當大量文件的命名中包含固定位置的編號、地區、專案代號或部門代碼時，手動逐一新增資料夾並移動文件非常耗時。本文以檔案名稱中的第4到第6位字元為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，將大量txt檔案按檔名指定範圍內的字元自動分類到對應資料夾中。方法同樣適用於doc、docx、xls、xlsx、pdf等常見辦公檔案，適合需要批次整理資料、訂單、報表、日誌或專案文件的辦公場景。
在日常辦公中，我們經常會遇到一批檔案需要按照檔名中的某段固定字元進行歸類。例如檔名為「128LON75957.txt」「200LON66460.txt」「213TYO11946.txt」「230SYD60610.txt」，其中第4到第6位字元分別代表城市、門市、專案組或業務代碼。如果檔案數量只有幾個，人工查看檔名後拖曳到資料夾還能接受；但當檔案數量達到幾十、幾百甚至上千個時，手動分類不僅效率低，還很容易把檔案放錯位置。
本文要解決的問題就是：如何批次將很多檔案按檔名中的固定範圍內的字元分類放到一起。藉助辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」的檔案整理能力，可以把檔名中指定位置的字元提取出來，並自動建立對應分類資料夾，再把檔案歸入相應目錄。這樣可以顯著減少重複勞動，尤其適合處理txt日誌、Word文件doc/docx、Excel表格xls/xlsx、PDF資料、圖片或其他按規則命名的檔案。
適用場景：哪些檔案適合按固定字元範圍分類
按檔名固定範圍字元分類的前提是：檔案命名具有穩定規則，並且用於分類的字元出現在相同位置。例如「前三位是流水號，第4到第6位是城市代碼，後面是訂單號」；或者「前兩位是部門編號，第3到第5位是專案代碼，後面是日期」。只要檔名中可用於分類的字元位置固定，就可以用這種方法批次歸檔。
常見場景包括：按城市代碼整理物流檔案，例如LON、NYC、PAR、SYD、TYO；按部門代碼整理報銷單、合約、通知檔案；按專案代號整理Word文件docx、doc或PDF資料；按客戶編號整理Excel報表xlsx、xls；按設備編號或產線編號整理txt日誌檔案。相比按副檔名分類，這種方式更適合檔案類型相同但歸屬不同的資料整理。
需要注意的是，本文示例中的檔案副檔名是txt，但操作邏輯並不侷限於txt。只要檔名本身包含可識別的固定位置字元，類似Word、Excel、PowerPoint、PDF、圖片等檔案也可以參考同樣的思路進行批次整理。
效果預覽：處理前檔案混在同一個目錄中
處理前，所有檔案都放在同一個資料夾內。檔名由數字、三位英文代碼和後續編號組成，例如「128LON75957.txt」「213TYO11946.txt」「230SYD60610.txt」「378PAR56483.txt」等。截圖中用紅線標出了檔名中間的三位英文字元，這些字元正是本次分類的依據。
從截圖可以看出，如果人工整理，需要先逐個識別檔名裡的LON、TYO、SYD、PAR、NYC等代碼，再分別建立對應資料夾，並把檔案移動進去。檔案越多，重複判斷和拖曳的次數就越多。對於辦公場景中的批次檔案處理來說，這類重複操作非常適合交給工具完成。
效果預覽：處理後自動生成分類資料夾
處理完成後，原本混在一起的檔案被自動歸類，目標位置出現了多個以分類字元命名的資料夾，包括LON、NYC、PAR、SYD、TYO。每個資料夾中會放入檔名指定範圍字元相同的檔案。例如檔名第4到第6位為LON的檔案會歸入LON資料夾，第4到第6位為SYD的檔案會歸入SYD資料夾。
這種結果非常適合後續交接、歸檔、壓縮發送或分部門處理。使用者不需要逐個複製貼上檔案，也不需要手動建立多個資料夾，軟體會根據檔名規則完成批次整理。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具按檔名範圍分類
第一步：進入檔案整理功能，選擇按檔名分類
開啟核爍文檔批量處理工具，在左側功能欄中選擇「檔案整理」。在右側功能卡片中，可以看到「將檔案按檔名分類」這一功能。該功能的目的就是根據檔名中的某些字元或規則，對檔案進行批次分類整理。
進入這個功能後，軟體會進入一個分步驟處理流程。對於第一次使用的使用者來說，這種流程式介面比較清晰：先選擇要處理的檔案，再設定分類規則，然後設定儲存位置，最後開始處理。
第二步：匯入需要分類的檔案並檢查列表
在「將檔案按檔名分類」頁面，先匯入需要處理的檔案。介面上方提供「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」等入口，可以根據實際情況選擇。如果檔案已經集中在同一個目錄中，通常使用從資料夾匯入會更方便；如果只想處理其中一部分檔案，可以單獨新增檔案。
檔案匯入後，軟體會在列表中顯示序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。這裡的檢查很重要：確認列表中確實包含本次要分類的檔案，確認檔名規則一致，確認副檔名和路徑沒有誤選。截圖中可以看到記錄數為20，檔案副檔名為txt，路徑位於D槽測試目錄下。檢查無誤後，點擊底部「下一步」進入處理選項設定。
