉換
在同一個設定頁面下方，可以看到「字母大小寫轉換」選項，包括「預設」「轉換為大寫字母」「轉換為小寫字母」。截圖中選擇的是「預設」，表示保持檔名中原有字母形式。
如果你的檔名中可能同時出現「lon」「LON」「Lon」等大小寫不一致的情況，分類時可能會產生多個看似相同但名稱不同的資料夾。此時可以根據實際需要選擇轉換為大寫或小寫，使分類名稱保持統一。本文截圖中的檔名分類字元本身為大寫，因此保持「預設」即可。
步驟五：設定儲存位置並開始批量處理
完成分類規則設定後，點選「下一步」，進入第3步「設定儲存位置」。該步驟用於確定分類後的檔案儲存到哪裡。一般建議選擇一個明確的輸出目錄，避免與原始檔案混淆，也便於處理完成後檢查結果。
繼續點選「下一步」進入第4步「開始處理」。在正式開始前，可以再次確認匯入檔案數量、分類規則和儲存位置是否正確。確認無誤後執行處理，軟體會根據第4到第6位字元自動建立或使用對應分類資料夾，並將檔案歸類到一起。
處理完成後，可以打開輸出目錄檢查結果。正常情況下，會看到與分類字元對應的資料夾，例如LON、NYC、PAR、SYD、TYO等。每個資料夾中存放的是該分類下的對應檔案。
常見問題與注意事項
1. 「4:6」是什麼意思？
「4:6」表示從檔名左側開始數，取第4位到第6位字元作為分類依據。以「128LON75957.txt」為例，第1到第3位是128，第4到第6位是LON，所以會按LON分類。
2. 副檔名txt會不會參與位置計算？
從截圖和功能目的來看，分類規則主要針對檔名內容。實際使用時，應以軟體介面中的預覽或處理結果為準。為了避免誤判，建議先用少量檔案測試，確認範圍設定正確後，再處理大量檔案。
3. 檔名長度不一致怎麼辦？
如果部分檔名長度不足，或者分類字元不在同一位置，按固定範圍分類可能得不到理想結果。此類檔案建議先統一名稱規則，或者選擇更適合的分類方式，例如按開頭幾個字元、按第一個英文字母或按正則表達式分類。
4. 能否用於docx、xlsx、pdf等辦公文件？
本文範例使用的是txt檔案，但「按檔名分類」的思路並不侷限於txt。只要檔名符合規則，常見的Word文件doc、docx，Excel表格xls、xlsx，PDF檔案，圖片檔案等，都可以根據檔名中的固定字元進行批量整理。具體可處理的檔案類型以軟體匯入和功能支援為準。
5. 如何避免分類錯誤？
建議在處理前先檢查檔案命名規律，確認分類字元位置一致；匯入檔案後查看列表中的名稱是否正確；設定範圍後先用少量樣本測試；處理完成後抽查每個分類資料夾。對於重要檔案，建議先保留原始檔案備份。
總結：用批量分類替代手動拖曳，提升檔案整理效率
當大量檔案需要按照檔名中的固定範圍字元分類時，手動整理不僅耗時，而且很容易出錯。使用核爍文檔批量處理工具，可以透過「檔案整理」中的「將檔案按檔名分類」功能，把檔名第4到第6位這樣的指定字元段作為分類依據，批量產生LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾，並將對應檔案自動放到一起。
這種方法尤其適合命名規則統一、檔案數量較多、需要重複整理的辦公場景。相比人工逐個判斷和拖曳，批量處理可以把原本需要很久的檔案歸檔工作縮短為幾步設定。建議你在遇到類似的txt、docx、xlsx、pdf等檔案整理任務時，先觀察檔名中的規律，再使用固定位置字元分類功能完成自動歸類。