很多企業文件、訂單資料、掃描件和報表都會在檔案名稱結尾保留分類代碼，例如城市、部門或專案縮寫。面對大量檔案時，手動按尾綴建立資料夾並移動檔案效率很低。本文以核爍文檔批量處理工具為例，講解如何按檔案名稱最後幾個字元批次歸類檔案，讓相同尾綴的 txt、docx、xlsx、pdf 等檔案自動進入對應資料夾。
如果你經常需要整理下載回來的資料、業務系統匯出的訂單、客戶檔案、掃描件或報表檔案，可能會遇到一種很典型的情況：檔案名稱中已經包含分類資訊，但所有檔案仍然堆在同一個目錄裡。例如一批檔案以數字編號開頭，最後帶有 LON、PAR、NYC、SYD、TYO 這樣的尾綴。尾綴相同的檔案本應放在一起，但人工整理需要逐一判斷，非常耗時。
本文介紹的辦法，是使用辦公軟體 核爍文檔批量處理工具，將檔案名稱尾綴轉換成資料夾分類依據。你只需要匯入檔案，指定「按最末尾的幾個字元分類」，並填寫需要截取的字元數量，軟體就可以自動把同一尾綴的檔案放進同名資料夾。對於需要批次處理檔案、減少重複勞動的辦公場景，這種方法比手動拖曳更穩定，也更適合長期重複使用。
適用場景：檔案名稱末尾有固定代碼的批次歸檔
按檔案名稱尾綴自動歸類，特別適合檔案命名較規範的場景。比如銷售訂單末尾帶地區代碼，財務憑證末尾帶科目縮寫，人事資料末尾帶部門代碼，專案檔案末尾帶專案編號，匯出的文件末尾帶業務類型標識。只要這些分類字元位於檔案名稱末尾，並且長度一致，就可以批次處理。
舉例來說，10102271LON.txt 中的 LON 可以代表 London 或某個內部分類，10103956PAR.txt 中的 PAR 可以代表另一類，10179839NYC.txt 中的 NYC 又是一個單獨類別。當檔案數量增加後，手動搜尋 LON、PAR、NYC 再移動檔案並不可靠，容易漏掉某些檔案。使用工具後，可以把「尾綴相同」這條規則交給軟體執行。
這種思路不僅適用於 txt 文字檔案，也適用於 Word 文件 doc、docx，Excel 試算表 xls、xlsx，PDF，PPT，圖片等。軟體關注的是檔案名稱規則，而不是檔案內容，因此只要檔案名稱符合規律，就可以進行批次分類整理。
效果預覽：處理前尾綴資訊隱藏在檔案名稱裡
處理前，所有檔案位於同一個目錄中。使用者能看到每個檔案名稱末尾都有不同的 3 位字母代碼，但資料夾結構並沒有體現這些分類。這樣的目錄在檔案少的時候還能接受，檔案多時就會影響查找效率。
從截圖可以看出，紅色標註強調的是檔案名稱末尾的分類代碼。例如 LON、PAR、SYD、NYC、TYO 等都出現在副檔名前面。本文的關鍵操作，就是讓軟體讀取這些末尾字元，並根據它們建立對應資料夾。
效果預覽：處理後相同尾綴進入同名資料夾
處理完成後，目錄中出現了多個以尾綴命名的資料夾，包括 LON、NYC、PAR、SYD、TYO。相同尾綴的檔案會被放到同一個資料夾中，檔案結構變得清晰。
這種結果有兩個直接好處：第一，查找檔案更快。例如需要 NYC 類檔案時，只需打開 NYC 資料夾；第二，後續交付更方便。你可以按資料夾打包、發送或備份，不需要再次篩選檔案。對經常處理批次資料的辦公人員來說，這種自動歸類可以明顯減少重複性操作。
操作步驟：批次把檔案名稱尾綴相同的檔案放到一起
步驟一：在檔案整理中開啟「將檔案按檔案名稱分類」
啟動 核爍文檔批量處理工具 後，先在左側導覽列選擇 檔案整理。這是與檔案歸檔、分類、移動相關的功能入口。進入後，可以看到多個檔案整理工具，其中本次需要選擇 將檔案按檔案名稱分類。
選擇這個功能的原因是，本次分類依據不是副檔名，也不是檔案建立時間，而是檔案名稱本身。軟體介面中的功能說明也表明，該工具用於「批次將所有檔案按檔案名稱分類」。對於檔案名稱尾綴相同的文件自動歸類來說，這是最直接的入口。
這一步完成後，軟體會進入精靈頁面。介面頂部可以看到流程節點：選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。按照精靈走，可以降低設定遺漏的機率。
步驟二：匯入需要歸類的檔案
在「選擇需要處理的記錄」頁面，點擊頂部的 加入檔案 或 從資料夾中匯入檔案。如果檔案集中存放在一個目錄中，推薦使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以一次性加入目錄內的檔案，避免重複選擇。
