當檔名由編號加城市代碼組成時，例如 10102271LON.txt、10103956PAR.txt，如果所有檔案都混在一個目錄中，後續尋找和交付會很麻煩。本文講解如何透過核爍文檔批量處理工具，按檔名編號後面的城市代碼自動建立 LON、PAR、NYC、SYD、TYO 等資料夾，並批次歸檔對應檔案。
很多業務系統匯出的檔案，會採用「編號 + 分類代碼」的命名方式。編號用於保證檔案唯一，後面的代碼用於標識城市、區域、門市、部門或專案。例如 10102271LON.txt、10103956PAR.txt、10166063SYD.txt 這類檔案，前半部分是編號，最後 3 個字母才是真正用於歸檔的分類資訊。
問題在於，檔案系統不會自動理解這些代碼。如果所有檔案都放在同一個目錄中，使用者仍然需要手動按 LON、PAR、NYC、SYD、TYO 分類。本文將介紹如何使用 核爍文檔批量處理工具 這類辦公軟體，把檔案名稱編號後面的城市代碼識別出來，批量建立對應資料夾，並把檔案自動歸檔到一起。這個方法適用於大量 txt 文字，也適合 doc、docx、xls、xlsx、pdf 等常見辦公檔案的批量整理。
適用場景：編號後面帶城市代碼或分類代碼的檔案
當檔案名稱結構比較統一時，最適合使用按末尾字元分類。例如「訂單編號 + 城市代碼」「客戶編號 + 區域代碼」「設備編號 + 站點代碼」「合約編號 + 專案代碼」等。使用者真正關心的分類資訊不在檔案開頭，而是在檔案名稱末尾固定位置。
以本文截圖為例，檔案名稱中的 LON、PAR、NYC、SYD、TYO 都是 3 個字母，並且都位於副檔名前面。這樣的檔案如果按人工方式整理，需要先建立 LON 資料夾，再搜尋所有 LON 檔案並移動進去，然後重複 PAR、NYC、SYD、TYO。類別越多、檔案越多，重複勞動越明顯。
使用批量處理工具後，可以把「讀取末尾 3 個字元並按該字元分類」設定為規則。軟體會自動完成識別、建資料夾和歸檔動作。對於需要定期整理下載檔案、系統匯出檔案、供應商交付檔案的崗位來說，這種方式能讓檔案歸檔更標準，也更容易複用。
效果預覽：處理前所有城市代碼檔案混合存放
處理前的目錄中，所有 txt 檔案排列在一起。雖然檔案名稱中已經有城市代碼，但從資料夾結構上看，檔案並沒有被區分。
截圖中紅色標註的位置顯示了檔案名稱末尾的 3 位代碼。例如第一行檔案 10102271LON.txt 的歸檔依據是 LON，第二行 10103956PAR.txt 的歸檔依據是 PAR。只要這些代碼長度一致，就可以讓軟體按照固定數量從末尾截取。
效果預覽：處理後自動生成城市代碼資料夾
處理完成後，原本混在一起的檔案被整理成多個資料夾。可以看到目標目錄中出現了 LON、NYC、PAR、SYD、TYO 等資料夾，這些資料夾名稱正好對應檔案名稱末尾的城市代碼。
這種結構更適合辦公歸檔。後續如果要統計某個城市的資料、把某類檔案壓縮傳送給同事，或者只備份某一類資料，都可以直接進入對應資料夾操作，不需要再從大量檔案中篩選。
操作步驟：從匯入檔案到按城市代碼自動歸檔
步驟一：開啟檔案整理模組
進入 核爍文檔批量處理工具 後，左側導覽列提供了多個工具分類。由於本次任務是整理檔案所在位置，而不是編輯文件內容，所以選擇 檔案整理。
在檔案整理頁面中，選擇 將檔案按檔案名稱分類。該功能用於批量將檔案按檔案名稱規則分類，正好適合「編號後面帶城市代碼」的歸檔需求。選擇後進入操作精靈，後續按流程完成即可。
這一步的預期結果是進入正確的處理任務頁面。如果誤選「將檔案按副檔名分類」，軟體會按 txt、docx、pdf 這類格式分類，而不是按 LON、PAR、NYC 分類，因此一定要確認選擇的是按檔案名稱分類。
步驟二：批量匯入需要歸檔的檔案
在處理頁面的第一步「選擇需要處理的記錄」中，可以點選 加入檔案 或 從資料夾中匯入檔案。如果這些檔案都位於同一個目錄，例如截圖中的 D:\test，使用「從資料夾中匯入檔案」會更方便。
匯入完成後，檔案資訊會顯示在列表中。列表包含名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等欄位。這裡建議重點檢查三點：第一，記錄數量是否符合預期；第二，路徑是否為正確的資料夾；第三，檔案名稱末尾是否都帶有需要分類的城市代碼。
