如果一批檔案的分類資訊藏在檔名中間，例如第4至第6位是城市代碼或專案代碼，手動分類會非常繁瑣。本文介紹如何借助核爍文檔批量處理工具，選擇「將檔案按檔名分類」，匯入檔案後設定「按自訂位置範圍內的字元分類」，將範圍填寫為4:6，從而把檔案批次整理進LON、NYC、PAR、SYD、TYO等對應資料夾。
很多辦公文件並不是隨意命名的，而是按照某種規則生成的。例如系統匯出的日誌、業務流水、訂單資料、專案附件、客戶檔案，檔案名稱裡往往包含編號、地區、部門、日期或流水號。問題在於，這些檔案匯出後常常堆在同一個資料夾裡，使用者想要按某個欄位分類時，就需要逐一檢視檔案名稱並手動移動。
本文以一批txt檔案為例，演示如何把檔案名稱中間固定位置的字元作為分類依據，自動生成分類資料夾並完成歸檔。截圖中的檔案名稱格式類似「128LON75957.txt」「213TYO11946.txt」「230SYD60610.txt」，其中第4到第6位字元分別是LON、TYO、SYD等。我們的目標是讓同一段字元相同的檔案放到同一個資料夾中，實現檔案名稱中間字元相同的檔案批次歸類。
整個過程使用的軟體是核爍文檔批量處理工具。它屬於辦公檔案批次處理類軟體，核心價值是把原本需要人工重複完成的檔案整理、檔案名稱處理和文件處理操作，變成可批次執行的流程。下面從適用場景、處理前後效果、具體步驟和注意事項幾個方面展開。
適用場景：檔案名稱中某一段字元代表分類資訊
按檔案名稱指定位置分類，最適合「命名規則統一」的檔案。例如前幾位是隨機編號，中間幾位是分類代碼，後面幾位是流水號。只要分類資訊在每個檔案名稱中的位置一致，就可以透過指定字元範圍來批次分類。
以下場景都比較典型：
- 城市或站點資料：檔案名稱中包含LON、NYC、PAR、SYD、TYO等城市代碼；
- 部門資料歸檔：檔案名稱固定位置包含部門縮寫，例如FIN、HRD、MKT等；
- 專案檔案整理：檔案名稱中間幾位表示專案代號或專案階段；
- 批次下載資料整理：平台匯出的附件檔案名稱中包含固定欄位；
- 多格式辦公文件整理：包括txt文字、Word文件doc和docx、Excel表格xls和xlsx、PDF檔案、圖片資料等，只要檔案名稱規則一致，就可以按名稱規則歸類。
這類需求的關鍵不是檔案內容，而是檔案名稱本身。與打開每個檔案查看內容相比，直接依據檔案名稱批次整理速度更快，也更適合大量檔案場景。
效果預覽：處理前所有檔案混合排列
處理前的資料夾中，多個txt檔案混合在一起。雖然檔案名稱裡包含LON、TYO、SYD、PAR等分類字元，但它們並沒有按類別分資料夾儲存。使用者如果想找某個類別，只能在檔案列表中逐個查看。
截圖中的紅色標註強調了檔案名稱中間的分類字元。例如「128LON75957.txt」中的LON、「213TYO11946.txt」中的TYO、「230SYD60610.txt」中的SYD。這些字元都位於檔案名稱的第4到第6位，是本次批次分類的核心依據。
如果採用手動方式，需要先建立LON、TYO、SYD等資料夾，再篩選或尋找對應檔案，最後一個個拖入資料夾。檔案越多，重複勞動越明顯；如果檔案名稱相近，還容易拖錯位置。
效果預覽：處理後按中間字元生成多個資料夾
完成批次處理後，輸出目錄中出現了多個分類資料夾。截圖顯示已經生成LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾，每個資料夾名稱都來源於檔案名稱第4到第6位的字元。
處理後的目錄結構更適合辦公歸檔：同一城市代碼或同一專案代碼的檔案被集中存放，後續尋找、壓縮、傳送、備份都更方便。如果後續還需要對某一類檔案做進一步處理，例如批次重新命名、批次轉換格式、批次複製到其他目錄，也可以直接針對對應資料夾操作。
操作步驟：按檔案名稱第4至第6位字元批次歸類
第一步：打開檔案整理功能，進入檔案名稱分類工具
啟動核爍文檔批量處理工具後，在左側導航中點選「檔案整理」。右側會顯示與檔案整理相關的功能卡片，其中第一個功能是「將檔案按檔案名稱分類」。這個功能用於根據檔案名稱中的字元、數字、字母或自訂範圍對檔案進行分類。
這裡選擇「將檔案按檔案名稱分類」，是因為本次需求的分類依據來自檔案名稱，而不是副檔名、檔案大小或修改時間。軟體介面中也可以看到其他辦公處理分類，如Word工具、Excel工具、PowerPoint工具、PDF工具、文字工具、圖片工具等，但本文只需要使用「檔案整理」下的檔案名稱分類能力。
點選該功能卡片後，進入精靈頁面。精靈會分為多個步驟，依次完成選擇記錄、設定處理選項、設定儲存位置和開始處理。按照步驟操作，可以減少遺漏關鍵設定的情況。
第二步：匯入要分類的檔案，確認檔案列表
進入功能頁面後，首先是「選擇需要處理的記錄」。頁面右上角提供「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」兩個主要入口。如果檔案集中在一個目錄中，建議使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以一次匯入整個資料夾中的檔案；如果只處理幾個指定檔案，則可以點選「新增檔案」。
匯入後，檔案會顯示在表格中。表格列出了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間以及操作。截圖中顯示共匯入20條記錄，檔案副檔名均為txt，檔案路徑位於D:\test目錄下。這個頁面的主要作用是核對處理對象，避免把無關檔案一起分類。