匯入後，介面會以表格形式展示檔案資訊，包括名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間等。截圖中記錄數為 20，說明已經批次匯入了一組待處理檔案。此時應重點檢查「名稱」欄位，確認檔案名稱末尾確實包含用於分類的尾綴，例如 LON、PAR、NYC、SYD、TYO。
如果列表中混入了不需要處理的檔案，可以在操作欄刪除對應記錄；如果匯入結果不對，可以點擊「清空」後重新匯入。確認無誤後，點擊底部 下一步，進入規則設定。
步驟三：設定分類方式為按最末尾字元
在「設定處理選項」頁面，軟體提供了多種按檔案名稱分類的方式。因為本例的分類代碼位於檔案名稱末尾，所以選擇 按最末尾的幾個字元分類。
選擇後，在「數量」輸入框中填寫 3。這表示軟體會從檔案名稱主體末尾讀取 3 個字元作為分類名。對於範例檔案來說，10102271LON.txt 會讀取 LON，10103956PAR.txt 會讀取 PAR，10179839NYC.txt 會讀取 NYC。讀取出的結果將用於生成資料夾名稱。
如果你的檔案名稱規則與範例不同，需要調整數量。比如檔案名稱末尾是兩位部門代碼「HR」「IT」，數量就填 2；如果末尾是四位專案編號「A001」「B002」，數量就填 4。關鍵是讓輸入的數量與尾綴長度一致。
截圖中還顯示了「字母大小寫轉換」選項，包括預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母。範例檔案尾綴本來就是大寫，因此選擇預設即可。如果你的檔案中存在大小寫不統一的情況，可以根據實際整理標準選擇轉換方式，避免同類檔案因為大小寫差異進入不同資料夾。
步驟四：繼續設定儲存位置並執行處理
完成處理選項後，點擊 下一步。根據介面流程，接下來需要設定儲存位置。建議選擇一個專門用於輸出結果的資料夾，尤其是在第一次使用該規則時，這樣可以更方便地檢查分類結果是否符合預期。
儲存位置設定完成後，進入 開始處理 階段。軟體會根據每個檔案名稱末尾 3 個字元建立對應資料夾，並把檔案移動或整理到相應目錄中。處理結束後，就能看到範例中的 LON、NYC、PAR、SYD、TYO 資料夾結構。
這一步的核心價值在於批次執行。人工操作時，每個檔案都要單獨判斷；軟體處理時，只要規則設定正確，幾十個、幾百個檔案都可以按同一規則一次性完成歸檔。
常見問題或注意事項
1. 檔案名稱尾綴長度必須一致嗎？
建議同一批次檔案的尾綴長度保持一致。因為這裡需要填寫一個固定數量，軟體會按該數量從末尾截取字元。如果有的檔案是 3 位尾綴，有的是 2 位尾綴，就不適合直接用同一個數量處理，建議先拆分批次或統一名稱規則。
2. 如果檔案名稱末尾有空格會影響分類嗎？
如果檔案名稱中存在多餘空格或異常字元，可能會影響截取結果。批次處理前建議先查看檔案名稱是否規範，尤其是從不同系統匯出的檔案。必要時可先進行檔案名稱清理，再按尾綴分類。
3. 可以用於 docx、xlsx、pdf 等辦公檔案嗎？
可以。本文示範的是 txt 檔案，但按檔案名稱分類的邏輯並不侷限於 txt。Word 的 doc、docx，Excel 的 xls、xlsx，PDF 文件，PPT 檔案以及圖片資料，只要檔案名稱末尾包含固定分類字元，都可以按相同思路整理。
4. 為什麼不選擇「按檔案副檔名分類」？
按副檔名分類適合把 txt、docx、pdf 等不同格式分開；而本文需求是按檔案名稱尾綴分類。例如 LON.txt、PAR.txt、NYC.txt 都是 txt，如果按副檔名分類，它們會全部進入 txt 資料夾，無法實現按 LON、PAR、NYC 區分。因此應選擇「將檔案按檔案名稱分類」，並使用末尾字元規則。
5. 處理前是否需要備份？
對於重要資料，建議先保留原始目錄，或將輸出位置設定為新目錄。這樣即使規則設定有誤，也可以快速退回。批次處理工具能提升效率，但前提是分類規則要先確認無誤。
總結：用尾綴規則替代手動篩選檔案
檔案名稱尾綴相同的文件自動歸類，本質上是把命名規則轉化為資料夾結構。核爍文檔批量處理工具提供的「將檔案按檔案名稱分類」功能，可以讓使用者透過簡單設定完成批次整理：匯入檔案，選擇按最末尾的幾個字元分類，填寫數量，設定儲存位置，然後開始處理。
如果你的檔案名稱中也包含類似 LON、PAR、NYC 這樣的末尾代碼，不需要再逐個搜尋和拖曳。建議先選取幾份樣本驗證分類效果，確認無誤後再處理完整資料夾。這樣既能降低出錯風險，又能把大量重複檔案整理工作交給辦公軟體自動完成。