截圖中記錄數為 20，說明待處理檔案已經成功加入。名稱欄中可以看到多個不同尾綴，例如 LON、PAR、SYD、NYC、TYO。確認無誤後，點選底部的 下一步，進入處理選項設定。
步驟三：按最末尾的 3 個字元分類
進入「設定處理選項」後，可以看到多種分類方式。由於城市代碼位於檔案名稱末尾，選擇 按最末尾的幾個字元分類。
在「數量」輸入框中填寫 3。這裡的 3 對應城市代碼的長度：LON、PAR、NYC、SYD、TYO 都是 3 位字母。軟體會根據這個數量，從檔案名稱主體末尾提取字元，並把提取結果作為分類資料夾名稱。
例如，10166063SYD.txt 會被識別為 SYD 類，10202656TYO.txt 會被識別為 TYO 類，10359600PAR.txt 會被識別為 PAR 類。只要規則一致，就不需要逐個指定每個檔案應該進入哪個資料夾。
頁面下方還有「字母大小寫轉換」選項。範例中保持「預設」，也就是不改變原檔案名稱尾部字母的大小寫。如果實際檔案中存在 lon、Lon、LON 混用，且希望它們全部歸到 LON 資料夾，可以結合介面提供的大小寫轉換選項進行統一。若檔案命名本身已經規範，保持預設即可。
步驟四：選擇輸出位置並開始執行
設定完分類規則後，繼續點選 下一步。根據頂部流程，接下來是 設定儲存位置。建議將結果儲存到一個新的目標目錄，例如「城市代碼分類結果」之類的資料夾，方便與原始檔案區分。
儲存位置確認後，進入 開始處理 階段。軟體會自動根據檔案名稱末尾 3 個字元建立資料夾，並把對應檔案歸檔進去。完成後，你就能看到以城市代碼命名的資料夾結構，如 LON、PAR、NYC、SYD、TYO。
這一步完成的是最終歸檔動作。對於使用者來說，不需要提前手動建立所有城市資料夾，也不需要逐類搜尋檔案。軟體會按照規則批量執行，尤其適合需要反覆處理同類檔案的辦公流程。
常見問題或注意事項
1. 城市代碼不是 3 位怎麼辦？
如果你的城市代碼或分類代碼不是 3 位，只需要在「數量」中填寫實際長度。例如末尾是 BJ、SH、GZ 這種 2 位代碼，就填寫 2；如果是 AREA、SALE 這類 4 位代碼，就填寫 4。數量必須與需要截取的代碼長度一致。
2. 檔案名稱前面的編號長度不同會不會影響？
一般不會。因為本方法是從末尾向前截取字元，前面的編號長度可以不同。只要分類代碼穩定在檔案名稱末尾，並且長度一致，就可以按末尾字元分類。
3. 檔案副檔名不同能不能一起處理？
可以根據實際需求一起處理。按檔案名稱分類關注的是名稱中的分類字元，而不是副檔名。比如 10102271LON.docx、10102272LON.pdf、10102273LON.xlsx，如果末尾代碼都是 LON，就可以歸到 LON 資料夾。不過處理前仍建議確認命名規則一致，避免無關檔案混入。
4. 處理後資料夾名稱是否就是末尾字元？
從範例結果看，處理後的資料夾名稱就是檔案名稱末尾截取出的字元，例如 LON、NYC、PAR、SYD、TYO。因此，設定數量時要確保截取結果就是你希望看到的分類名稱。
5. 第一次使用時如何降低風險？
建議先複製少量樣本檔案進行測試，確認 LON 檔案確實進入 LON 資料夾、PAR 檔案確實進入 PAR 資料夾後，再對完整目錄執行批量處理。同時，輸出位置最好選擇新目錄，便於核對和回退。
總結：讓編號檔案按末尾代碼自動形成清晰目錄
編號加城市代碼的檔案很常見，但如果沒有工具輔助，整理起來會非常重複。透過核爍文檔批量處理工具的「將檔案按檔案名稱分類」功能，可以直接按檔案名稱最末尾的幾個字元建立資料夾，並把檔案自動歸檔到一起。本文範例中，填寫數量 3 後，檔案被整理為 LON、NYC、PAR、SYD、TYO 等資料夾，目錄結構一目了然。
如果你手頭也有大量按編號命名、末尾帶分類代碼的檔案，可以按照本文步驟操作：進入檔案整理，選擇按檔案名稱分類，匯入檔案，設定「按最末尾的幾個字元分類」，填寫代碼長度，設定儲存位置並開始處理。這樣可以把原本需要大量手動篩選的工作交給辦公軟體完成，減少出錯並提升檔案歸檔效率。