本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，把大量文件按照文件名中的第一個中文漢字自動分類到對應資料夾中。無論文件是PDF、Word的docx或doc、Excel表格、CSV、Markdown還是壓縮包，只要文件名以中文漢字開頭，都可以按首個漢字生成分類結果，減少人工新增資料夾、拖曳文件和核對歸檔的重複勞動。
在日常辦公中，我們經常會遇到一批檔案名稱都以姓名、客戶名、專案名或地區名開頭的情況。例如截圖中的檔案包含陳傑.zip、陳靜.pdf、李娜.pdf、李洋洋.docx、王芳.docx、王昊.pdf、楊磊.pdf、張偉.md、趙敏.csv、趙婷.csv 等。如果手動整理，需要先看每個檔案名稱的第一個漢字，再分別建立陳、李、王、楊、張、趙這些資料夾，最後逐個拖進去。檔案數量少時還能勉強處理，一旦變成幾百個PDF、Word、Excel、CSV、zip檔案，人工分類不僅慢，還容易把檔案放錯位置。
本文解決的就是這個問題：使用辦公軟體核爍文檔批量處理工具中的檔案整理功能，批次將很多檔案按檔案名稱中的第一個中文漢字分類放到一起。處理完成後，同一個首字的檔案會自動歸入同名資料夾，比如所有以陳開頭的檔案放入陳資料夾，所有以李開頭的檔案放入李資料夾。整個過程適合處理合約、報名資料、員工檔案、客戶檔案、學生作業、發票附件、專案資料等批次檔案整理場景。
適用場景：哪些檔案適合按第一個中文漢字分類
按檔案名稱第一個中文漢字分類，適合檔案命名有明顯規律的辦公資料。最常見的是檔案名稱以姓名開頭，例如陳傑.zip、陳靜.pdf、李娜.pdf、李洋洋.docx、王芳.docx、王昊.pdf 等。透過首個中文漢字分類，可以快速按姓氏歸檔，便於後續尋找、分發和覆核。
第二類是客戶、供應商或專案名稱開頭的檔案。例如北京客戶報價單.xlsx、上海客戶合約.pdf、廣州專案驗收.docx。如果只需要先按第一個中文漢字粗分類，也可以用同樣方法自動生成北、上、廣等資料夾，先把檔案大範圍歸攏，再做更細的整理。
第三類是混合格式檔案。截圖中可以看到，待處理檔案並不侷限於某一種格式，而是同時包含zip、pdf、docx、md、csv等副檔名。也就是說，這個整理思路不是按副檔名分類，而是按檔案名稱內容分類。對於Word文件的docx、doc，PDF檔案，Excel表格的xlsx、xls，CSV資料檔案，壓縮包zip等，都可以統一納入同一批處理流程。
效果預覽：處理前檔案混在一起，處理後按首個漢字成組歸檔
處理前：不同格式檔案集中在同一個目錄
處理前的檔案列表中，各類檔案混放在同一個資料夾裡。雖然檔案名稱都以中文姓名開頭，但副檔名不同，有zip、pdf、docx、md、csv等。此時如果人工整理，需要先識別每個檔案名稱開頭的漢字，再判斷應該放入哪個資料夾。
從示例可以看出，陳傑.zip和陳靜.pdf都應該歸到陳資料夾；李娜.pdf和李洋洋.docx都應該歸到李資料夾；王芳.docx和王昊.pdf歸到王資料夾；楊磊.pdf歸到楊資料夾；張偉.md歸到張資料夾；趙敏.csv和趙婷.csv歸到趙資料夾。如果逐個處理，至少要經歷新增資料夾、選取檔案、移動檔案、檢查是否遺漏等多個動作。
處理後：自動生成按首字命名的資料夾
處理完成後，可以看到檔案已經按檔案名稱中的第一個中文漢字歸類，生成了陳、李、王、楊、張、趙等資料夾。每個資料夾名稱對應檔案名稱首字，後續只需要打開對應資料夾，就能檢視同一首字下的相關檔案。
這種結果非常適合需要按姓氏、首字、首個中文字元進行初步歸檔的資料整理工作。相比手動拖曳，批次處理能顯著減少重複操作，並降低誤放、漏放的機率。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具按首個中文漢字分類
步驟一：進入檔案整理，選擇將檔案按檔案名稱分類
打開核爍文檔批量處理工具後，在左側功能導航中選擇檔案整理。介面中可以看到多個與檔案歸檔有關的工具卡片，其中第一個是將檔案按檔案名稱分類。根據本文的目標，需要選擇這個功能。
這一步的操作目的，是進入按檔案名稱規則批次整理檔案的流程。截圖中軟體定位為文件批次處理工具，左側還包含Word工具、Excel工具、PowerPoint工具、PDF工具、文字工具、圖片工具、影片工具、音訊工具等分類，但本次要處理的是檔案本身的歸檔位置，因此應使用檔案整理下的將檔案按檔案名稱分類。
進入該功能後，軟體會透過步驟精靈引導使用者完成記錄選擇、處理選項、儲存位置和開始處理。對於不熟悉批次檔案整理的人來說，這種流程比手動編寫指令碼更直觀，也更適合辦公場景。
步驟二：加入檔案或從資料夾中匯入待處理檔案
進入將檔案按檔案名稱分類功能後，第一步是選擇需要處理的記錄。介面右上方提供加入檔案、從資料夾中匯入檔案、清空、更多等操作入口。根據實際情況，可以直接加入指定檔案，也可以從某個資料夾中批次匯入。
