當大量文件的命名中包含固定位置的編號、城市代碼、部門代碼或項目標識時，手動逐個新建文件夾並移動文件非常耗時。本文以文件名中第4到第6位字符為分類依據，演示如何使用核爍文檔批量處理工具，將多個txt文件批量按LON、NYC、PAR、SYD、TYO等字符自動歸類到對應文件夾中，適合整理文本、Word、Excel、PDF等批量文件場景。
在日常辦公中，很多檔案並不是隨意命名的，而是遵循某種固定規則。例如檔案名可能由數字編號、城市代碼、客戶簡稱、日期、流水號組成：128LON75957.txt、200LON66460.txt、213TYO11946.txt、230SYD60610.txt。對於人來說，這些檔案名看起來只是長串字元；但對於批量處理工具來說，只要其中某一段字元有規律，就可以把它作為分類依據。
本文要解決的問題是：當很多檔案的檔案名中間固定位置包含分類字元時，如何批量將這些檔案按該字元範圍自動放到一起。例如截圖中的檔案名第4到第6個字元分別是LON、TYO、SYD、PAR、NYC等，我們希望軟體自動建立或使用對應分類資料夾，並把同類檔案整理進去，避免人工逐個篩選、複製、移動。
下面將結合核爍文檔批量處理工具的操作介面，演示如何透過辦公軟體完成這種按檔案名指定字元範圍分類檔案的操作。該方法不僅適用於txt文字檔，也適用於doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf、圖片等具有統一命名規則的檔案整理任務。
適用場景：哪些檔案適合按檔案名固定字元範圍分類
按檔案名中的固定範圍字元分類，適合檔案命名具有統一結構的場景。簡單來說，只要一批檔案在相同位置包含相同含義的字元，就可以用這種方式快速整理。
例如，檔案名128LON75957.txt中，前3位128可能是編號，第4到第6位LON可能代表城市或站點，後面的75957可能是流水號。再比如213TYO11946.txt中，第4到第6位TYO代表另一類。此時，如果要把所有LON檔案放入LON資料夾，把所有TYO檔案放入TYO資料夾，把所有SYD檔案放入SYD資料夾，人工操作會非常繁瑣，而批量處理就非常合適。
常見適用場景包括：
1. 按城市代碼分類：如LON、NYC、PAR、SYD、TYO等；
2. 按部門編號分類：如HR、FIN、MKT、OPS等固定欄位；
3. 按專案代號分類：如檔案名中第5到第8位代表專案編號；
4. 按客戶簡稱分類：如合約、發票、報價單檔案中包含客戶代碼；
5. 按文件類型分類：如檔案名固定位置包含DOC、IMG、PDF等標識；
6. 按批次號分類：如同一批匯出的資料檔案需要按批次歸檔。
這種整理方式的核心不是副檔名，而是檔案名本身的規律。因此，除了txt檔案外，Word文件doc、docx，Excel表格xls、xlsx，PowerPoint檔案ppt、pptx，PDF檔案，圖片檔案等，只要檔案名中存在固定範圍內的分類字元，都可以參考同樣思路進行批量分類。
效果預覽：處理前檔案混在同一目錄中，處理後按字元自動歸類
先看處理前的檔案狀態。截圖中可以看到，所有txt檔案都位於同一個資料夾中，檔案名中間包含不同的三位英文字元，例如LON、TYO、SYD、PAR、NYC。紅色標註位置強調的正是檔案名中的分類欄位，也就是本次批量整理要提取的字元範圍。
如果檔案數量只有十幾個，手動操作還勉強可以完成；但如果有幾百、幾千個檔案，就需要不斷查看檔案名、判斷分類、新增資料夾、拖動檔案，既浪費時間，也容易把檔案放錯目錄。尤其是在處理客戶資料、實驗資料、物流單據、專案文件時，一旦分類出錯，後續查找和交付都會受到影響。
處理完成後，原本混雜在一起的檔案被按檔案名中的指定字元整理成多個資料夾。截圖中可以看到產生了LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾，說明軟體已經根據檔案名第4到第6位的字元完成了分組歸類。
