當檔名中固定位置包含城市代碼、區域縮寫或專案標識時，可以利用這一規律完成自動歸檔。本文以第4到第6位字元為城市代碼的txt檔為例，演示如何在核爍文檔批量處理工具中選擇「將檔案按檔名分類」，匯入檔案後設定「按自訂位置範圍內的字元分類」，並填寫範圍4:6，最終生成LON、NYC、PAR、SYD、TYO等分類資料夾。
很多業務系統匯出的檔案都帶有固定命名規則，例如前幾位是流水號，中間幾位是城市代碼或區域代碼，後面是訂單號、客戶號或時間編號。這樣的命名方式方便系統識別，卻不一定方便人工整理。比如你收到一批檔案，需要把LON、NYC、PAR、SYD、TYO這些城市代碼相同的檔案分別放在一起，如果逐個查看檔名再移動，工作量會迅速增加。
本文圍繞「批量將很多檔案按檔名中的固定範圍內的字元分類放到一起」這一需求，介紹如何用核爍文檔批量處理工具完成自動歸檔。範例檔案是txt格式，但方法同樣適合常見辦公檔案，例如Word的doc和docx、Excel的xls和xlsx、PDF資料、圖片檔案等。只要檔名中用於分類的字元位置固定，就可以按相同思路處理。
適用場景：檔名固定位置包含城市、區域或專案代碼
這種分類方式最適合「檔名有規律，但檔案數量較多」的情況。比如檔名「128LON75957.txt」中，LON代表一個城市或區域；「200LON66460.txt」同樣屬於LON；「213TYO11946.txt」屬於TYO；「230SYD60610.txt」屬於SYD。如果這些代碼都位於檔名第4到第6位，就可以設定固定範圍，讓軟體自動提取這三位字元。
除了城市代碼，類似場景還包括：合約檔名中包含部門代碼，報表檔名中包含門市編號，PDF掃描件中包含客戶簡稱，docx文檔中包含專案代號，xlsx表格中包含業務線縮寫。手工分類時，使用者需要不斷識別檔名；使用批次處理軟體後，只需要配置一次規則，就能完成整批檔案整理。
這裡的重點不是檔案類型，而是檔名規則。即使一個資料夾裡同時有txt、docx、pdf等檔案，只要它們的分類字元都位於同一範圍內，也可以按這種方式進行歸類。當然，在正式處理前仍建議先檢查檔名是否統一，避免混入不符合規則的檔案。
效果預覽：處理前的檔案命名特點
處理前，多個txt檔案集中在同一個目錄中。截圖中可以看到，檔名前半部分都有三位數字，隨後緊跟三位英文代碼，例如LON、TYO、SYD、PAR等。紅色標註突出了這些代碼位置，說明這些字元就是分類依據。
從命名結構看，範例檔案的分類字元非常穩定：第1到第3位是數字，第4到第6位是英文代碼，後面是其他編號。因此不需要人工判斷每個檔案歸屬，也不需要打開檔案查看內容，只要提取檔名第4到第6位即可完成分類。
效果預覽：處理後的目錄結構
處理後，目標位置生成了多個資料夾，名稱分別為LON、NYC、PAR、SYD、TYO。每個資料夾對應一種從檔名中提取出來的代碼。比如所有第4到第6位為NYC的檔案會進入NYC資料夾，所有第4到第6位為PAR的檔案會進入PAR資料夾。
這樣的整理結果可以直接用於後續辦公流程。比如把不同城市的檔案分別發給對應負責人，或者按專案代碼壓縮打包，或者在歸檔系統中按資料夾批量上傳。相比人工整理，目錄結構更加清晰，也更容易覆核。
操作步驟：按檔名固定範圍批量分類
第一步：選擇檔案整理下的按檔名分類功能
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側選單中進入「檔案整理」。在功能區中選擇「將檔案按檔名分類」。從截圖可以看到，該軟體定位為文檔批量處理工具，左側還包含Word工具、Excel工具、PowerPoint工具、PDF工具、文字工具、圖片工具等模組，適合處理多種辦公檔案。
本次使用的是檔案整理中的分類能力，目標是根據檔名建立分類目錄。選擇該功能後，會進入具體任務頁面。
第二步：匯入要處理的檔案
在任務頁面，先完成「選擇需要處理的記錄」。介面上方可以看到「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」等操作入口。對於已經放在同一個目錄裡的大量檔案，推薦從資料夾中匯入；如果只處理部分檔案，則可以逐個新增。