在正式進入下一步之前，建議重點檢查三點：第一，檔案數量是否與預期一致；第二，檔案名稱是否都符合相同規則；第三，是否有不應該處理的檔案。如果有誤，可以透過右側操作移除單條記錄，也可以點選「清空」後重新匯入。
確認無誤後，點選頁面底部的「下一步」，進入分類方式設定。
第三步：選擇自訂位置範圍分類方式
進入「設定處理選項」後，頁面上方顯示當前處於第2步。此處最重要的設定是「分類方式」。介面中列出了多種按檔案名稱分類的方法，包括按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按第一個英文字母或中文漢字分類、按最開始的幾個字元分類、按自訂正則表達式分類等。
由於本例要取檔案名稱中間固定位置的字元，而不是取第一個字元或開頭字元，因此需要選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。截圖中該選項已經被選中。
選擇該方式後，下方會出現「範圍」輸入區域。截圖中範圍填寫為「4:6」，表示取檔案名稱第4位到第6位之間的字元作為分類名稱。這個設定與處理前檔案名稱完全對應：
- 「128LON75957.txt」取第4至第6位，得到LON；
- 「200LON66460.txt」取第4至第6位，得到LON；
- 「213TYO11946.txt」取第4至第6位，得到TYO；
- 「230SYD60610.txt」取第4至第6位，得到SYD；
- 「943PAR93548.txt」取第4至第6位，得到PAR。
也就是說，軟體會把取出的字元當作資料夾分類名稱。相同字元的檔案會歸到同一類，不同字元的檔案會進入不同分類資料夾。
第四步：確認大小寫處理規則
在「範圍」設定下方，還有「字母大小寫轉換」選項。截圖中可以看到三個選項：「預設」「轉換為大寫字母」「轉換為小寫字母」。當前選擇的是「預設」。
如果檔案名稱中的分類字元大小寫完全統一，例如全部都是LON、NYC、PAR這樣的形式，保持預設即可。如果實際檔案中存在大小寫混用，例如同一類檔案有「LON」「lon」「Lon」，為了避免生成多個不同資料夾，可以選擇統一轉換為大寫或小寫。這樣有助於保持分類目錄整潔。
設定完成後，點選「下一步」。此時分類規則已經確定：按檔案名稱自訂位置範圍分類，範圍為4:6，大小寫保持預設。
第五步：設定儲存位置，執行開始處理
接下來進入「設定儲存位置」。該步驟用於指定整理後的檔案儲存到哪個目錄。為了便於檢查結果，建議選擇一個清晰的輸出位置，例如新增一個專門用於儲存分類結果的資料夾。這樣即使處理後需要對比原始檔案，也不會混淆。
繼續下一步後，進入「開始處理」。在執行前，可以回顧前面設定：匯入的檔案是否正確，分類範圍是否為4:6，儲存位置是否符合預期。確認後開始處理，軟體會根據每個檔案名稱第4至第6位字元進行歸類，並生成對應資料夾。
處理完成後，打開儲存目錄，即可看到LON、NYC、PAR、SYD、TYO等分類資料夾。此時檔案已經按檔案名稱中間字元自動放到一起，達到了批次整理的目的。
常見問題與注意事項
1. 如何判斷應該填寫哪個範圍？
可以從檔案名稱左側開始逐位數。以「128LON75957.txt」為例，1是第1位，2是第2位，8是第3位，L是第4位，O是第5位，N是第6位，所以要取LON就填寫「4:6」。如果你的分類字元位置不同，應按實際位置調整。
2. 檔案名稱中間字元長度不固定怎麼辦？
如果有的檔案分類字元是3位，有的是4位，並且位置不一致，那麼固定範圍分類可能不適合。此時可以先統一檔案命名，或者根據介面提供的其他分類方式選擇更合適的方法，例如按開頭幾個字元或按自訂正則表達式分類。
3. 為什麼處理後出現了大小寫不同的多個資料夾？
這通常是因為檔案名稱中的分類字元大小寫不統一。例如LON和lon在資料夾名稱上可能被視為不同文字。為避免這種情況，可以在「字母大小寫轉換」中選擇統一轉換為大寫字母或小寫字母。
4. 這種方法只適用於txt檔案嗎？
不只適用於txt。本文截圖示例是txt檔案，但「按檔案名稱分類」的邏輯適用於很多辦公檔案整理場景。只要檔案能被匯入，並且檔案名稱符合規則，就可以用於doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf以及其他常見檔案的整理。實際處理範圍以軟體支援為準。
5. 處理前是否需要備份？
對於重要資料，建議先保留原始檔案備份，或將分類結果輸出到新的儲存位置。這樣即使範圍設定不準確，也可以重新調整規則後再次處理，避免影響原始檔案管理。
總結：把規則交給軟體，讓檔案自動歸類
當檔案名稱中間某幾位字元代表分類資訊時，最有效的整理方式不是人工逐個移動，而是讓辦公軟體按規則批次處理。透過核爍文檔批量處理工具的「將檔案按檔案名稱分類」功能，可以先匯入檔案，再選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」，將範圍設定為「4:6」，最後指定儲存位置並開始處理。
處理後，檔案會按照LON、NYC、PAR、SYD、TYO等中間字元自動分組，目錄結構清晰，尋找和歸檔都更方便。對於經常處理大量txt、docx、xlsx、pdf等辦公檔案的使用者來說，這種批次分類方法可以顯著減少重複勞動，降低手動整理出錯的風險。建議在遇到類似檔案整理需求時，先觀察檔案命名規律，再使用指定位置字元分類功能快速完成歸類。