這種結果非常直觀：分類字元是什麼，檔案就進入對應名稱的資料夾。後續查看時，只需要打開對應資料夾即可找到同類檔案，不再需要在大量檔案中反覆搜尋。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具按指定字元範圍分類檔案
下面按照截圖順序說明完整操作過程。本文使用的軟體是核爍文檔批量處理工具，它屬於面向辦公場景的批量處理軟體，核心價值是把重複性的檔案整理、檔案命名、資料夾處理等工作交給軟體完成，從而減少人工操作時間。
步驟一：進入檔案整理功能，選擇將檔案按檔案名分類
打開核爍文檔批量處理工具後，在左側功能導航中找到檔案整理相關入口。截圖中左側已選取「檔案整理」，右側功能卡片中可以看到「將檔案按檔案名分類」這一項。滑鼠指向該功能，表示本次要使用的正是按檔案名進行批量分類的工具。
這一步的操作目的，是進入適合當前任務的功能模組。因為我們不是要修改檔案名，也不是按副檔名分類，而是要從檔案名中提取某一段字元作為分類依據，所以應選擇「將檔案按檔案名分類」。
預期結果是進入一個分步驟的處理介面，軟體會引導我們依次完成檔案選擇、處理選項設定、儲存位置設定和開始處理。
步驟二：加入需要分類的檔案，確認待處理記錄
進入「將檔案按檔案名分類」介面後，首先來到第1步「選擇需要處理的記錄」。介面右上方可以看到「加入檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。對於少量檔案，可以使用「加入檔案」；如果檔案都集中在某個目錄中，更適合使用「從資料夾中匯入檔案」。
截圖中的表格展示了已匯入的檔案記錄，包括序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。範例中共有20條記錄，副檔名為txt，路徑位於D槽test目錄下。透過這個列表，可以在正式處理前確認檔案是否匯入完整，是否包含不需要處理的檔案。
這一步的操作目的，是把需要批量分類的檔案交給軟體，並在列表中完成核對。預期結果是所有目標檔案出現在記錄表中，檔案名和路徑顯示正確。如果發現誤匯入了檔案，可以透過列表中的刪除操作移除；如果匯入數量不對，可以重新加入或清空後再匯入。
在批量處理場景中，匯入前的核對非常重要。因為後續軟體會根據設定自動整理檔案，提前確認檔案列表能夠降低誤操作風險。
步驟三：選擇按自訂位置範圍內的字元分類
確認檔案列表後，點擊底部「下一步」，進入第2步「設定處理選項」。截圖中可以看到多個分類方式選項，包括按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按第一個中文漢字分類、按第一個英文字母或中文漢字分類、按最開始的幾個字元分類、按最末尾的幾個字元分類、按自訂位置範圍內的字元分類、按自訂正規表示式分類等。
本例的檔案名結構是前三位數字加三位城市代碼再加流水號，例如128LON75957.txt。因此分類欄位並不在檔案名開頭，也不在檔案名末尾，而是在固定的第4到第6位。此時應選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。
在「範圍」輸入框中，截圖範例填寫的是4:6，表示提取檔案名中第4位到第6位的字元作為分類名稱。以128LON75957.txt為例，第1到第3位是128，第4到第6位是LON，因此它會被歸入LON分類；以213TYO11946.txt為例，第4到第6位是TYO，因此會被歸入TYO分類。
這一步的操作目的，是告訴軟體從檔案名的哪個位置提取分類依據。預期結果是軟體按照4:6這個範圍識別出不同的分類字元，並在處理後形成對應資料夾。
步驟四：根據需要處理字母大小寫
在同一設定介面下方，還可以看到「字母大小寫轉換」區域，包含「預設」「轉換為大寫字母」「轉換為小寫字母」等選項。截圖中選擇的是「預設」。
如果原始檔案名中的分類字元大小寫一致，例如都是LON、NYC、PAR，那麼保持預設即可。如果檔案名來源不統一，存在lon、Lon、LON混用的情況，則可以根據實際需要統一轉換為大寫或小寫，以避免同一類別被拆成多個資料夾。需要注意的是，是否轉換應結合企業內部命名規範決定，本文範例保持預設，最終資料夾名稱為LON、NYC、PAR、SYD、TYO。