匯入完成後，軟體會在表格中列出待處理檔案。表格欄位包括序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間、操作等資訊。透過這些資訊，可以先確認檔案是否全部加入，是否存在不需要處理的檔案。截圖底部顯示記錄數為10，說明當前批次任務中已經匯入10個檔案。
這一環節建議重點檢查三點：第一，檔案名稱是否以中文漢字開頭，因為本文要使用的是按第一個中文漢字分類；第二，待處理檔案是否都在列表中，避免遺漏；第三，是否誤加入了暫存檔、無關檔案或重複檔案。如果發現某條記錄不需要處理，可以根據介面中的操作列進行移除；如果列表整體不對，也可以清空後重新匯入。
步驟三：設定分類方式為按第一個中文漢字分類
確認檔案列表無誤後，點選下一步進入設定處理選項。在分類方式區域，可以看到多種分類規則，例如按第一個字元分類、按第一個中文漢字分類、按最末尾的幾個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母或中文漢字分類、按自訂位置範圍內的字元分類、按第一個英文字母分類、按最開始的幾個字元分類、按自訂正則表達式分類等。
本文的目標是把檔案按檔案名稱中的第一個中文漢字分類放到一起，因此這裡應選擇按第一個中文漢字分類。選擇該規則後，軟體會讀取檔案名稱中的第一個中文漢字，並以該漢字作為分類依據。例如陳傑.zip和陳靜.pdf都會識別為陳，李娜.pdf和李洋洋.docx都會識別為李，趙敏.csv和趙婷.csv都會識別為趙。
截圖中還可以看到字母大小寫轉換區域，包含預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母等選項。由於本次分類依據是中文漢字，不涉及英文字母大小寫轉換，保持預設即可。這樣可以避免不必要的規則變化，讓處理結果更符合檔案名稱原始含義。
步驟四：繼續設定儲存位置並開始處理
完成分類方式設定後，繼續點選下一步。精靈頂部顯示後續步驟包括設定儲存位置和開始處理。儲存位置的作用，是決定整理後的資料夾和檔案輸出到哪裡。建議選擇一個容易識別的新目錄，或者選擇專門用於歸檔的資料夾，方便處理完成後檢查結果。
在開始處理前，建議再次確認當前規則是否為按第一個中文漢字分類。如果原始檔案非常重要，也可以先用一小批檔案測試結果，確認分類邏輯符合預期後，再對完整資料夾執行批次整理。這樣既能提高效率，也能降低誤操作風險。
開始處理後，軟體會按照設定好的規則自動建立分類資料夾，並把對應檔案歸入相應資料夾。以示例檔案為例，處理完成後會看到陳、李、王、楊、張、趙等資料夾，檔案名稱首字相同的資料會被放到一起。
常見問題與注意事項
1. 檔案名稱不是中文開頭怎麼辦
本文使用的是按第一個中文漢字分類。只要檔案名稱中存在可識別的第一個中文漢字，軟體就會以該漢字作為分類依據。如果檔案名稱開頭包含數字、英文、符號，但後面才出現中文，需要根據實際命名結構判斷是否仍適合該規則。如果希望按數字、英文字母或最開始的幾個字元分類，可以在處理選項中選擇其他對應規則。
2. Word、PDF、Excel、CSV可以一起處理嗎
可以。從截圖中的列表可以看到，匯入檔案包含zip、pdf、docx、md、csv等多種副檔名。該功能關注的是檔案名稱分類，不是檔案內容格式。因此Word文件docx或doc、PDF、Excel表格xlsx或xls、CSV、壓縮包zip等，只要作為檔案加入列表，都可以一起按檔案名稱首個中文漢字整理。
3. 分類後的資料夾名稱是什麼
分類後的資料夾名稱來自檔案名稱中被識別出來的第一個中文漢字。示例中，陳傑.zip和陳靜.pdf會進入陳資料夾，李娜.pdf和李洋洋.docx會進入李資料夾。這樣命名直觀，後續尋找時不需要再記複雜規則。
4. 批次處理前需要備份嗎
如果原始檔案很重要，建議先備份或先在少量樣本上測試。批次檔案整理雖然能顯著節省時間，但檔案命名一旦不規範，分類結果也可能不符合預期。先檢查檔案名稱，再執行批次處理，是比較穩妥的辦公習慣。
總結：用批次處理替代重複拖曳，讓檔案歸檔更高效
按檔案名稱中的第一個中文漢字批次分類檔案，是一種非常實用的辦公整理方法。它特別適合處理以姓名、客戶名、專案名開頭的PDF、Word、Excel、CSV、壓縮包等資料。透過核爍文檔批量處理工具，只需要匯入檔案、選擇按第一個中文漢字分類、設定儲存位置並開始處理，就能自動生成對應資料夾，把同類檔案歸到一起。
相比人工建立資料夾和逐個移動檔案，批次處理能明顯減少重複勞動，提高歸檔速度，也讓檔案結構更清晰。如果你正在整理大量以中文名稱開頭的檔案，建議按照本文步驟先匯入一批檔案測試，再對完整資料夾執行批次分類，讓檔案管理從手動拖曳變成規則化處理。