匯入後，檔案會顯示在表格中。表格包含名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等欄位，方便使用者核對。截圖中列出了128LON75957.txt、200LON66460.txt、213TYO11946.txt、230SYD60610.txt等檔案，副檔名均為txt，記錄數為20。確認檔案沒有遺漏或誤選後，點選「下一步」。
第三步：設定分類方式為自訂位置範圍
進入「設定處理選項」後，在「分類方式」中選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。這個選項非常適合本例，因為城市代碼不是出現在檔名開頭，而是出現在中間固定位置。
如果選擇「按第一個字元分類」，軟體會根據第一個數字分類，這顯然不符合本例需求；如果選擇「按最開始的幾個字元分類」，也會得到前面的數字編號，而不是城市代碼。因此，當分類字元位於中間時，應優先使用自訂位置範圍。
第四步：填寫範圍4:6，提取第4到第6位字元
在「範圍」輸入框中填寫「4:6」。這個設定告訴軟體：從檔名中提取第4位到第6位字元作為分類名稱。以「128LON75957.txt」為例，提取結果是LON；以「254SYD54598.txt」為例，提取結果是SYD；以「662PAR30266.txt」為例，提取結果是PAR。
為了避免填錯範圍，可以先用一個檔名進行人工驗證。把「128LON75957」按字元位置拆開：第1位是1，第2位是2，第3位是8，第4位是L，第5位是O，第6位是N。由此可知，範圍應寫為4:6。只要其他檔案命名規則一致，軟體就能對整批檔案應用同一規則。
第五步：確認字母大小寫處理方式
在「字母大小寫轉換」區域，範例中選擇「預設」。這意味著軟體會按照檔名中的原始字元產生分類名稱。由於截圖中的代碼均為大寫，預設設定可以得到LON、NYC、PAR、SYD、TYO這樣的資料夾。
如果實際檔案來自不同系統，大小寫可能不統一。例如同一城市可能出現「nyc」「NYC」「Nyc」。這時可以根據實際管理要求選擇統一轉換為大寫或小寫，避免產生多個含義相同但名稱不同的資料夾。
第六步：設定儲存位置並執行處理
完成處理選項後，繼續點選「下一步」，進入「設定儲存位置」。儲存位置的選擇會影響處理後資料夾的存放位置。建議選擇一個容易找到、便於檢查的輸出目錄，特別是在第一次使用規則時，先輸出到測試目錄更穩妥。
隨後進入「開始處理」。軟體會根據設定逐個讀取檔名，提取第4到第6位字元，並按提取結果把檔案放入對應資料夾。處理完成後，就能看到按城市代碼產生的分類資料夾。
常見問題與操作建議
1. 為什麼要先檢查檔案列表？
批量處理的效率很高，但前提是輸入檔案正確。如果誤導入了命名規則不同的檔案，軟體也會按同樣範圍提取字元，可能產生異常分類。因此匯入後先看列表，是保證處理結果準確的重要步驟。
2. 檔名中有中文可以分類嗎？
可以。按自訂位置範圍分類並不限定必須是英文。只要中文字元、數字或字母處在固定位置，都可以作為分類依據。不過中英文混合命名時，更要注意字元位置是否一致。
3. 處理前是否需要備份原檔案？
如果檔案非常重要，建議先保留一份原始目錄，或將輸出位置設定到新的資料夾中。這樣即使規則設定有誤，也可以重新調整後再處理，避免影響原始資料。
4. 適合處理哪些辦公檔案？
除了本文中的txt檔案，類似方法也適用於Word文檔doc、docx，Excel表格xls、xlsx，PDF檔案，PPT簡報以及圖片資料。關鍵在於檔名中是否存在穩定的分類欄位。
總結：利用命名規則提升檔案整理效率
當檔名固定位置包含城市代碼、區域代碼或專案標識時，不必再依靠人工逐個拖曳分類。透過核爍文檔批量處理工具，可以在檔案整理模組中選擇「將檔案按檔名分類」，匯入檔案後設定「按自訂位置範圍內的字元分類」，並填寫範圍4:6，最後設定儲存位置並開始處理。
這種方法把人工識別檔名、建立資料夾、移動檔案的重複步驟轉化為一次規則設定。對於經常處理大量txt、docx、pdf、xlsx檔案的辦公人員來說，能夠有效節省時間、降低出錯率，並讓歸檔目錄更加規範。建議在正式處理前先確認檔名規則，再按步驟執行批量分類。