這一步的操作目的，是確保分類名稱一致。預期結果是同一含義的分類字元不會因為大小寫不同而分散到不同資料夾中。
步驟五：設定儲存位置並開始處理
完成處理選項設定後，繼續點擊「下一步」。介面流程中顯示後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」兩個步驟。按照精靈繼續設定分類後檔案的儲存位置，再進入開始處理步驟即可。
這裡建議根據實際工作習慣選擇一個清晰的位置，例如新增一個專門用於輸出結果的目錄，避免與原始檔案混在一起。對於重要檔案，建議在正式批量處理前保留原始檔案備份，尤其是在處理合約、財務資料、專案歸檔檔案時更應謹慎。
處理完成後，打開儲存位置，就可以看到按檔案名指定字元範圍產生的分類資料夾。與處理後截圖一致，本例最終形成了LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾，檔案被自動整理到對應目錄中。
關鍵設定說明：為什麼範圍填寫4:6
很多使用者第一次使用按指定字元範圍分類時，最容易疑惑的是範圍應該怎麼填。判斷方法其實很簡單：從檔案名左側開始數，找到分類欄位的起始位置和結束位置。
以128LON75957.txt為例，如果不考慮副檔名txt，只看主檔案名128LON75957：
第1位是1，第2位是2，第3位是8，第4位是L，第5位是O，第6位是N。LON正好位於第4到第6位，所以範圍填寫4:6。
再看230SYD60610.txt，主檔案名為230SYD60610，第4到第6位是SYD，所以會被歸入SYD資料夾。378PAR56483.txt的第4到第6位是PAR，所以會被歸入PAR資料夾。
只要這一批檔案的命名規則一致，軟體就能穩定地提取相同位置的字元完成分類。如果檔案名長度不一但分類欄位位置固定，也可以使用這種方法；如果分類欄位位置不固定，則需要考慮其他分類方式，例如按開頭字元、按末尾字元或按正規表示式分類。
常見問題和注意事項
1. 檔案名中的副檔名會影響4:6範圍嗎
從截圖範例來看，範圍設定用於檔案名中的字元位置。實際操作時應以軟體介面中的檔案名顯示和規則說明為準。通常建議先選擇少量檔案測試，確認提取結果符合預期後，再批量處理全部檔案。
2. 不同副檔名的檔案可以一起分類嗎
如果檔案名結構一致，通常可以把不同類型的辦公檔案放在同一批次中整理，例如doc、docx、xls、xlsx、pdf、txt等。不過在實際工作中，為了便於核對，也可以先按專案或檔案類型分批匯入處理。
3. 如果有檔案名不符合規則怎麼辦
如果某些檔案名沒有足夠長度，或者第4到第6位不是預期分類字元，處理結果可能不符合預期。因此在匯入檔案後，應先查看列表中的名稱，必要時先排除異常檔案，或者先規範檔案命名。
4. 分類前是否需要備份
建議備份。批量處理檔案雖然能顯著提高效率，但一旦規則設定錯誤，也可能造成整理結果不理想。對於重要資料，可以複製一份測試目錄，確認規則無誤後再處理正式檔案。
5. 資料夾名稱是否會自動來自分類字元
從處理後效果可以看到，最終產生或呈現的資料夾名稱為LON、NYC、PAR、SYD、TYO，與檔案名中提取到的分類字元一致。因此，本例的分類結果直觀對應檔案名中的第4到第6位字元。
總結：用批量分類減少重複移動檔案的時間
當檔案名中包含固定位置的分類資訊時，手動整理並不是最高效的方法。透過核爍文檔批量處理工具中的「將檔案按檔案名分類」功能，可以把重複的篩選、建資料夾、移動檔案過程交給軟體完成。本文範例中，只需匯入檔案，選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」，將範圍設定為4:6，再按精靈繼續設定儲存位置並開始處理，就能把txt檔案按LON、NYC、PAR、SYD、TYO等字元快速歸類。
如果你正在處理大量命名規則相似的文字、Word、Excel、PDF或其他辦公檔案，建議先抽取幾個檔案確認分類字元的位置，再使用批量分類功能完成整理。這樣既能減少重複勞動，也能讓檔案歸檔更清晰、更穩定，後續查找和交付都會更高效。