第三步：選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」
進入「設定處理選項」後，需要選擇分類方式。由於本次需求是提取檔名中固定範圍內的字元，也就是第4到第6位的三位英文代碼，因此應選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。這個選項適用於檔名中分類標識位於固定位置的情況。
截圖中可以看到，「分類方式」區域提供了多種方式，例如按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按最開始的幾個字元分類、按自訂正則表達式分類等。本例中不需要識別第一個字元，也不是按副檔名分類，而是要提取中間一段字元，所以選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」更準確。
第四步：在範圍中填寫4:6
選擇自訂位置範圍後，在「範圍」輸入框中填寫「4:6」。這裡表示從檔名的第4個字元到第6個字元作為分類依據。以「128LON75957.txt」為例，不看副檔名時，前三位是128，第4到第6位是LON，所以軟體會將該檔案歸入LON分類。再例如「213TYO11946.txt」的第4到第6位是TYO，因此會歸入TYO資料夾。
填寫範圍時要特別注意位置計算是否符合實際檔名。一般建議先拿一個典型檔名手動數一遍字元，確認要提取的範圍。例如「128LON75957」中，1是第1位，2是第2位，8是第3位，L是第4位，O是第5位，N是第6位，所以範圍寫成4:6。若檔名前面多了空格、符號或額外編號，範圍就可能需要調整。
第五步：保持或設定字母大小寫轉換
在同一頁面下方可以看到「字母大小寫轉換」選項，包括預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母。示例中選擇的是「預設」。如果檔名中的分類字元本來就是統一的大寫，例如LON、NYC、PAR，那麼保持預設即可。
如果實際檔案中同時存在lon、Lon、LON這類大小寫不統一的情況，可以根據業務需要選擇轉換為大寫或小寫，以便把同類檔案歸到同一個資料夾中。本文示例截圖中使用預設設定，是因為檔名中的分類代碼已經統一。
第六步：設定儲存位置並開始處理
完成分類規則設定後，點擊「下一步」，進入「設定儲存位置」。該步驟的目的，是讓軟體知道整理後的資料夾和檔案應儲存在哪裡。為了便於核對，建議選擇一個空目錄或新建一個專門的輸出目錄，避免和原始檔案混淆。
儲存位置確認後，繼續進入「開始處理」。軟體會根據前面設定的範圍規則，提取每個檔名第4到第6位字元，並按這些字元建立分類資料夾，最後把檔案放入對應資料夾中。處理完成後，就能看到LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾。
常見問題和注意事項
1. 檔名長度不一致怎麼辦？
按固定位置範圍分類要求檔名在指定位置上有穩定內容。如果某些檔名太短，或者第4到第6位不是分類代碼，這類檔案可能無法按預期歸類。因此批次處理前應先檢查命名規則，必要時先統一名稱格式。
2. 範圍是按檔名還是按完整檔名加副檔名計算？
從示例看，分類依據來自副檔名前面的主體檔名。實際操作時，建議以檔案列表中的「名稱」作為參考，並透過少量檔案先測試。特別是docx、xlsx、pdf等副檔名不同的檔案，關鍵仍然是主體檔名中的固定字元。
3. 分類後資料夾名稱從哪裡來？
資料夾名稱來自所提取的字元。例如範圍為4:6時，檔名中第4到第6位是LON，就生成或歸入LON資料夾；提取結果是PAR，就歸入PAR資料夾。這樣可以讓分類結果與原始命名規則保持一致。
4. 是否可以用於Word、Excel、PDF檔案？
可以參考同樣的方法。無論是txt日誌、Word文件doc/docx、Excel表格xls/xlsx，還是PDF資料，只要檔名中包含固定位置的分類字元，就可以使用按檔名分類的思路進行整理。
總結：把重複分類交給辦公軟體完成
按檔名固定範圍字元批次分類，是一種非常實用的檔案整理方式。它適合處理命名規則清晰、數量較多、需要按代碼或標識歸檔的辦公檔案。透過核爍文檔批量處理工具，只需要匯入檔案、選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」、填寫範圍「4:6」，再設定儲存位置並開始處理，就能把原本混在一起的檔案自動整理到LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾中。
如果你經常需要整理訂單檔案、日誌檔案、專案文件、報表資料或客戶檔案，建議先觀察檔名是否存在固定位置的分類字元。一旦規則明確，就可以用批次處理工具代替手動拖曳，大幅減少重複勞動，提高檔案歸檔的準確性和效率。